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2014 , Vol. 2014 >Issue 6: 45 - 51

DOI: https://doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2014.06.008

‌Design and Implementation of a Library Team Collaboration Platform Based on SharePoint‌

  • Yu Yuren , * ,
  • Liu Yueru
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Received date: 2014-09-22

  Accepted date: 2014-11-17

  Online published: 2025-04-28

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Yu Yuren , Liu Yueru . ‌Design and Implementation of a Library Team Collaboration Platform Based on SharePoint‌[J]. Knowledge Management Forum, 2014 , 2014(6) : 45 -51 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2014.06.008

1 引言

随着知识和技术更新速度的加快, 高校图书馆内外部环境越来越复杂，面临着极大的挑战。因此，图书馆学者纷纷提出图书馆团队理念，用团队合作的方式来提高图书馆服务质量，充分发挥图书馆资源的利用效率,最大程度上发挥图书馆馆员的才能。
谢德华[1]借鉴企业成功的团队理论,分析了图书馆团队的构成要素，就如何打造过硬的高校图书馆团队提出了几点看法。喻心麟[2]建议图书馆在充分利用现有知识资源的基础上,积极引入协同理念,强调图书馆各个独立组织之间的交流与合作, 为图书馆创造良好的协同管理环境, 最大限度地实现图书馆协同知识管理的效益。王会丽[3]提出，图书馆应通过培育协同创新的组织文化、提供协同知识服务、实施协同知识管理、构建知识协同平台、协同进行信息资源建设、组建协同知识服务团队等，为学校教学、科研的协同创新提供切实高效的文献信息保障。
目前已有学者在各个领域研究开发协作平台，例如：马运超等[4]根据我国体育科研对科研项目、大型仪器和科研人员的协作需求，采用B/S结构模式进行架构，利用C#、ASP.NET、SQL Server 2005构造基于E-Science模式的我国体育科研协作平台。郑起运[5]利用Google云服务构造协作平台。在图书馆界，协作平台的建设并不多见，例如：钟克吟[6]认为以Wiki开源软件作为高校知识协同平台的基础平台较为适宜，并选择MediaWiki构建平台。本文以《中国工程师史集》丛书项目为例，介绍同济大学图书馆如何利用SharePoint这一新技术构建协作平台，以实现团队协作技术协调各学科组的史料储存、共享、进度控制等。

2 平台用户权限的设定

平台供多名用户使用，每个用户对应一个文件区域，用户层级如图1所示：
图1 协同工作平台组织结构

2.1 二级用户

二级用户管理各个专业学科的文档，共23个，详见图1。主要有以下权限:文档库、图片库、视频库、任务、通知、日历、讨论板、文档资料的检索以及通知的订阅。

2.2 一级用户

一级用户共7个，管理各个卷及其下面的所有专业学科。除了可以进行二级用户的所有操作以外，还可以对日历事件进行添加、删除和修改。

2.3 管理员

管理员管理整个网站。能够对数据库和网站进行更多操作，如库和列表的添加、删除和修改；网站用户的添加、删除以及权限分配；网页的添加、删除和修改。

3 开发工具和平台的选择

根据《中国工程师史集》丛书项目的实际需求，选用的开发工具和平台[7-8]如下：①开发平台：Microsoft SharePoint 2010；②操作系统：Windows Server 2008；③数据库：Microsoft SQL Server 2008；④应用程序服务器：Internet Information Serverces (IIS) 7；⑤代码编写工具：Microsoft Visual Studio 2010；⑥网页设计工具：Microsoft SharePiont Desiger 2010；⑦网页浏览器：IE8（IE8是Windows Internet Explorer 8的简称），IE9或IE7，最好是IE8；⑧在线编辑软件：Microsoft Office 2010。
Microsoft SharePoint提供了功能强大的团队协作环境，使得组织能够在整个内部实现整合、组织、查找和提供 SharePoint站点。SharePoint站点可以帮助图书馆团队、图书馆服务校园机构团队扩展现有协作方式的影响范围，提高协作效率。
已有的维基开源软件，在建站时需要掌握一定的计算机技术如PHP、Apache等；云服务需要考虑到终端网站的可靠性和安全性，而SharePoint站点能够简化端到端的协作，图书馆团队成员不需要掌握深奥的计算机知识，便能够轻松找到和利用所需资源。SharePoint 2010的组合协作功能、Microsoft SharePoint Designer 2010 的设计和自定义功能以及Microsoft Visual Studio 2010的代码编写功能，能够支持用户创建、管理和轻松地生成可在整个组织内检测到的具有各种目标功能的SharePoint网站。

