Knowledge Management Forum >

2014 , Vol. 2014 >Issue 3: 1 - 6

DOI: https://doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2014.03.001

Introduction and Implications of the National Archives and Records Administration's (NARA) Information Resource Management Strategic Plan for 2013-2016

  • Liu Zhi , * ,
  • Zhang Yu
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Received date: 2014-02-10

  Accepted date: 2014-02-12

  Online published: 2025-04-28

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Liu Zhi , Zhang Yu . Introduction and Implications of the National Archives and Records Administration's (NARA) Information Resource Management Strategic Plan for 2013-2016[J]. Knowledge Management Forum, 2014 , 2014(3) : 1 -6 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2014.03.001

1 引言

美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA）是美国政府档案的保管者，为美国政府与民众提供了丰富的档案信息资源，为各行业研究工作的开展提供了便利。NARA根据法律或历史需求，从联邦政府产生的众多文件中选择最为重要的1%-3%进行保管。据NARA统计，馆藏电子档案已被访问超过一亿五千万次[1]。NARA取得辉煌成就的背后，经历了哪些过程，采取了哪些措施，如何规划未来发展，对我国档案工作具有何种意义，是需要深思的问题。为此，本文以《美国国家档案与文件署2013-2016年信息资源管理战略计划》为蓝本，介绍NARA档案信息资源管理方式及其特点，希望对我国档案信息资源管理工作起到借鉴作用。

2 战略计划的背景

随着美国由工业经济向知识经济加速转型，档案信息资源的数量和种类不断增加，在政府工作中发挥着日益重要的作用。如何应对激增的电子档案信息是NARA面临的一大挑战。同时，体制上的不健全和信息基础设施的不完善束缚着NARA对档案信息资源的有效管理和开发利用，系统的战略规划迫在眉睫。

2.1 业务应用碎片化

各个NARA工作区使用各自独立构建的业务应用，这种做法虽然可以满足个别业务需求，但随着技术对NARA业务影响的加深，这种碎片化的业务应用逐渐难以得到管理控制，阻碍了NARA业务流程的一体化进程。为实现一体化目标，NARA需要结合组织战略目标和业务绩效目标进行技术投资，整合信息资源管理环节，促使NARA的投资计划和管理模式由以项目为导向、预算为中心转向整合的、全机构的、基于架构的模式。

2.2 技术变革的冲击

自20世纪90年代以来，联邦政府文书工作进行了技术变革，NARA馆藏电子档案已由几千件增至数十万件，未来仍会持续增加。信息化时代，电子档案格式种类激增，包括联邦政府机构数据库、邮件信息、科研数据以及其他数字图像、数字声音、地理信息系统、网页信息等，对电子档案的妥善存储提出了更高的要求。用户对免费即时获取档案信息的需求更高。信息自由法和电子化信息公开法亦要求在线档案服务的完善。为此，NARA必须保证其所保存档案的可用性、可靠性、真实性、完整性和安全性。

2.3 遵循NARA原则

NARA的信息资源管理活动服务于组织目标，需要遵循内部政策，才能达到预期效果。NARA机构的整体战略目标有6项：①担任国家档案的保护者，加强在政府档案管理中的领导力并扩大服务范围，以确保联邦项目的连续性和高效性；②保存、处理档案，以便为公众提供快捷方便的官方获取渠道；③解决政府电子档案的难题，完成NARA在数字时代的使命；④随时随地提供快速、方便和安全的馆藏访问；⑤通过其博物馆、公众平台、授权机构和教育项目，提供信息获取渠道，全面提升公民素质；⑥满足用户动态变化的需求。这些原则体现了NARA的职责所在，对档案信息资源管理起指导作用。

3 战略计划介绍

信息资源有狭义与广义之分。狭义的信息资源指信息本身或信息的集合，广义的信息资源是信息及其相关因素的集合，除信息本身外，信息资源还包括与其紧密相关的信息设备、信息人员、信息系统、信息网络等[2]。本文以广义信息资源为视点，将NARA提出的多项战略计划归为4类：人力资本管理、信息用户管理、业务流程管理和信息技术管理。这4类战略目标并非相互独立，而是相互衔接、相互交融的。

