Exploration of the Document Resource Guarantee System in the Multidisciplinary Interdisciplinary Environment: Taking the Shanghai Advanced Research Institute of the Chinese Academy of Sciences as an Example

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Received date: 2015-09-30

  Online published: 2025-04-28

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Jia Jia . Exploration of the Document Resource Guarantee System in the Multidisciplinary Interdisciplinary Environment: Taking the Shanghai Advanced Research Institute of the Chinese Academy of Sciences as an Example[J]. Knowledge Management Forum, 2015 , 2015(4) : 7 -14 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2015.04.002

文献资源保障是一个国家、地区或机构供给文献资料,满足文献情报需求以支持经济建设、社会发展和科学研究的能力[1]。对研究所来说,文献资源保障水平标志着文献资源建设的水平,是研究所研究、管理和决策能力的组成要素之一。在实际工作中,文献资源保障体系建设受各种因素的影响,本文以中国科学院上海高等研究院(以下简称“高研院”)为例,探讨如何构建多学科交叉环境下的文献资源保障体系。

1 背景分析

高研院致力于开展原始创新研究,为战略新兴产业提供集成技术解决方案,探索科技与经济、科技与教育、科技与金融、科技与文化四结合的发展模式。与中科院其他研究所的学科布局不同,高研院自2009年筹建以来,已初步建立并形成交叉前沿与先进制造技术、信息与电子技术、能源与环境技术、健康科学与技术等多领域并存的交叉研究格局。同时,高研院充分鼓励交叉学科领域的研究,每年扶持若干个新的交叉学科项目。
可以看出,高研院是中科院在体制机制上的一个探索范例,相应地,高研院的文献资源建设也紧紧围绕这一体制机制上的创新。尤其面对多学科交叉领域的用户对新型资源、特殊资源的迫切需求,致力于进行科学合理的保障,力争达到资源的有效利用。
高研院初创期时,科研人员尚未完全到位,科研布局和机构尚处于调整过程中。经过几年建设,高研院的学科布局已成格局,人员配备相对稳定,四大研究领域的研究领域/研究方向设置及人员比例分别如表1、图1所示:
表1 研究领域与科研中心/研究方向
前瞻性研究领域 科研中心/研究方向
交叉前沿与先进制造技术 宏观量子
先进装备
信息与电子技术 薄膜光电
新媒体
城市公共安全
能源与环境技术 低碳转化
绿色化学
能量存储
温室气体
碳数据与碳评估
健康科学 系统生物学
干细胞与纳米医学
高端医学影像
图1 科研设置及人员比例
高研院的学科布局广泛,研究内容涉及到计算机、物理、数学、化学、生物等学科。能够看出,各领域之间有一定程度的交叉,这对文献资源建设提出了较高的要求和较大挑战。

2 文献资源用户需求分析

2.1 现有资源保障情况

目前已保障的资源包括中科院免费开通保障的资源、高研院自主采购保障的资源。自主采购保障的资源是在中科院免费开通保障的资源基础之上,根据高研院学科布局及交叉融合的特点所保障的资源。目前,自主保障资源包括Nature、Springer、Wiley、IEEE等20多个综合学科或单一学科的文献数据库。

2.2 资源使用分析

在学科交叉环境下,单一学科数据库往往满足于不同领域的科研需求。为充分了解各领域对不同文献数据库的利用情况,笔者对高研院自主保障数据库使用情况进行了深入调研。
向144位科研骨干和160位研究生发出调研问卷,分别回收问卷136份和142份。笔者从不同领域入手,将数据库的使用频率划分为每天、每周2-3次、每周1次、每月2-3次、每半年2-3次、从不使用几类。从调研结果来看,各领域常用的数据库包括ScienceDirect、Science Online、Springer等综合性数据库。各学科领域对数据库的使用存在交叉现象,非常符合高研院的学科定位。具体使用情况如表2所示:
表2 各研究领域数据库使用情况
数据库名称及领域 交叉前沿与先进制造 信息技术 能源 健康科学
ACM Digital Library计算机 少 常 不 少
ACS Journals化学与化工;环境科学 少 少 常 少
AIP Journals物理 常 少 不 少
APS Journals物理 常 少 不 少
Annual Reviews综合;数学;物理;化学与化工;生物;医学;人文与社会科学 少 少 少 常
Cambridge Journals综合;数学;物理;生物;计算机;地质;气象学;农业等 少 少 不 少
Cell Press生物;医学 不 不 不 常
Elsevier ScienceDirect生物;农业;计算机;天文;材料科学;物理;化学与化工;综合 少 常 常 常
IEEE/IEE Electronic Library电子;通讯与信息科学;自动化 常 常 少 少
IOP Electronic Journals应用物理;计算机科学;凝聚态和材料科学;高能和核能物 常 少 不 少
ISI INSPEC生物医学工程;生物物理学;控制工程;电子与电气工程;材料科学 少 少 不 常
Nature+NSJ物理;化学与化工;地质;生物;医学;材料科学 常 少 少 常
Oxford University Press生物;医学;化学;数学;物理;工程 不 少 不 常
RSC化学与化工 不 不 常 少
Science Online综合;数学;物理;化学与化工;天文;地理;地质;生物;农业 常 常 常 常
SPIE Digital Library物理 少 常 不 不
SpringerLink综合;化学与化工;天文;地理;地质;生物;农业;工程技术; 常 少 常 常
Wiley-Blackwell医学;工程技术;数学;物理;天文;材料科学;化学与化工 常 常 少 少

