知识存储的有效性在很大程度上影响知识使用的便利程度。调查显示，中国人民大学信息资源管理学院68%的大学生能够快速找到自己存储的知识，28%的大学生能够找到，但需要一定时间，仅有4%的大学生无法找到。

而网络调查结果显示，16.08%的受访者可以很快找到所需知识，60.14%的人会慢一点找到知识，18.88%的人找到知识很慢，4.9%的人表示根本找不到。

这说明接受过个人知识管理教育的信息管理方向的大学生有良好的存储知识的习惯，只有少部分不注重存储知识。而没有接受过个人知识管理教育的大学生，在保存个人知识方面存在很大缺陷。

知识管理工具的使用情况意味着个人知识管理程度加大，个人对知识的利用会更加方便快捷。对知识管理工具使用情况的网络调查结果如图1所示：

对信息资源管理学院学生使用知识管理工具情况的调查结果如图2所示：

综合两个调查可以发现，许多大学生仍然将传统的纸质工具作为知识管理的主要工具，网络技术的应用只是起到辅助作用。在对网络工具的认知程度上，可以发现较为传统的office软件仍是大学生使用的主要工具，而对于较为专业的个人知识管理软件，无论是专业的信息管理专业学生还是其他专业的学生运用最少。从中也反映出大学生对于个人知识管理工具的使用偏好：与其使用功能全面、设计专业的知识管理软件，学生更倾向于使用平常最常用的office工具和利用更便捷、随记随分享的社交网络来管理知识；进一步地，相对于只能在计算机上完成的知识管理行为，学生最习惯的却是使用随手就能获取的工具，譬如本子、大脑。因为这些工具所需要的配套条件最低，也最方便快捷。

接受邮件调查的33名已就业的大学生涵盖了金融、会计、图书馆等许多个行业的人员，其中有许多已经走上管理岗位。从他们的调查回答中，可以总结出以下问题：

（1）在大数据时代，大学生扎实的基础知识在应对瞬息万变的情况时也颇为乏力，而解决该问题的关键就是随时收集整理内容新、实用性强的知识。

（2）在应对随时更新的知识时，如果没有优化的知识结构，也就意味着个人是被动地接受知识的改变，而不是主动寻求新知识出现的萌芽。因此个人如能随时对所掌握的知识在结构上进行合理组合、适当调配、形成系统，也就掌握了知识的主动权。

（3）就业单位迫切需要能够适应新的社会形势，把新的业务问题分析透，并提出实际操作方案的人才，而满足企业这种需求的关键在于个人具有将所掌握的知识整理组合出新知识的能力。

个人知识管理本质上是对个人所拥有的知识进行系统化的管理，而个人所拥有的知识是以半结构化方式存储于介质中。因此，针对结构化数据存储与管理的关系型数据库很难对个人知识进行完善的管理。

XML是一种可扩展标记语言，可以用于创建自己的标记语言，即所谓的元标记语言。XML是自述性的，它不仅允许用户定义自己的一套标记，而且不必局限于显示格式的描述。XML数据与半结构化的数据非常类似，甚至通常被看作是一种特殊的半结构化数据。

使用XML语言对个人知识进行描述，便可以将文档结构整理成为XML数据，便于个人对知识的管理。

印象笔记（Evernote）是国外最著名的知识管理软件之一，它不仅具有文档捕捉功能，而且还采用标签分类方式对已有的文档进行管理。这些都利于个人知识的自动整理与检索。这款知识管理工具的主要特点为：

印象笔记作为知识管理的平台，其数据保存与查找方式对使用者而言是透明的。使用者不用也没有必要了解其底层数据的保存方式，而只需要在这一平台之上，使用平台的现有功能来搭建个人知识库。

XML作为一种标记语言，其应用也不仅仅在于与机器、网络的交互上，而是使用其语法来对已有信息进行标记，对知识进行表示。因此，在这里使用XML，是通过对所需要管理的知识进行结构分析，并将其表示为XML数据，总结出信息在印象笔记中存储的XML树模型。根据此树模型可制定出一套个人知识管理的策略。

“知识的表示就是为了描述世界所作的一组约定，是知识的符号化和形势化过程。知识表示方法就是研究如何设计各种数据结构，以便将已获取的知识以计算机内部代码的形式加以合理地描述和存储。”^[1]

数据天然的就是肯定的结论，而知识却是含义不明确的概念与关系。而且哲学中有句著名的论断“肯定即是否定”，故而在表示个人知识时应尽量采取描述的方式，而不是下定义的方式。进一步地，在设计个人知识库时，对于个人知识也是如此。

在个人知识中，始终存在着显性知识与隐性知识的转化。在这个转化过程中，涉及到的元素有：工具、社会关系、个人主观因素。工具是运用知识的载体、物化的途径，将它与特定知识的关系描述清楚，可以为今后个人使用工具与运用知识铺垫道路。社会关系是，知识得以产生与运用的特定外部条件，具有时间与空间的不确定性，因此对其进行描述有利于将知识运用得恰当。个人主观因素是知识对于个人而言需要学习的程度与创新意识的综合表达，而描述它主要是为了增加个人对特定知识的熟练程度、改进方法。

将个人主观因素与社会关系结合在一起，它们共同呈现出“人际知识”的特性；将个人主观因素与工具结合在一起，它们可以共同呈现出“技能知识”的特性；将社会关系与工具结合在一起，则会呈现出“信息系统”的特性。如图3所示：