3.1 信息技术管理

3.1.1 构建信息基础设施体系

电子档案在线获取、档案生命周期管理及付费服务都离不开灵活、稳健、安全的IT基础设施。完善的IT基础设施能够简化业务应用的安装和实施，是NARA业务流程正常开展的基本前提和内在要求。NARA的矛盾之处在于，既要将IT外包，又需要将各要素整合进运作环境中。因此NARA要求建设并运作稳固的IT基础设施，并监控运作管理过程，随时追踪和管理各种IT需求，持续改善信息技术环境。NARA建立了“工程实验室”，创造了“类生产环境”（product-like environment），使得NARA能够开发IT组件原型，并检验购入的IT组件是否达到了投入实际运作的要求。NARA设计并研发了NARANET网络，能够支持数据、声音、视频等服务的传输和管理，提供与合作伙伴安全交互的外部能力，为全机构的数字资源和数据库提供存储网络，并推动NARA的服务整合。

3.1.2 开发并实施企业架构

企业架构（enterprise architecture，EA）是一个集成的框架，用于演进或维护现有的信息技术和引入新的信息技术，以实现组织的战略目标和信息资源管理目标[3]。NARA开发、实施并维护了一套EA，描绘了业务和技术方面的全方位图景，阐述了NARA当今的运作方式、预期的运作方式以及相应的演进计划。EA的目的在于衔接业务管理和信息技术管理，辅助NARA规划并培育信息资源管理所必需的能力，并最终利用信息技术促使业务目标的达成，使NARA能够更灵敏地应对公共政策、用户期望、业务策略等方面的变化。EA还能帮助NARA识别短期需求和长期规划，并在两者之间加以平衡。EA能够为信息资源管理活动提供4种信息，包括业务规划信息、技术规划信息、转型规划信息和技术标准信息。这些信息从机构整体的角度出发，为指导信息资源管理活动提供基础。
实施EA的具体流程是：①坚守NARA核心原则，指导内部信息技术的管理和使用；②提供一套业务架构，辅助识别业务流程中对信息技术能力的需求，并确定这些需求的次序；③描述信息需求、业务流和服务流；④明确规定信息系统和服务组件，这两者与其所支持的业务流程和所利用的信息资源相契合；⑤明确规定一套信息技术基础设施，并应具备强健性、标准性、共享性、易管理性等特性；⑥整合信息资源管理流程，有效利用和再利用全机构的信息技术资产；⑦制定信息技术采购策略，优化内外部信息技术资源利用，使之与战略业务需求和核心业务能力相匹配。

3.1.3 应对新兴技术

信息时代不断发展进步的新兴科学技术对NARA既是机遇，又是挑战。EA辅助NARA有关信息技术的投资决策，在开发和演进EA的同时，NARA还评估了技术对于战略目标和IT部署状况的影响，并提出了以下具体建议：①优化IT运作，提升整合服务、虚拟服务和云服务的质量；②持续利用“一切即服务”模型（anything-as-a-service model），不间断地提高服务质量，扩大服务范围；③探索“大数据”（big data）和开放数据所带来的机遇；④关注环境保护，开发并利用虚拟服务以减少碳排放。

3.2 人力资本管理

NARA十分重视人才，强调人才是其最重要的资本。人力资本管理计划的目标在于：①厘清当前职位和NARA员工的竞争力，分析其优势和劣势，以顺利达成NARA战略目标；②识别能力鸿沟（competency gap），包括当前和未来对能力的需求；③识别所需的人力资本规模。NARA的人力资本管理策略可分为人力资本基础工作、人力资本塑造和人力资本配置3个方面。

3.2.1 人力资本基础工作

清查当前岗位设置的种类和数量，并根据人员流动、工作变动、IT项目变化等因素预估岗位数量的变化。首席信息官（Chief Information Officer，CIO）与首席人力资本官（Chief Human Capital Officer，CHCO）负责准备测评量表考核员工能力、分析人才需求及制定招聘计划。

3.2.2 人力资本塑造

以NARA组织目标为中心，CIO与CHCO合作开展能力鸿沟分析，评估NARA短期、中期、长期对IT能力的需求，并确定当前员工能力应达到的水平。职能缺口指当前能力水平与预期能力水平的差距。战略计划将以职能缺口为焦点，以员工为能力载体，构筑NARA的 IT能力。NARA重视机构文化的培育，使得具备不同能力的员工都能工作、学习并成长。例如，NARA专门成立了“多样与包容”（Diversity and Inclusion，D&I）部门，负责建设NARA文化，重点在于培养员工能力的多样性与包容性，充分挖掘每个员工的潜力。

