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2014 , Vol. 2014 >Issue 6: 32 - 36

DOI: https://doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2014.06.006

‌Construction and Practice of the Institutional Repository of the Xi'an Institute of Optics and Precision Mechanics, Chinese Academy of Sciences‌

  • Guo Juan , * ,
  • Wang Ailing ,
  • Wang Yajun
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Received date: 2014-10-13

  Accepted date: 2014-11-19

  Online published: 2025-04-28

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Guo Juan , Wang Ailing , Wang Yajun . ‌Construction and Practice of the Institutional Repository of the Xi'an Institute of Optics and Precision Mechanics, Chinese Academy of Sciences‌[J]. Knowledge Management Forum, 2014 , 2014(6) : 32 -36 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2014.06.006

开放获取理念兴起的背景下，机构知识库的研究和建设逐步成为国内外大学和研究机构的热点。机构知识库（institutional repository，也称机构知识仓储，以下简称IR）是科研教育机构对单位员工所创造的各种有价值的知识产出进行统一收集、集中管理、长期保存和提供检索利用等增殖服务的知识资产管理系统，也是提供学术统计、研究评价的辅助工具，承担着保存机构知识资产和支持知识开放共享的重要职责。
欧美等国家的机构知识库发展已经到了成熟阶段，很多国家及其机构都有开放获取期刊和各种级别的机构知识库供科研人员免费获取和利用。如麻省理工学院的DSpace@MIT、加利福尼亚大学的eScholarship、剑桥大学的DSpace@Cambridge、美国洛斯阿拉莫斯国家实验室的LANL、德国马普学会的eDocServer等。据统计，已建立了机构知识库的国家有澳大利亚、加拿大、美国、比利时、法国、德国、挪威、芬兰等国家。截至2014 年1 月1 日，在国际著名开放存取名录OpenDOAＲ ( directory of open access ｒepositories)注册的机构知识库已达2 684个。机构知识库的建设不仅可改善学术交流环境、促进人类知识广泛传播外，对科研人员的成果积累、提高学术水平都有帮助。因此，结合机构知识库的研究成果及国内科研机构的实际情况，构建科研机构的机构知识库，是本文主要解决的问题，可为科技资源共享与传播及国内机构知识库的发展起推进作用[1-2]。
国内科研机构是科学研究及科研产出的主要源泉，对研究所数字知识资产的有效管理与长期保存是今后科研管理的发展趋势与必然要求。除台湾地区外，中国只有36 个机构进行了注册，包括香港大学、香港理工大学、北京大学、厦门大学和中国科学院（以下简称“中科院”）各研究所等。虽然机构知识库在国内的科研机构中已经得到了广泛的认可，但整体发展还处于起步阶段[3-4]。机构知识库的建设可实现科研机构知识产出的获取、组织、保存、传播及评价等，推动学术交流、科技进步[5]。为支持中科院各研究所有效开展此项工作，2009年，中国科学院文献情报中心开发了中科院机构知识库系统（CAS-IR），免费向全院各研究所推广使用，支持研究所依托该平台快速构建和部署IR应用，促进研究所知识资产管理的开展。