注:常表示常用数据库;少标识较少用数据库;不表示基本不用数据库

问卷显示,87%以上的科研骨干和研究生对现有的数据库资源表示“够用”和“基本够用”;科研骨干希望通过发送“电子资料”的方式了解现有数据库资源,而研究生首选参加“培训”,其次才是发送“电子资料”;科研骨干对事实型数据分析即检索分析服务有较大需求;35%的科研人员对非本专业(交叉学科领域)的文献资源感兴趣;研究生认为文献资源过程中获取最大的障碍是对数据库使用及检索技巧缺乏了解,同时希望按照学科领域提供相应服务;60%以上的科研骨干和85%的研究生希望增加新的资源、种类和服务;调研对象普遍希望建立文献资源服务的交流、共享平台和相应的反馈渠道。
除此之外,高研院通过文献传递方式补充现有的资源保障。自2011年开展文献情报工作至今,高研院的文献传递服务使用达到752次,年平均188次。其中,期刊、科技报、学位论文、会议文献、图书的满足率较高,标准、报纸、咨询报告、设计方案等其他类型的满足率较低。

2.3 文献资源需求总结及本文的研究目的

高研院学科布局呈现学科广泛、学科复杂、学科交叉的特点。目前,高研院无实体馆藏及物理馆,仅有电子资源及相应服务,经过几年的建设,已有一定的资源保障基础。在此环境下,本文通过调研发现高研院用户的科研行为和需求呈现以下特点:
(1)文献资源用户年龄年轻化,用户行为普遍倾向于电子化、数字化。
(2)不同领域用户的资源获取和使用行为有差别:四大领域对文献数据库种类的需求及使用频率不同;有的用户经常使用多个数据库,而有的用户认为仅一个数据库即可满足其文献需求。
(3)由于学科交叉的产生,用户的科研行为发生变化,用户不满足于本专业领域的文献资源使用,对交叉学科领域文献资源的需求逐渐产生。
(4)现有资源类型和服务模式单一,用户对新的资源和服务有迫切需求,如健康科学领域的用户愿意参加针对学科进行专利、文献检索方面的定制化培训;能源领域的用户希望增加实验视频等类型的资源等;研究生用户普遍认为建立交流平台,有利于用户就文献资源使用方法、心得、资源获取方式等进行有效沟通。
(5)用户对文献资源服务提出“规范化”需求,希望增加反馈机制,针对文献资源使用中遇到的问题进行反馈。
从调研来看,在大环境下现有的文献资源保障模式无法充分满足用户的需求。综合几方面因素考虑,应调整并优化现有的资源保障内容,拓展延伸资源和服务,形成规范的服务机制。因此,本文将以学科特征为着眼点,设计并建立“多学科交叉环境下的文献资源保障体系”模型,构建完整的资源保障解决方案。