3.2.3 人力资本配置

人力资本是实现组织目标的重要保障。NARA统筹全机构的人力资本，使其适应数字化时代的工作模式。CIO持续地对IT工作变化、工作领域的优先次序、机构对于人力资本需求的变化等方面进行识别、评估，由此，CIO可以从全机构的视野来优化人力资本配置。

3.3 业务流程管理

3.3.1 推动业务转型

对于信息资源管理的需求派生于NARA的战略目标和业务战略，因此需要将所有的信息资源管理活动与NARA的运作策略、业绩目标和相关的政府项目相结合。
NARA制定并已开始实施长期转型计划，其目标在于：①一方面细分用户类型，另一方面融合NARA各部门；②全机构绩效最优化；③简化决策流程，迅速应对客户与员工的需求；④允许员工参与决策，从而增强机构的公开性与合作性，建立并完善问责制；⑤利用社交媒体，及时知悉客户需求，加强内部沟通；⑥营造开放、包容的机构文化，能够迅速应对法律、预算、技术和客户需求的变化。为了达到这一目标，NARA开发并维护了一套业务架构（business architecture，BA）。BA细化了业务目标和绩效目标、当前提供的产品和服务、未来将会增加的产品和服务、如何利用技术和信息系统、如何识别和管控业务风险以及如何确定商业流程和服务的优先次序。BA还考虑到了业务改革的时机、法规制度的约束以及NARA的运作准则。BA的目标是详细规划并记录NARA短期战略的实施情况，以达到如下3个目的：①规划并管理项目的实施及整合；②根据业务需求，构建IT系统；③指导业务改革和技术改革的实施及整合。

3.3.2 信息资源管理流程整合

NARA有10个主要的信息资源管理流程，包括：战略规划（strategic planning）、资本规划和投资控制（capital planning and investment control，CPIC）、企业架构（enterprise architecture，EA）、绩效管理（performance management）、项目管理（program management）、工程管理（project management）、档案管理（records management）、信息安全（information assurance）及系统开发生命周期（systems development lifecycle，SDLC）。
信息资源管理流程整合策略包括3个方面：①合理安排流程次序；②确保流程之间的交叉参考；③加强流程管理，保证流程实施合乎政策。这10个流程之间相互关联，如图1所示：
图1 信息资源管理流程整合

3.3.3 对信息资源管理流程进行监管

NARA组建了“IRM监管委员会（IRM Governance Commit）”，来监管所有的信息资源管理活动，以确保信息资源管理计划、活动和成果在业务流程、财政支持、项目管理、信息技术等方面是合理可靠的。IRM监管委员会可以确保信息资源管理的方向性，是一种对于“信息资源管理”的管理。当信息资源管理活动偏离预定计划或发生意外状况时，监管委员会有责任重新规划信息资源管理活动，甚至在必要时终止活动。NARA成立了信息系统指导委员会（Information Systems Steering Commit，ISSC），与架构评估董事会（Architecture Review Board，ARB）和IT工程工作组共同执事，构成IRM监管委员会。首先，ISSC提出战略方向和投资预算，交由ARB审核，ARB评估后得出优先业务需求，交由IT工程工作组，IT工程工作组提出解决建议，反馈给ARB，ARB再规划出一套正式的解决方案，反馈给ISSC。通过该流程对需求和决策进行层层把关，能够使得信息资源管理活动达到预期目标。

3.3.4 风险管理与信息安全

当前，NARA的电子档案环境面临着黑客攻击、页面损坏和身份盗窃等诸多问题。NARA的使命之一就是保护信息资产，并将信息安全管理与业务流程整合进行。随着用户逐渐倾向使用电子档案，其个人信息也面临被泄露的危险，NARA必须为用户负责，确保用户的信息安全。首先，NARA需要识别信息安全需求，并将安全架构概念化。其次，NARA将界定安全管理需求，为系统各构成元素分配安全管理任务。随后，NARA将在系统元素内部构建安全管理系统。最后，监控并评估安全管理的效能。

3.4 信息用户管理

NARA的职责是保护国家记录，守护和保存政府文献，确保民众可以探索、利用珍贵的档案文献。NARA信息用户管理的策略在于调研用户信息需求、使用反馈信息和扩大数字资源获取渠道。