1 西安光机所IR发展历程

1.1 OPT-IR建设必要性与可行性分析

随着科研环境的网络化、信息化的迅速发展，面向科研工作的各类信息服务平台对增强科研机构核心竞争力的作用日益凸显。粗略统计，笔者所在的西安光机所自建所以来产出的专利、成果、论文等数量很多，但分布零散，没有形成一个集中的存贮系统，不能很好地反映本所的历史贡献。以学位论文为例，西安光机所是中科院第一批有研究生招生资格的单位，1978以来，已经培养了硕士、博士近千名，产出硕、博士论文近千篇，但从网上能检索到并可以获得原文的只有610篇。所里除档案室和图书馆有部分纸本收藏外，其余均只能通过相关的数据库付费查阅。于是就形成了一个怪现象：自己的东西反而要花钱从别人那里去买。除此之外，反映西安光机所历史的电子音像资料档案室也没有收藏，如此下去，这些无形的知识资产将逐渐被埋没甚至消失。
基于这种现状，笔者认为很有必要将西安光机所的知识资产进行统计，并科学规划整理，集中到一个系统里，建成知识资产数据库——西安光机所机构知识库。通过该库进行所里的知识需求分析、知识能力分析、知识关系分析、知识资产应用分析、知识需求与知识能力匹配分析、知识能力竞争力分析等。如：要想知道某个学科或某个研究室甚至某个课题组的科研产出，通过该库可以很方便地检索出来。建立西安光机所机构知识库，将论文、专利、成果等资源进行全面集中报道，以大大方便科研人员和研究生检索，提高西安光机所科研产出的利用率，丰富图书馆的特色馆藏。
另外，在目前科研产出的分工管理中，专利、成果的统计由科研处负责，论文统计由网络信息中心负责，而这些产出的相关数据及详情与人事考核及研究单元的考核有关，综合处的年度统计及研究生部的相关统计也时常用到。除此之外，课题组的课题申请以及报奖等都会涉及。该平台的建成将对提高西安光机所的办事效率有极大帮助。由此也可看出，IR建设和发展的根本在于知识管理机制的建立, 而不是技术系统或平台的建立。换言之，它是面向自主创新和竞争发展的现代研究机构的有机组成部分，不是技术系统建设而是服务能力的提升。

1.2 建设目标

OPT-IR建设目标为：建设西安光机所机构知识库系统平台，长期、稳定、数字化地保存西安光机所知识产出并提供网络化服务。实现本所知识资产管理及知识传播管理，增强我所知识管理能力，为领导决策提供参考；建成研究所IR系统平台、初具规模的数据内容、IR存缴与持续发展的机制；实现西安光机所学位论文库、成果、专利库、期刊论文、会议论文、专著等的知识集群，为人事考核、研究单元的考核、综合处的年度统计及研究生部的相关统计、课题组的课题申请以及报奖等提供服务。　　
（1）OPT-IR把分散于各处的西安光机所的知识产出集中在一起并提供网络服务，将直接促进本所各研究单元间的成果共享。
（2）通过对西安光机所分散的科研成果进行收集和组织，提供统一的展示和利用窗口，有助于研究所完整学术形象的树立和“品牌”的形成。
（3）促进科研成果转化，助力科研与经济的结合。
（4）全面管理研究所知识产出，数字化保存研究所知识资产。

1.3 建设内容

（1）系统平台研究与建设。在中科院兰州文献情报中心支持下，搭建具有西安光机所特色、符合西安光机所科研需求的机构知识库——OPT-IR。
（2）相关组织、制度研究与建设。成立OPT-IR工作组，由所领导担任组长，相关骨干为成员；发布存缴和保存政策，从存缴类型、范围、数据等方面进行规范，制定传播和保护策略。
（3）参加中科院文献情报中心组织的IR培训，开展用户培训，宣传推广OPT-IR。
（4）根据实施方案开放用户注册、数据采集、加工导入。
（5）在IP限制情况下，将研究成果向所内外开放，机构外仅限浏览，机构内可下载全文。

2 西安光机所机构知识库建设现状及进展

OPT-IR 开始建设于 2009 年。2010 年在中国科学院文献情报中心的帮助下采用 CAS-IR系统，正式建成开通（2013年更新为 CSpace 3.0系统）。2010年12月西安光机所向该项目匹配7万元支持经费，以保证项目顺利进行。经过5年的努力，西安光机所机构知识库COPT-IR 建设在本所知识产出的规范收集与长期保存、知识组织与广泛传播、知识揭示与深度应用方面都取得了相当的成绩，从根本上改变了过去在知识产出管理上所处的数据分散、缺乏、不准确、难利用的初级状态，提升了所内机构知识资产管理、传播管理、能力管理水平。

