Knowledge Management Forum >

2024 , Vol. 9 >Issue 6: 563 - 578

DOI: https://doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2024.041

Best Practice for Personal Knowledge Management Based on Zotero

  • Zhu Zhiyun ,
  • Xie Ziqing
Expand
  • COAMC Shanghai Aircraft Design & Research Institute Shanghai 201210

Zhu Zhiyun, senior engineer, master, E-mail: ;

Xie Ziqing, engineer, master.

Received date: 2024-08-27

  Online published: 2025-04-28

Fold

Abstract

[Purpose/Significance] Aiming at personal knowledge management, this paper provides a personal knowledge management tool with moderate learning difficulty, complete functions, safety, and reliability, in order to improve the level of personal or team knowledge management. [Method/Process] Firstly, a personal knowledge practice framework was constructed, and the four basic processes of personal knowledge management, namely, acquiring knowledge, organizing knowledge, absorbing knowledge, and applying knowledge, as well as the main functional requirements that an ideal personal knowledge management tool should meet were proposed. Then, the main requirements of using Zotero in the stages of acquiring knowledge, organizing knowledge, absorbing knowledge, and applying knowledge are introduced, including acquiring Web page information and building a knowledge network system. The use of auxiliary translation technology and AI technology in Zotero is introduced. Finally, the issues that should be paid attention to when using Zotero were summarized, that is, the need to comply with confidentiality requirements, pay attention to the integrity of metadata, and review and organize regularly. [Result/Conclusion] Zotero meets the needs of the entire process of personal knowledge management, can greatly improve the efficiency of knowledge management, is suitable as a personal knowledge management tool, and should be actively promoted and applied.

Key words： personal knowledge management; knowledge management tool; Zotero; best practice

Cite this article

Zhu Zhiyun , Xie Ziqing . Best Practice for Personal Knowledge Management Based on Zotero[J]. Knowledge Management Forum, 2024 , 9(6) : 563 -578 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2024.041

人是社会生产力发展的第一要素。知识管理作为组织、企业和个人在信息时代生存、发展、竞争的重要工具和方法，获得了广泛的关注与重视。加强个人知识管理能力的研究和提升，显得尤为迫切和必要。

1 个人知识管理概述/Overview of personal knowledge management

一般来说，知识管理指组织知识管理，是企业/组织通过知识创造、存储/索引、转移和应用的基本管理过程，识别和协调组织中的集体知识来提升组织竞争力，增强创新能力和反应能力[1]。个人知识管理脱胎于组织知识管理，是知识管理发展的必然趋势和要求[2]。个人知识管理侧重于信息的搜集、组织、学习，是提高个人知识和能力体系的方法。实施个人知识管理的目的是通过个人有意识地针对性学习知识和有效地管理知识，创造出新知识，然后应用新知识提高个人绩效和竞争力，更好地实现个人价值[3]。

1.1 个人知识管理实践框架

目前，国内个人知识管理研究主题集中于个人知识管理概念和过程等基本理论、个人知识管理工具设计与应用以及教师、学生和图书馆员3类群体个人知识管理特点等方面的研究[4]。国外个人知识管理研究集中于个人知识管理理论、个人知识管理的动因、基于相关主体的个人知识管理、社交网络环境下个人知识管理、个人知识管理系统演变等主题[5]。个人知识管理处于信息科学、软件科学、社会科学与各专业学科的交叉领域，并具有显著的实践性、操作性和技能性特征。
马克思主义认识论认为，实践活动是以改造客观世界为目的、主体与客体之间通过一定的中介发生相互作用的过程。个人知识管理实践活动就是不同主体利用个人知识管理工具对社会公共知识和个人知识成果等客体进行系统化管理，而客体反作用于主体，从而促进个人成长的实践过程，如图1所示：
图1 个人知识管理实践框架

Figure 1 Practice framework for personal knowledge management

实践的中介不仅包括各种形式的工具、手段，还包括运用、操纵这些工具的程序和方法。主体使用个人知识管理工具作用于客体，即对各类知识进行管理；客体反作用于主体，即各类知识被主体所吸收、应用。最终，达到提升主体知识水平、竞争力的个人知识管理实践目的。不同学者对主体和客体的作用力与反作用力形式（即个人知识管理的过程）的划分互有区别，如表1所示：
表1 学者对个人知识管理过程的划分