4 平台环境的设计和搭建

如图2所示，该平台选用IIS 7作为运行Microsoft SharePoint 2010的应用程序的Web服务器，采用Microsoft SQL Server 2008数据库服务器来支持数据存储，通过Windows Server 2008 Active Directory(简称AD)服务器进行用户登录的身份认证，借用Microsoft Exchange 2010 邮件服务器进行平台通知的订阅。通过Microsoft ISA Server 2006的防火墙服务器把Intranet内网的平台网站发布到Internet公网上，这样用户就可以通过Internet访问该平台网站了。
图2 协同工作平台网络拓扑图

5 平台功能的设计和实现

如图3所示，平台以文档库为中心，图片库和视频库用于存放与文档库中的文件相关联的图片文件和视频文件，讨论板中的讨论主题用于讨论与文档库中的文件相关的评论内容。任务、通知和日历是为收集文档活动提供辅助的。知识检索、权限管理和通知订阅为文档的检索、安全性和更新跟踪提供方便。身份认证为整个平台提供安全保证。
图3 协同工作平台功能体系结构
平台网站以Microsoft SharePoint 2010的协同类别的工作组网站模版为基础创建，可供工作组快速组织、创作和共享信息。该网站提供文档库和用于管理通知、日历项目、任务和讨论的列表。
如图4所示，网站首页用自定义的库和列表的Web部件来呈现所有关键内容。根据不同用户的权限需求，呈现不同的内容。用户也可以自定义自己关注的内容。
图4 协同工作平台网站首页

5.1 权限管理和身份认证

先在AD服务器上添加用户账号，再在SharePoint网站的默认网站权限里加入开通的AD账户，然后设置该账户在此网站的具体访问权限。每个账户根据实际需求，在文档库的各个文件夹中都设置相应的权限。因为每个文件区域有不确定人数和不确定的实际操作人员，所以不能每个实际操作人员都开设一个账户，再分派权限，只能每个文件区域设定一个统一的账户，实际操作人员共用该账户进行操作。例如，“1.1 第一卷” 文件区域就设一个AD账户“11dyj@lib.tongji.edu.cn”，显示名为“1.1 第一卷”。“1.1.1 导论1” 文件区域就设一个AD账户“111dl1@lib.tongji.edu.cn”，显示名为“1.1.1 导论1”。

5.2 文档库

文档库是以Microsoft SharePoint 2010的内容类别的库类型的文档库模版为基础创建的。基础的文档库用于存储需要共享的文档或其他文件的位置。文档库支持文件夹、版本控制和签出的功能。在基础的文档库上，根据实际需求添加了图片链接和讨论板链接两个字段。图片链接字段用于存放与此文档相关的图片文件或文件夹的链接，以便通过文档找到相关的图片文件资料。讨论板链接字段用于存放与此文档相关的相关讨论主题的链接，以便通过文档找到相关的评论内容。
在自定义字段后的文档库中，按照图1创建不同层级的文件夹。每个文件夹设定相应的用户权限。

5.3 图片库

图片库是使用Microsoft SharePoint 2010的内容类别的库类型的图片库模版创建的，用于上载和共享图片。图片库也像文档库一样，按照图1创建相对应的文件夹，设定相应的用户权限，用于存放相对应的图片资料。

5.4 视频库

图片库是使用Microsoft SharePoint 2010的内容类别的库类型的资源库模版创建的，用于共享、浏览和管理富媒体资产（如图像、音频和视频文件）。由于视频资料较少，所以没有额外创建文件夹和设定独立的权限。

5.5 讨论板

讨论板是使用Microsoft SharePoint 2010的通信类别的列表类型的讨论板列表模版创建的，可提供新闻组样式讨论的位置。讨论板可以轻松管理讨论线索并可配置要求对所有文章进行审批。