3 多学科交叉环境下的资源保障体系设计

本文提出的多学科交叉环境下的文献资源保障体系的设计思想是:在多学科交叉环境下,满足共性需求,最大限度保障基础资源,充分考虑不同学科的个性需求,利用信息化手段,通过不同性质的平台,提供具有学科特点和适应用户行为特征的辅助资源和服务。
在传播学上,信息传播过程可简单地描述为:信源→信道→信宿。其中,“信源”是信息的发布者即上载者;“信宿”是信息的接收者即最终用户[2];信道”是指信息源与接收者的中介。作为方法论,香农的这一信息传播模式可以适用于许多系统,如通信系统、管理系统、社会系统等。这一模式经传播学学者改造之后,成为表述人类信息传播的基本模式之一,也成为传播学领域最基本的研究范式。在图情领域,学科服务体系中服务资源构成信源,服务架构中的学科馆员用户和服务资源存取空间构成信宿,而服务架构中的服务资源流动路径构成信道[3],三者构成信息流。
本文在调研的基础上,借鉴香农的信息系统模式,建立多学科交叉环境下的资源保障体系模型,如图2所示:
图2 多学科交叉环境下的资源保障体系模型
模型内的体系能够得以发挥作用,离不开各个要素的支撑和信息在各要素之间的流动。

3.1 要素分析

多学科交叉环境下的资源保障模型包含三大要素,分别是资源、服务以及对象。

3.1.1 资源

作为信源,资源是整个保障体系的基础。在多学科交叉环境下的资源保障模型中,资源包括基础资源和辅助资源。
(1)基础资源。基础资源主要是指高研院的文献数据库资源,包括中科院文献情报中心保障以及高研院自主保障的文献数据库。
为符合多领域学科交叉特点,本文通过大量的需求调研和用量分析,以表1数据为基础,将高研院自主保障的数据库资源分为3个梯队。如图3所示:
图3 学科交叉环境的自主数据库资源构成
综合性数据库是3个以上学科领域的科研工作都常用的资源,被划分在第一梯队。这些数据库用量较大,是必须保障的数据库,包括Science Online(涉及,4个学科领域)、Springer(涉及3个学科领域)、ScienceDirect(涉及3个学科领域)。
共性数据库是指有两个学科领域的科研工作经常使用,而另外两个学科领域较少使用的资源,被划分在第二梯队,包括Nature、Wiley、IEEE、OUP。
个性数据库是指一个学科领域或者某一研究方向的科研工作常用而其他三个领域较少用到的资源,被划分在第三梯队。第三梯队的数据库个性突出,用量相对较小,但用户集中。包括以下几类:①ACS、Annual Reviews——一个领域常用,其他领域较少使用;②ACM、AIP、APS、IOP、Inspec、RSC、SPIE、Cell Press——一个领域常用,其他领域较少使用或基本不用;③Cambridge Journals——3个领域较少使用,一个领域基本不用。
将数据库根据领域用量进行梯队划分,便于把握各领域数据库使用情况,进而合理制定下一年度的数据库采购规划。
(2)辅助资源。通常,研究所在考虑成本效益综合最优化的前提下,基础文献资源可以满足80%-90%的科研需求,余下10%-20%的科研需求将通过辅助资源来保障。辅助资源包括:文献传递、开放获取资源以及延伸资源:①文献传递。文献传递是对现有文献数据库资源的有效补充。但从调研统计来看,文献传递的请求并没有被100%满足,因此考虑从其他获取并完善资源类型。②开放获取。开放获取正在多种文献类型领域和学科领域逐渐展开,这在很大程度上会改变学术文献信息交流模式以及信息资源结构和传播格局[4]。针对用户的学科领域,增加开放获取资源,有利于促进各领域用户的学术共享与传播,降低文献资源的采购成本,扩充文献资源整合的范围。③拓展延伸资源,丰富资源类型。从调研来看,大部分科研人员和研究生希望增加新的资源、种类,如实验视频等。因此有必要定期拓展延伸资源,完善基础资源和辅助资源结构,以迎合用户不断变化的需求。