Table 1 The process of personal knowledge management by different scholars

学者 主体作用于客体 客体反作用于主体
赖纯胜等[6] 知识的采集与加工、知识的存储与积累 知识的交流与提高、知识的使用和创新
甘永成[7] 获取信息、评估信息、组织信息、分析信息 展示信息、共享信息
杨鹤林[8] 个人知识整序 知识交流、隐形知识激活、知识创新
王翠萍等[9] 知识的获取与积累、知识的加工与整合 知识的交流与共享、知识创新
郝琦等[10] 知识的获取、知识存储和组织 知识吸收与内化、知识利用、知识共享、知识创新
张义民等[11] 收集知识、存储知识、组织知识 使用知识、分享知识
组织知识管理侧重于集体知识和技能的发现、维护、保持和转移，而个人知识管理侧重于将社会化的显性知识隐性化。当今信息化时代，知识载体数以亿计、类型多样，分散存储于现实世界和网络数字世界各处，能够及时获取所需知识内容是个人知识管理的起点。杂乱的知识形式堆砌必然无法被有效地学习和利用，因而所有学者都强调对知识的整理和组织（见表1）。个人所拥有的知识载体多少并不等同于个人智识的高低，显性知识需要通过感知、理解、重组、内化而转化为隐性知识，才能存入大脑，成为个体智识的一部分，即客体反作用于主体。显然，只有被吸收的知识才能为个体所充分使用、展示、分享并创新，成为个人能力水平的显性表现。因此，综合个人知识管理实践框架和个人知识管理过程阶段划分，笔者认为可以将个人知识管理划分为4个基本过程，即获取知识、整理知识、吸收知识和应用知识。

1.2 个人知识管理工具

工欲善其事，必先利其器。个人知识管理工具一直是本领域研究热点，包括文档管理工具、文献管理工具、笔记工具、云端存储工具、交流共享工具等，不同软件的优势功能又有所不同。国内学者已介绍多款软件在个人知识管理中的应用，如iSpace Desktop[12]、思维导图[13]、360安全浏览器[14]、印象笔记[15]、EndNote、Thomson Data Analyzer、Mind Manager、Evernote、RSS[16]等。此外，郑小军等[17]针对教师群体介绍了多款提升个人知识管理能力的搜索、下载、学习、云笔记、文献管理、云存储、知识分享、可视化等软件工具，陈思义[18]介绍了知识获取、保存、处理和分享等环节可供个人使用的工具和软件。同时，部分学者也介绍了如何使用Wiki[19]、Delphi[20]、Wordpress[21]、PHP[22]等技术进行个人知识管理系统的设计和开发。
功能是个人知识管理工具的核心[23]。个人知识管理涉及到知识的收集、读、写、搜、存、检索、交流等多个环节，理想的个人知识管理工具应覆盖个人知识管理全过程，满足不同阶段的功能需求，如表2所示：
表2 理想的个人知识管理工具主要功能需求

Table 2 Main functional requirements of an ideal personal knowledge management tools