在图3所示模型的基础上，建立个人知识管理的树形模型，如图4所示：

把该树形结构转化为XML 数据类型就是：

<显性知识> <人际知识 ID="" Name=""> <内容 ID=""></内容> <个人主观因素 ID=""> <创新 ID="" refence=""></创新> <学习 ID="" refence=""></学习> </个人主观因素> <社会关系 ID=""> <时间 ID="" refence=""></时间> <空间 ID="" refence=""></空间> </社会关系> </人际知识> <信息系统 ID="" Name=""> <内容 ID=""></内容> <工具 ID=""> <载体 ID="" refence=""></载体> <物化 ID="" refence=""></物化> </工具> <社会关系 ID=""> <时间 ID="" refence=""></时间> <空间 ID="" refence=""></空间> </社会关系> </信息系统> <技能知识 ID="" Name=""> <内容 ID=""></内容> <工具 ID=""> <载体 ID="" refence=""></载体> <物化 ID="" refence=""></物化> </工具> <个人主观因素 ID=""> <创新 ID="" refence=""></创新> <学习 ID="" refence=""></学习> </个人主观因素> </技能知识> </显性知识>

显性知识作为可以量化描述的知识，相对于隐性知识更加便于使用知识库来管理，因此使用显性知识作为根节点。人际知识、信息系统、技能知识三个节点都是可增长的；在各自结点下的“个人主观因素”、“工具”、“社会关系”也都是可增长的，并且都有“refence”属性，以链接其他节点下可描述该节点的活动。

印象笔记采取类似于“自由分类法”、“标签分类法”的方式对个人的知识进行保存与管理，但它在查询方面上可以进行多种维度的查找，因此从其数据保存方式可以抽象出XML数据结构模式。

<印象笔记> <笔记本组 名字=""> <笔记本 名字="" 创建时间="" 更新时间="" 位置="" 来源="" 来源网址=""> <标签></标签> <内容></内容> </笔记本> </笔记本组></印象笔记>

由于印象笔记的实际物理存储方式对个人而言是透明的，因此每个节点没必要设有 “ID”属性。“标签”节点是可增长的，这可以使得对知识的描述更加详实。

在对两个模型进行兼容处理时，必然会对结点的查询效率、存入方便程度造成一定的影响。查询效率意味着未来使用该知识时的速度，而存入方便程度意味着个人在保存知识时的操作复杂度。在此处，该模型倾向于提高效率而适当兼顾存入方便度。

<印象笔记> <笔记本组 名字="type_name+group_name" > <笔记本 名字=" " 创建时间="" 更新时间="" 位置="" 来源="" 来源网址=""> <标签 name="载体|创新|学习|时间|空间|物化"></标签> <内容> <refence></refence> <content></content> </内容> </笔记本> </笔记本组></印象笔记>

该模型中，对“笔记本组”结点的命名方式有所限制，其中“type_name”部分是描述的知识种类；而“group_name”部分是对三大类显性知识的细化分类。这样个人在对文件命名时不需要每次添加大类的名字，兼顾了存入的方便度。

在“标签”结点下，增添了“name”属性，这个属性用于标记标签的个人知识管理元素属性，使得个人在标记知识时能够描述得更加完善。

“内容”结点下添加了“refence”结点，用于支持链接可以对该知识进行补充描述的标签；“content”结点用于记录完整的知识。

在使用印象笔记时，需要首先建立起命名方式恰当的“笔记本组”，也就是说需要满足type_name+group_name的命名结构，该步骤最好是在时间充裕的情况下提前完成。完成笔记本组的命名之后，下一步就是随时随手进行的知识保存。

考虑到知识的产生往往是随机事件，因此个人对于自己知识的保存也往往是随手而为，故而需要充分运用到印象笔记移动终端的功能。在知识产生时，使用智能机上的印象笔记应用将其记录和保存下来，这些记录也就是“content”结点下的内容。仅仅记录下这些知识还未能完成知识的保存，还需要完成其他结点信息的补充。“笔记本”结点的“名字”属性在这里就是这条笔记的名字，这是以后用于检索的重要途径，最好能够全面阐述这些知识，而其他相关属性会在记录产生的同时自动生成是毋须关心。

笔记本的名字命名完成以后，就要对“标签”结点进行填充，这个结点对知识描述，至关重要的，也是以后查询的重要根据。模型中便签的“name”属性需要填写，而印象笔记软件中，便签没有这个属性。因此解决方案是，每一个文件的标签通过个人的意识进行分类，然后填写。也就是说，每个标签并没有填写这个属性，但是在个人的大脑中产生这个标签的这个属性。这样有两个优点：其一，兼容印象笔记局限的功能；其二，这个属性对于知识而言极为模糊，个人难以在创建文件的极短的时间中去准备填写。这样，也就需要个人在填写标签时，能够有意识地按照知识的分类而分类形填写标签。

最后，还剩下“内容”结点下的“refence”标签没有填写。这个结点比较特殊，它需要经过个人仔细思考之后才能完成。因此，这个结点的内容，需要个人在有充分的时间时来陆续填写，甚至是在以后运用知识时完成。因此，这个结点下的内容是动态的，而非静态。在印象笔记中，没有这个结点存在的位置，但是在“content”结点下，也就是印象笔记中的文档内容中，有极大的空间可以完成这个结点内容的保存。因此，“refence”结点的内容最好是填写在文档内容开头。这样在知识文档中，就保存了“content”与“refence”两个结点的内容。将“refence”的内容放在知识文档的开头，有两个优点：其一，每一个知识文档在印象笔记中的显示是标题+开头，使用这个方式就使得个人在使用知识时能以最快方式发现知识的相关性；其二，便于个人对这部分内容的持续编辑和动态更新知识间的相关性。