2.1 科研成果存储成效

机构知识资产管理的主要任务和目标是对本机构已经形成的显性知识产品本身的收集、组织和长期保存。自 2009 年底实施 OPT-IR建设以来,西安光所一直采取情报研究人员专业检索、数据模板标准录入、滞后半年网传数据方式对本所科研产出进行收集和存储。平台全部资源对所内用户完全开放，对所外用户开放浏览所有元数据。现已经收录了从建所到2014年西安光机所科研人员的绝大多数公开发表的科技论文、专利等 6 500 余条数据，全文存储率达90%以上。基本涵盖了所内已公开的各类知识成果，内容类型以期刊论文、专利、学位论文、会议论文、科研成果等为主。不仅包含了大量的正式出版物，如期刊论文、会议论文等资源，同时也包含了大量较难从传统学术交流体系中获取的学术资源，如专利、成果、学位论文等。这些资源对于科研人员来说都有着重要的价值，而机构库的价值也正是体现在其可以为科研人员免费提供有价值的信息资源，尤其从传统学术交流体系中难以获取的资源。西安光机所IR建设主页面和IR所收集的内容类型如图1、图2所示：
图1 西安光机所IR建设主页
截至2014 年9月28日，OPT-IR主页浏览量达884 888次,下载量9 057次（因2011年12月进行了IP限制，所以其他国家的下载数据均为2011年之前的），如表1、表2所示：
表1 近5年浏览量与下载量
年份 浏览（次） 下载（次）
2014 285 698 826
2013 403 124 1 187
2012 141 170 1 916
2011 50 025 4 881
2010 4 871 247
表2 各国浏览量与下载量
国家和地区 浏览（次） 下载（次）
中国 540 133 7 877
美国 214 635 431
未知国家和地区 110 490 22
俄罗斯 7 791 24
德国 2 880 26
荷兰 1 495 21
乌克兰 1 055 5
加拿大 911 24
中国香港 754 6
中国台湾 731 123
捷克共和国 705 2
英国 656 31
法国 396 44
其他国家 2 256 421

2.2 机构知识库支持科研成果管理与评价

为了加大数据存储力度，网络信息中心与人力资源管理处、研究生部共同发文，研究所职称评审、部门年终考核中论文统计与核实工作均以机构知识中的数据为准，如果未上传，则一率不计，并由网络信息中心签字认可。研究生部下文，所内研究生毕业时，必须将学位论文电子版上传至OPT-IR，并由网络信息中心签字认可，若不上传，一律不能毕业。这项举措，极大地激发了科研人员上传学术成果的积极性，也有力地保证了所内知识产出成果的完整性。但仍有部分产出会被遗漏，在这种情况下，每年6月份，再由情报人员进行统一检索、补充，以保证数据的完整性。
科研机构不仅需要将科研知识典集进行长期集中管理和保存, 更重要的是需要利用知识资产进行分析评价。每年年底，情报人员都会以 OPT-IR 数据为依据，开展所知识产出分析，包括论文产出分析、成果产出分析、专利产出分析，在此基础上整理形成研究员个人及各研究室论文产出分析报告、研究所论文、成果、专利产出报告等一系列机构知识能力管理产品，通过电子邮件等形式向全所科研人员传送，此举有助于机构明确其研究方向、过程、趋势和结果；完善科研产出管理、提高绩效管理和评价工作的效率，提升机构学术影响力和成果展示度，提升机构声誉和品牌度，宣示机构的社会价值，因而获得了所决策层和科技人员的认可和赞扬，系统地支撑了研究所发展战略决策。OPT-IR部分分析功能页面及统计结果如图3所示：
图3 OPT-IR部分分析功能页面及统计结果

3 存在的问题及设想

虽然OPT-IR已经初具规模，但还有许多建设和应用上的不足。比如，①科研人员自主存缴知识产品的工作和激励机制还不完善，科研人员认为上传和查找相关文献占用了自己的时间，所以大部分数据的存储还是需靠情报人员批量导入，科研人员参与度较低。②研究生虽然已经开始自主上传学位论文，但是迫于形式，也颇有意见。③对注册用户的使用培训较薄弱与滞后。④自办期刊数据入库还未启动。⑤由于保密限制，全文未对外开放，等等。为了解决这些问题，西安光机所机构知识库建设下一步拟半年进行一次集中数据入库、每年6月集中检查数据质量、每年开展一次 IR 专项培训、专人负责数据上传、审核数据真实性等工作，继续完善OPT-IR 的可持续建设，提高全文存储率，丰富知识产品类型，更好地管理、保存西安光机所的知识产出，支撑科研，为研究所的建设做出贡献。

References

Publishing order | Descend order by publishing year | Descend order by cited within
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[4]
Ezema I J.Local contents and the development of open access institutional repositories in Nigeria University libraries challenges，strategies and scholarly implications[J].Library Hi Tech,2013,31 (2): 323-340.

[5]
Proportion of repositories by country-Worldwide [EB /OL][2013-10-30].http://www.Opendoar.org.

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