个人知识管理基本过程 主要实操内容 软件工具主要功能需求 满足需求的软件工具实例
获取知识 根据知识主题，通过搜索引擎、数据库等方式开展主动信息检索或被动接收推荐信息，并将符合需求的数字内容下载到本地 支持数据库检索 知网研学、Mendeley、EndNote
支持自动获取元数据 Zotero、Mendeley
支持批量导入文献、自动下载文献 Zotero、EndNote、知网研学
支持普通网页快照保存 Zotero、Mendeley、NoteExpress、Evernote
支持订阅、主动推送信息 知网研学、RSS阅读器
整理知识 对数字内容进行形式化管理，构建知识网络体系和资源库；建立知识之间的联系，并使用标签、评级、摘要等元数据揭示知识内容，便于查找；进行备份存储，保护数据安全 支持多层级文件管理 文档大师、myBase、Zotero、EndNote、知网研学
支持著录元数据 Zotero、EndNote
支持多条件筛选 Zotero、EndNote
支持全文检索 Mendeley、Everything
支持云存储 百度云盘、WPS空间、Dropbox、坚果云
支持文档、视频、图片等格式文件统一管理 Zotero
吸收知识 阅读理解社会化知识载体，提取内在知识点；固化并输出学习成果，如笔记、思维导图等，创造新的个人知识网络体系 支持多格式阅读、批注 Zotero、EndNote、PDF阅读器
支持思维导图 Freemind、Freeplane、幕布、Zotero
支持笔记功能 Zotero、Evernote、Obsidian、Notion
支持双链笔记 Zotero、Obsidian
应用知识 形成新的知识成果，如论文、技术报告、演示文档等；能够方便地开展团队分享和交流 支持自动生成参考文献列表 Zotero、EndNote、知网研学、Mendeley
支持团队共享资源 Zotero、EndNote、知网研学、Mendeley
支持即时通信 知网研学、Mendeley
由表2可知，文档大师、myBase、iSpace Desktop等文档管理工具侧重于本地文件的分类、查找，Evernote、OneNote、Notion等笔记工具侧重于个性化笔记记录与组织，Dropbox、百度云盘、WPS空间等仅提供数据云存储功能，而Blog、Wiki等社交媒体仅关注网络社交功能。Zotero、EndNote、Mendeley、NoteExpress、知网研学等科学文献管理工具不断集成新功能新特性，早已不局限于简单的参考文献条目管理，已发展成为个人知识管理的全方位平台。
其中，EndNote、NoteExpress、知网研学等软件授权费用较高，免费的Mendeley对中文文献管理支持度严重不足。Zotero具有开源、免费、易用以及活跃的志愿者开发社区等优势，获得国内外众多知识工作者的拥趸，成为个人知识管理工具的首选。2022年，Zotero发布6.0版本，新增内置PDF阅读器和丰富的笔记功能，进一步增强了知识管理能力。与此同时，配合众多优秀的功能扩展插件，Zotero堪称是一款功能全面、操作简便、安全可靠、性能卓越的个人知识管理“利器”。

2 基于Zotero的个人知识管理实践/Personal knowledge management practices based on the Zotero

2.1 Zotero简介

Zotero是一款开源的文献管理软件，可帮助用户收集、管理、标注、引用和分享科学研究资源。该软件由美国乔治梅森大学历史和新媒体中心于2006年10月启动开发，2021年起由非营利机构Corporation for Digital Scholarship负责运营和管理。Zotero基于JavaScript语言开发，采用AGPL协议发行，支持MAC、iOS、Windows、Linux、Android操作系统平台。
最初，Zotero作为Firefox浏览器的扩展插件（即Zotero Connector）提供服务；到了2011年1月，Zotero Standalone版本发布，允许用户将其作为独立软件在计算机上运行；2017年7月，Zotero 5.0发布，Zotero Connector取消了浏览器扩展插件的管理功能，仅作为导入网络资源的入口；目前，Zotero 7.0已经实现了对PDF、EPUB、HTML格式文件的阅读与注释管理功能的全面支持。Zotero程序主界面如图2所示：
图2 Zotero软件主界面

Figure 2 Zotero’s main interface

Zotero软件主要由3个部分组成：文库管理区（左侧）、文献条目管理区（中间）、元数据和相关信息管理区（右侧）。Zotero采用层级式管理架构，文库管理区可以设立多层级文件夹，一个文件夹内可以添加多个文献条目或文件条目，一个文献条目可以管理元数据、笔记、标签、关联文献、全文附件等多种信息内容。
网络浏览器是科研过程中获取数字资源的主要工具。Zotero Connector作为网络浏览器插件，具备智能识别多种数字资源类型功能，涵盖期刊文章、学位论文、书籍、专利、新闻报道、普通网页等。通过点击Zotero Connector图标，Zotero可以自动创建新的文献条目，并自动获取相关资源的元数据信息，如标题、作者、时间、URL等。此外，如果用户拥有相关资源的全文下载权限，Zotero Connector还可以自动下载全文并导入到文献条目下，也支持手动下载并添加新文件。特别值得一提的是，当用户利用浏览器在Google Scholar、Web of Science、百度学术、中国知网等专业学术搜索引擎或数据库中检索文献时，Zotero Connector能够识别检索结果页面中的所有文献条目，并可以实现一键批量导入和下载，极大提高了文献管理的效率和便捷性。