5.6 任务

任务是使用Microsoft SharePoint 2010的跟踪类别的列表类型的任务列表模版创建的，用于记录工作组或个人的工作任务，跟踪每个任务的进度。

5.7 日历

日历是使用Microsoft SharePoint 2010的跟踪类别的列表类型的日历列表模版创建的，用于记录即将举行的会议、时间期限或其他重要事件。日历信息可与Microsoft Outlook 或其他兼容的程序同步。

5.8 通知

通知是使用Microsoft SharePoint 2010的通信类别的列表类型的通知列表模版创建的，用于发布团队的日常管理信息，如新项目、状态和其他简短信息。

5.9 知识检索

知识检索是使用Microsoft SharePoint 2010的内置的网站搜索引擎实现的。它可以搜索目标网站里的文档库中的office文件、txt文件、PDF文件、exchange邮件等全文，也能搜索网页内容以及各种列表中的内容。其搜索结果根据用户的权限进行过滤，用户只能够搜索到他有权限浏览的内容。

5.10 通知订阅

为了及时跟踪自己所关注内容的更新，用户可以用Microsoft SharePoint 2010内置的通知管理功能，对文档库或某个文件夹设置通知，该文档库或某个文件夹一旦有更新，就会自动地发送邮件通知用户。

5.11 文档审批

文档库的文档审批流程是在应用Microsoft SharePoint 2010内置的文档审批工作流的基础上实现的[9]。
文件的具体审批流程实例见图5。从图5可以看出，二级用户“111dl1@lib.tongji.edu.cn” （显示名为“1.1.1 导论1”）登录后，若有图片文件，就先提交图片文件到图片库的“1.1 第一卷”文件夹下的“1.1.1 导论1” 文件夹里；若此文件对应有多个图片文件，则在图片库的“1.1.1 导论1” 文件夹下新建一个文件夹，再把所有图片上传到此文件夹；若有相关的内容需要讨论，则在讨论板里新建一个讨论主题。进入文档库的“1.1 第一卷”文件夹里的“1.1.1 导论1” 文件夹，上传文本文件，并把相关图片或图片文件夹以及讨论主题的链接也填写到该文件记录中，方便从该文件记录查找相应的图片和讨论内容。上传文件成功后，该文件审批状态为“草稿”。同时它的上级用户“111dl1@lib.tongji.edu.cn”（显示名为“1.1 第一卷”）会收到有关此文件信息的邮件。现在的文件只有“1.1.1 导论1”和它的上级用户“1.1 第一卷”能看到。
图5 文件审批工作流程图
选择草稿状态的文件，点击“发布”，成功后，此文件的审批状态变成了“待定”，同时它的上级用户“1.1 第一卷”会收到有关此文件更新后信息的邮件。现在的文件还是只有“1.1.1 导论1”和它的上级用户“1.1 第一卷”能看到。
一级用户“1.1 第一卷” 收到关于它管理的二级用户“1.1.1 导论1”提交的文件信息的邮件后，登录网站对该文件进行审批。如果被批准，此文件审批状态变为“已批准”；如果被拒绝，此文件审批状态变为“已拒绝”；如果被取消审批，此文件审批状态变为“草稿”。审批完后，不管审批结果如何，用户“1.1.1 导论1”会收到有关此文件更新信息后的邮件，但是只有“已批准”的文件才会对所有用户可见。Sharepoint是针对协同工作设计的，在审核流程方面更符合实际应用情况。

6 结语

图书馆团队的成员是跨部门、跨校区的，针对于此，团队成员工作任务的分派，团队知识的收集、分类和共享，项目进度的跟踪等需要有专门的团队协作平台来进行管理，以高效地推动整个项目的顺利完成。同济大学图书馆利用SharePoint这一新技术创建图书馆协作平台，为跨部门、跨校区的团队合作提供了坚实的技术保障。
本文着重讨论了运用Microsoft SharePoint 2010的技术如何设计和实现一个团队协作平台。该平台提供了文档库、图片库、视频库和用于项目管理的通知、日历、任务、讨论板等功能模块。
平台已经在实际使用，是图书馆服务校园机构团队的成果之一。利用该平台，校园机构已经成功完成同济大学《中国工程师史集》丛书项目，并达到了预期的效果。

References

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审批工作流:方案 (SharePoint Server 2010)[EB/OL].[2014-08-01].http://technet.microsoft.com/zh-cn/library/ee704556(v=office.14).aspx.

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