3.4.1 信息用户调研

开展信息服务的前提是了解信息用户的需求，NARA通过定期的用户调研收集用户信息需求和使用反馈信息。这些调研通过3种途径进行：电子文件档案馆(Electronic Records Archives，ERA)系统、在线公共获取(Online Public Access，OPA)系统以及NARA官方网站（Archive.org）。ERA系统的用户需要对服务满意度评级，从“非常满意”到“非常不满意”共11个评价选项，并且用户可以详细说明给出特定评价的依据。同时，NARA可以征集用户对于该系统的不满意之处和改进建议。与ERA类似，OPA系统收集用户反馈，并进行分析改进。Archive.org是NARA向公众开放的主要平台，经常会邀请用户进行问卷调查。通过在这些平台进行用户调研，NARA能够准确判断用户的信息需求以及使用反馈信息，以便完善服务功能，提高服务质量。

3.4.2 不断改进信息服务

数字时代，NARA提供的信息服务由纸质档案文献转向数字档案资源。为确保信息公平，NARA致力于扩大数字资源获取渠道，具体措施包括：①开展用户满意度调查；②提升在线服务的用户体验；③增加网络国家档案馆馆藏目录的信息；④参照国家课程标准，丰富在线教育资源，以支持历史等学科的课堂教学；⑤拓展在线展览，使公众获取丰富的馆藏资源；⑥对高价值的档案文件采取数字化措施。

4 对我国档案工作的启示

4.1 保持档案信息工作的连续性

保持档案信息工作的连续性可从外部环境与内在流程两方面着手。就外部环境而言，NARA自2006年起每年都会发布最新的信息资源管理战略计划，确保其信息资源管理活动能够满足各类档案信息需求，适应因科技进步而不断变化的档案工作环境。与此同时，NARA亦重视信息资源管理活动内在的连续性，开展了“持续运作”项目（Continuity of Operations Program），对信息资源管理成果进行不间断评估。鉴于此，国内的档案信息管理工作应当制定科学完整的战略计划，持续实施，不断更新优化，并配套设计统一指导、分级管理的内部业务流程，辅助战略计划的持续进行。

4.2 确保档案信息与用户信息安全

只有在信息环境安全的大前提下，便捷获取、及时利用等数字化带来的优势才能发挥作用。档案信息安全保障包括两个方面：档案信息系统安全与用户信息安全。确保信息安全是档案信息工作的基本要求，是公众信息利用的基本保障，也是国家与社会健康发展的必然要求。NARA通过识别并跟踪安全需求、全方位架构信息安全系统、监控并评估实施效能等一系列有效措施保障信息资产的安全。我国应当重视档案信息的安全保障工作，构建信息安全体系，完善相关政策和制度，做好底层信息技术安全防备措施，建立分布式备份系统，对不同类型的档案信息采取不同的信息安全保障模式。

4.3 重视档案信息资源的开发利用

档案信息已然成为历史传承的重要载体，而档案信息的利用则是档案信息工作的核心。NARA跳出了“档案保存”的局限，强调“保存是为了利用”，最大化开发档案信息的利用价值。充分利用档案信息既需要充分认识用户的信息需求，也需要充分利用信息技术。NARA在多个页面和数据库设置了用户调查，力求发掘用户信息需求，并以此为基点，不断优化自身档案工作。随着信息技术的不断进步，档案信息工作也逐步进入数字化时代。档案信息数字化并不是简单的载体形式变化，而是需要综合用户需求、环境变迁、价值增减等多方面因素。NARA为此构建科学完整的信息基础设施体系，建设并运作稳固的信息技术环境。我国档案信息资源丰富，可以为教师提供教育资源，使教学更加多样化、活力化。同时，我国应重视各种新兴技术在档案信息资源开发中的作用，如探索大数据和开放数据带来的机遇，发挥“云计算”的优势等。

References

Publishing order | Descend order by publishing year | Descend order by cited within
[1]
Archives and Records Administration.The strategic information resources management plan of the national achives and records adminstration[EB/OL].[2014-02-04].http://www.archives.gov/about/plans-reports/info-resources/nara-irm-strategic-plan-2013.pdf

[2]
柯平,高洁.信息管理概论[M].北京:科学出版社,2011:68.

[3]
architectue[EB/OL].[2014-02-04].http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_architecture.

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