2.2 获取知识

高效而准确的信息检索与获取是个人知识管理的基础和起点。当今科研人员高度依赖数字信息资源，搜索引擎+数据库是主要的信息获取途径[24]。与其他科学文献管理工具相比，Zotero的信息获取功能表现最佳[25]。在信息检索和获取过程中，知识管理者不仅需要掌握本专业领域内的多种信息源，还必须善用分类法、主题词表，掌握正则表达式的基本构造方法，能够灵活使用关键词、作者、参考文献、组织机构等检索方法。

2.2.1 获取网页信息

截至2023年12月，我国网民总数达到10.92亿人，网页数量为3 820亿个[26]。网络空间成为人们最主要的信息来源。Zotero的开发初衷是为了在网络浏览器、文献管理工具和文档编辑器等各类学术研究工具之间建立桥梁，通过“翻译器”（translators），Zotero Connector能够自动识别和获取网络浏览器中的数字资源[27]。翻译器是一段JavaScript脚本代码，能够解析特定网站的网页结构，提取信息，并下载元数据和原文文档。在大量志愿者的共同维护下，Zotero的翻译器数量已超过700种，覆盖了互联网中大部分科技资源网站。对于没有特定结构的普通网页，Zotero则通过“网页快照”的形式保存内容信息。下面以获取《民用飞机设计与研究》期刊2024年第1期部分论文为例进行说明：通过网络浏览器打开《民用飞机设计与研究》期刊官方网站，Zotero Connector自动识别页面为多文献类型，插件图标由Zotero Logo变成了文件夹Logo，点击文件夹图标，Zotero Connector将以复选框形式显示识别出的所有期刊论文，在所需的论文标题前勾选，点击“OK”按钮，选中的期刊论文将在Zotero中分别新建文献条目，并自动获取元数据、PDF全文信息，如图3所示：
图3 通过Zotero Connector获取期刊论文信息

Figure 3 Retrieve journal article information through Zotero Connecto

2.2.2 自动补全条目信息

Zotero不仅支持直接导入RIS、BiBTeX等格式的引文文件，还能通过ISBN、DOI、PMID、arXiv ID或ADS条码等标识符来新建文献条目，并自动为文献条目加载相应的元数据信息。如果该文献全文信息可公开获取，Zotero将自动下载全文内容至文献条目下。
Zotero支持将计算机硬盘中的PDF文件直接拖拽至文献条目管理区，自动创建新的文件条目，并主动利用互联网进行PDF元数据信息检索。一经匹配成功，Zotero将自动获取相关元数据并构建新的文献条目，PDF文件条目则成为该文献条目下的附件。

2.2.3 RSS订阅信息

RSS技术作为一种广泛使用的网络信息服务方式，允许用户自动接收来自不同来源的预定更新内容。用户能够便捷地查看信息标题、摘要等关键信息，从而提高其信息筛选效率。目前，众多学术期刊、博客、资讯网站均提供RSS订阅服务，部分数据库服务商提供基于固定检索式的RSS推送服务。Zotero也支持RSS功能，使用户可以在Zotero平台上集中管理和获取多样化的信息内容，同时有效跟踪研究领域的最新前沿。以下以《民用飞机设计与研究》期刊RSS服务（见图4）为例进行说明：首先，在《民用飞机设计与研究》期刊官方网站获取感兴趣的专题板块RSS地址。随后，在Zotero“我的文库—新建订阅—从网址…”中输入RSS订阅地址，并设置更新订阅周期。完成订阅后，Zotero文库管理区将显示订阅源的标题，在文献条目管理区展示推送的文献条目，在右侧显示该条目的标题、作者、摘要等信息，可供快速预览。若用户希望深入了解某篇文献，可以点击“添加到‘我的文库’”右侧下三角符号，并选择将本文献条目添加到特定的文件夹内，Zotero将自动下载文献全文并补全各项元数据信息。
图4 Zotero的RSS订阅服务功能