3.1.2 服务

信息的传播离不开传播渠道。在多学科交叉环境下,服务作为信道,将资源传播给用户。服务包括三方面内容:服务主体、服务形式以及服务机制。
(1)服务主体。服务主体包括文献情报人员和学科馆员。在模型中,文献情报人员/学科馆员发挥主导和引导作用,紧密结合学科方向,对资源和服务进行有效的接收、评估和组织,支持并帮助用户灵活方便地获取资源、处理信息、提炼知识和交流协作。
(2)服务形式。服务通过服务平台和服务产品两种形式展现。无实体馆藏及物理馆的科研机构,必定需要一个能够展示展示、集成、共享、传播资源的虚拟平台。不同功能和特征的平台,满足不同领域科研活动的需求,以及分散用户资源获取行为的需求。平台包括门户网站、机构知识库以及科研交流社区:①门户网站是文献情报功能的拓展,其根本任务是提供有序的数字化信息服务。理想的状态是,用户的所有与高研院文献信息相关的问题都能在门户网站上找到答案。文献数据库资源、文献传递、开放获取资源、讲座培训等资源和服务信息将呈现在门户网站上。②机构知识库需兼顾机构需求和用户需求,让科研人员在享受到有价值服务的同时,实现机构知识的自动集聚,即实现对我院期刊论文、会议论文、专著、学位论文、研究报告、演示报告、多媒体资料等研究成果进行系统收集和长期保存,建立集中和统一的数字资产管理系统,克服分散保存信息的弊端和风险。③科研交流社区是一个为我院科研人员提供交流、交叉学科协同工作环境的虚拟社区。社区将科研团队、数字图书馆、知识交流空间集成整合到一个系统中。社区要求以科学研究为主题,突出学术交叉特色,社区内的科研人员可基于项目或科研兴趣自由组建科研交流群。不同交流群成员间可相互借鉴学习,共享信息。除此之外,特定学科的资源信息会被定期推送到相关的科研交流群中。
产品包括三大类:基础资源服务产品根据现有资源构成和用户需求,进行资源的宣传推广,提供培训、讲座等服务;科研服务产品主要是基于事实数据的分析服务,包括根据领域提供科技论文统计分析、专利统计分析、定题分析、某领域文献计量学分析等服务;用户的需求和行为不是一成不变的,用户所在的机构也在不断发展和调整,因此,有必要根据即时的需求拓展延伸定制化、个性化的服务产品。
(3)服务机制。机制建设是模型中信息有效、有序流动不可或缺的环节,包括反馈机制、监测机制、评估机制以及共享机制:①建立反馈机制,充分把握用户需求,及时获得用户的资源和服务使用情况。用户选择了哪些资源、如何利用资源、利用资源解决了哪些问题,从反馈机制中可以反映出来。在一定程度上,用户变成了信源。然而反馈仅仅是一种手段,能否达到预期目的,取决于对信息反馈的运用。②监测分为内外两部分,内部对用户行为、资源和服务的使用进行监测,除通过反馈机制获得信息之外,还可对资源用量、发文引文等事实数据进行统计分析,监测资源使用情况和用户行为;外部根据高研院科研布局,对新的资源类型、同类机构引文、核心领域资源进行监测。③结合环境因素,定期对反馈和监测所获得的信息进行评估,将评估结果作为数据库订购、平台建设、服务提供等的参考依据。④高研院学科领域多,资源多样化,用户分散,有必要通过平台建立共享机制。数据库资源、开放获取资源、延伸资源集成共享在门户网站上;科研产出,如论文、灰色文献、科研过程性资料、群组知识产出集成在机构知识库中。高研院鼓励交叉学科与不同领域的思维碰撞,交叉学科的头脑风暴汇集并共享于科研交流社区之内。

3.1.3 用户

信息通过信道最终到达信宿。在体系中,科研人员和学生是信息最终的接收者。根据调研结果,研究人员和学生(主要是研究生)的行为、资源获取方式等有一定的区别,同时用户所属的科研领域不同,资源获取的类型和内容也有很大差别。
在体系内,文献情报人员/学科馆员体系根据用户需求,提供不同类型的服务,并展示在平台上,而用户根据自身特征,从平台中获得不同的资源和服务;同时,用户科研习惯、信息行为等的变化将通过反馈机制反映出来。

3.2 信息流动分析

信息只有有效、有序流动,才能保证体系发挥作用。在多学科交叉环境的文献资源保障模型中,信息的流动分为纵向流动和横向流动。

3.2.1 纵向流动

在体系内,信息的纵向流动包括自下而上和自上而下的双向流动。
(1)自下而上的信息流动。服务主体对各类资源进行内容的甄选、结构的优化设计,将其集中展示、共享在各类平台上,用户根据学科特征或科研需求,在不同平台上获取服务。或者服务主体根据定制化需求以产品的形式直接服务于用户。
(2)自上而下的信息流动。一方面由于科研活动的推进、学科交叉的要求,用户通过反馈机制,将新的需求传递到服务主体;另一方面服务主体通过监测、评估用户资源使用情况和行为以及外部新型资源,定期调整和改进现有资源和服务模式。