Figure 4 Zotero’s RSS subscription service feature

2.3 整理知识

整理知识是个人知识管理的主要内容，是对个人所拥有的知识载体进行有序化的过程。同一主题的知识分散存在于书籍、论文、演示文档、网页、视频、图片等数字载体中，使用Zotero能够将不同形式的知识以统一的文献条目形式进行管理，并通过文献条目元数据构建起知识网络体系，使个人知识管理更加高效，为学习知识、应用知识打下良好基础。

2.3.1 多层级文件夹整理

树状文件夹分类法操作简单、直观，是最主要的整理方法。Zotero用户可以在文库管理区创建文件夹及其子文件夹，以实现对知识管理对象的分类和组织。文件夹的设置依据个人习惯和需求多有不同，但都应该遵循结构相对固定、层级分明、同级互斥、上下级包含等原则。建议将文件夹层级控制在2—3层之内，确保同级文件夹命名方式一致。针对不同知识管理对象，可将文件夹划分为工具书、规范文件、个人笔记、技能学习、专题研究等几大类别。例如，一级文件夹命名为“未来航空技术”，二级文件夹则可以依据技术领域不同，分为“氢能源”“电动飞机”“智能飞行”等子类别。在“智能飞行”下，三级文件夹可根据公司、产品、项目进行细分，如“Daedalean&Avidyne_PilotEye”“Merlin Labs_Merlin Pilot”“Xwing_superpilot”等。此外，建议在每一主题下设置单独的“参考文献”文件夹以存放涉及各项技术的科学文献。总之，良好的文件夹分类应清晰、有序，且具备内在一致的逻辑结构。
值得一提的是，Zotero中的文件夹分类是虚拟化的，并不会在计算机硬盘中创建实体文件夹。Zotero管理的最小单位是文件条目，每个文件条目（除笔记外）在计算机硬盘中单独建立一个文件夹，且所有文件夹处于同一层级，全部存储于Zotero数据存储目录的“storage”文件夹下。Zotero允许将同一个文献条目放置在不同的文件夹分类下，通过直接拖动或右键“添加到分类”至目标文件夹，即可创建相同的文献条目。此时，两条文献条目指向计算机硬盘中同一个文件夹，对其所有修改都是同步的。在删除文献条目时，应右键选择“从分类中移除条目…”，以避免其他文件夹中相同条目也被删除。Zotero文件夹支持直接拖拽式管理，但是该操作相当于“剪切”，而不是“复制”。如果需要复制文件夹分类，则可右键点击“导出分类…”，保存Zotero RDF文件，再通过“文件—导入”的方式创建相同的文件夹分类。

2.3.2 文献条目的整理

整理知识的重点和核心是文献条目，这些条目承载着丰富而具体的知识内容。Zotero将书籍、期刊文章、网页、演示文档、视频、标准、专利、图片、数据集等不同类型和格式的数字资源以统一的文献条目形式进行管理，并通过元数据揭示其知识内容，将个人知识管理由文档管理转变为内容管理。另一方面，Zotero还支持通过标签、评级、关联文献等方式构建知识资源之间的相互联系，形成知识网络体系，实现快速定位相关知识载体，如图5所示：
图5 Zotero文献条目的评级、标签、关联文献、文献预览等功能

Figure 5 Zotero item’s features: rating, tags, related items and preview

（1） 评级。根据文献的重要性和需求符合程度，给予文献一个代表性的评级，可以采用一至五星的标识，或者自定义其他emoji符号进行表示。
（2）标签。根据文献的主要内容，提炼出1—3个关键词，在右上角“标签”栏进行输入，标签以具有背景颜色的标签块形式直接显示在文献条目属性栏。点击文库管理区底部的标签云，可以快速筛选出带有相同标签的文献。彩色标签块一方面可以直观地展示文献核心内容，方便查找定位；另一方面，不同文献以标签为锚点进行链接，可以构建起知识地图网络。
（3）关联文献。文献之间的关联性可能表现为文章连载、评论、引用、参考或相同作者、课题组创作等多种形式，可以通过右上角“关联文献”栏选择具有关联关系的文献条目，与不同文献之间建立显性链接。关联文献具有双向性，即被关联的文献“关联文献”栏也会出现与主文献的关联信息。
（4）文献条目排列。Zotero支持以属性列形式显示文献条目的元数据，可选择显示“标题”“作者”“期刊”“添加日期”“文献日期”“评级”等诸多类型，并以此进行排序。确定排序方式后，应保持其稳定性，建议选取所有文献均具有的属性列，如“添加日期”“修改日期”等作为排序依据。
（5）文献预览。Zotero具备预览文献功能，在无需打开全文的情况下，直接展示出全文内容的前几页内容，方便文献识别，如图5右下角所示。

2.3.3 数据云存储

数据安全是个人知识管理的底线，使用云存储服务是当前的主流做法。Zotero用户可以自定义数据存储位置，只要确保该文件夹内数据库文件、翻译器、数据文件、样式文件等结构齐全，即可实现在不同设备间的数据迁移和恢复。同时，Zotero官方还提供云存储服务，能够同步所有文献条目的元数据、笔记至Zotero网络服务器，且无存储容量限制。然而，Zotero只为个人用户提供300MB免费附件上传容量，超出部分则需要按年计费购买存储空间。作为一款开源软件，Zotero支持第三方WebDAV云存储方案，允许通过其他云存储提供商实现Zotero数据的实时备份，并保持不同系统平台客户端的内容一致。目前，国内云存储服务商坚果云网盘支持WebDAV技术，对Zotero具有完善的支持方案[28]。除此之外，用户也可直接通过同步Zotero数据存储文件夹的方式实现不同客户端的内容同步，但由于易造成数据冲突，此类方法并非官方推荐的存储方案[29]。

2.4 吸收知识

吸收知识是个人知识管理中承前启后的关键环节，它是将外在的社会化知识消化、转化为个人内在知识的过程。吸收知识的能力因人而异，但是功能完备的工具、方法则可以事半功倍。Zotero提供辅助阅读、笔记管理、思维导图生成等基础功能，并能够实现文献内知识点的定位和提取，构建新的个人知识结构网络体系，为形成新的知识成果提供支撑，如图6所示：
图6 个人知识网络的构建

Figure 6 The construction of a personal knowledge network

2.4.1 辅助阅读

在知识学习的过程中，阅读大量科学文献是必不可少的，Zotero则提供了全方位的阅读管理流程，包括批注、注释、扩展阅读等，帮助实现高效阅读。基于PDF.js开发的Zotero内置PDF阅读器具有完备的批注功能，除了基本的高亮文本、添加注释、区域选择等功能外，还可以为注释添加标签。此外，内置阅读器还支持展示其他PDF阅读器所做的复杂批注，包含形状批注、指示批注、文字批注、区域高亮、删除线、自由画笔等批注方式的内容（见图7）。值得一提的是，Zotero还支持文献分割阅读。在打开的PDF文件上右键选择“横向分割”或“纵向分割”，PDF阅读区将一分为二，分割出的阅读区域可分别定位到不同页面，从而实现同一文档内的对比阅读，如图7所示：
图7 Zotero的批注、横向分割和自动识别参考文献功能

Figure 7 Zotero’s annotations, horizontal splitting, and automatic reference recognition features

科学文献的参考文献是重要的扩展阅读内容，有利于读者构建完整的知识体系。Zotero能够自动识别PDF文献中的参考文献并下载，方便用户进一步拓展阅读范围。如图7所示，打开PDF文档右侧的元数据管理区，点击“参考文献”栏下面的“刷新”按钮，此时Zotero会自动将PDF文档中的参考文献按顺序排列在下方。当选中列表中的某条参考文献，文献摘要、期刊类别等详细信息将自动浮现。若需要获取参考文献的全文信息，只需点击列表中参考文献后方的加号按钮，Zotero将创建新的文献条目并下载其全文内容，同时两条文献条目之间将自动建立关联关系。