3.2.2 横向流动

横向流动是指信源、信道、信宿各自的内部流动。
(1)在信源内部,资源随着用户需求和环境的变化而改变。在基础资源中,定期根据各数据库的用量和实际需求在三大梯队中进行调整。第一梯队的数据库,需求较大、用量较多,用户对其普遍比较熟悉,只需进行基础的保障即可;第二梯队的数据库,部分学科领域的用户有需求,需定期对用量进行监控,对用量超过或减少到一定程度的数据库,可将其划分至第一梯队或第三梯队;对于用量小、用户集中的第三梯队数据库,需同时启动反馈机制和监测机制,设立评估标准,如果性价比降低,则考虑排除在基础资源中,转而通过辅助资源(如文献传递)进行保障。如监测到新资源,在评估之后也可将其补充至第三梯队。
同基础资源一样,对辅助资源、延伸资源的内容也应根据监测、反馈和评估情况进行调整和补充。
(2)在信道内部,服务主体发挥主导或引导的功能,通过反馈、监测、评估机制,获取并调整新资源和已有资源,完善和优化产品类型及内容,并根据资源和服务特征进行整合和优化,将其共享和呈现在不同平台上。
门户网站定期更新最新公告消息,包括数据库资源的增补与试用、开放获取资源补充、近期讲座培训安排、科研服务产品更新等;服务主体定期向机构知识库上传本机构的科研产出;在科研交流社区内,交流群组参与者的数量和领域会随着科研交叉需求和社区影响力的变化而发生改变,交流群组资源的动态性与成员不断讨论交流、共享知识息息相关,文献情报人员/学科馆员作为社区的管理员,及时根据群组的个性化需求进行信息资源的监测、信息获取以及加工,并按规定的形式进行知识服务的推送。同时,服务主体根据用户反馈和服务内容对三大平台进行功能维护和更新。
随着体系的建设和运营,四大机制也需要与时俱进地进行动态的完善,以迎合用户不断变化的科研需求。
(3)在信宿内部,不同学科进行交叉,出现了新的用户群,不同用户的科研行为、资源获取习惯得到交流和传播,产生新的需求。此时,应避免由于学科交叉产生新的需求和行为,文献情报人员/图书馆员不能及时获取相应需求,而造成信息不对称的情况发生。因此,服务主体需通过反馈机制和监测机制快速把握并了解交叉学科科研人员的需求,提供定制化的知识服务,保障交叉学科用户有效、有序的创新和交流。

4 结语

构建多学科交叉领域的文献资源保障体系,要以学科发展方向为导向,以满足获取用户需求为核心,以资源、服务、平台为主线,围绕用户需求的广度、频度、强度,及时获取反馈,定期进行监测,适时进行调整,形成合理布局。本文所设计的文献资源保障体系基于多学科交叉环境,充分考虑学科特征,以及用户的科研行为和需求,其优势在于:基础资源保障能够基本覆盖本机构内所有学科领域,并能够根据实际需求进行动态调整;建立四大机制,满足用户“规范化”需求;打破目前资源类型和服务模式单一的状态,提供新型资源类型、多资源获取渠道和个性化服务;为本机构交叉学科的创新提供环境,社区内各科研用户可根据学科交叉意愿快速定位某领域的研究人员,大致了解其研究方向,并建立交叉学科群组。同时,能够通过反馈机制和监测机制及时把握不同领域、不同类型用户的需求,并提供定制化服务。
此外,在多学科交叉领域的资源保障体系建设过程中还应考虑以下问题:综合考虑研究所的学科布局,评估资源内容、资源质量、同类资源订购状况;充分满足多学科交叉需求,提供资源集成、共享和交流平台;根据不同领域用户行为,集成多种资源获取渠道,组织多种服务模式。
[1]
孙瑞英. 建立国家文献信息保障体系的构想[J]. 情报科学,2002(7):680-683.

[2]
Shannon C, Weaver W. The mathematical theory of communication[M].Urbana:The University of Illinois Press,1949.

[3]
韩闯,林静,杨薇.基于信息流约束机制的学科服务创新体系的构建[J].农业网络信息,2015(3):62-66.

[4]
曲岩岩,童旭.高校特色重点学科文献资源保障实证研究——以哈尔滨工程大学“核学科”为例[J].图书馆研究,2015(2):31-35.

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