2.4.2 知识点管理

在个人知识管理过程中，需要将分散存储于各种载体中的知识点提取出来并进行有效管理。Zotero笔记提供了强大的知识点管理功能。Zotero的笔记有条目笔记和独立笔记两种形式，条目笔记（又称“子笔记”或“摘录笔记”）作为附件归属于对应的文献条目，而独立笔记则和文献条目同级。两种笔记创建方式稍有差别，但两者功能相同，均可在右侧元数据和相关信息管理区进行编辑和管理，实现边阅读边记录。Zotero笔记基于富文本编辑器TinyMCE开发，具有完善的文字编辑能力，包括格式化文本、文字颜色、高亮文本、清除格式、添加超链接、插入引注和检索功能，而且还支持Markdown语法，支持插入图片、表格、LaTex数学公式等多种内容。
Zotero笔记的引注功能能够支持文献内知识点的精准定位。在创建笔记内容时，除了手动输入内容以外，笔记内容还可以直接从文档注释中添加，或者直接选择文档内容拖拽至笔记中。Zotero自动在其内容前后添加双引号，并在其后括号内显示被引文献信息。将鼠标光标放置在笔记文档内，出现“在页面显示”链接，如图8左侧所示，点击该链接，Zotero将自动打开PDF文档，并定位到该内容在文中的具体位置。用鼠标点击被引文献信息，则出现“显示条目”链接，如图8右侧所示，点击该链接，Zotero将定位到该文献条目。此外，对于手动输入的内容也可以添加引注信息。点击引注符号，并选择相应的文献条目，Zotero则在指定位置自动添加被引文献信息。
图8 Zotero笔记的引注功能

Figure 8 Zotero note’s citation feature

2.4.3 知识网络构建

单篇笔记的知识点容量有限，个人知识管理需要对个人笔记和摘录笔记等多条笔记进行管理，按照内容相互链接、由此及彼地形成个人知识网络体系。Zotero不仅支持笔记与文献之间的引注，还支持笔记与笔记之间的双向链接，从而实现笔记的统一管理。Zotero笔记可以实现笔记内容的直接引用、实时更新以及笔记网络链接关系显示等，如图9所示：
图9 Zotero笔记的双向链接

Figure 9 Zotero note’s bidirectional linking

首先，设定主笔记（见图9中的“主笔记01”）。然后，其他笔记可以直接插入到主笔记中（见图9中的“条目笔记01”），或者将其链接到主笔记中（见图9中的“条目笔记02”）。在主笔记和其他笔记中，分别出现以笔记名称命名的超链接，点击该链接，将跳转至相应的笔记，从而实现了笔记的双向链接功能。此时，如果“条目笔记02”中存在其他笔记的超链接，点击该链接，图9右侧“条目笔记02”区域将显示新链接笔记的内容。如此，主笔记实现了对其他笔记的深度管理，并形成知识网络体系。

2.5 应用知识

应用知识是个人知识管理的最终目的，是个人能力的体现。在个人知识成果创造、输出过程中，个人知识管理工具能够自动、快速、高效地协助进行繁琐的细节完善，也能够输出不同格式要求的知识成果进行展示。个人知识管理工具还有助于管理团队共享知识，提高团队知识水平。

2.5.1 参考文献管理

参考文献是科学成果重要的组成部分，也是最繁琐、耗时的基础性工作。科学文献管理工具正是为解决这一问题而发展出来的，Zotero能够实现方便的参考文献管理。Zotero提供了超过10 000种期刊的引用规范样式，可直接生成符合期刊要求的参考文献列表。同时，Zotero也支持自定义调整参考文献引用样式，并支持添加外部基于引用格式语言（Citation Style Language，CSL）的样式。Zotero引文管理模块可以作为加载项集成到Microsoft Word、WPS、Libreoffice等文字编辑器中，并提供插入、修改、更新等自动化文献引用管理功能。另外，Zotero支持将笔记内容插入文字编辑器中，笔记中的引注链接则自动转化成文后参考文献。

2.5.2 多格式输出

思维导图、PPT等格式文件是常用的知识成果输出形式。Zotero不仅支持将笔记导出为Freemind格式思维导图，还支持直接将文献条目中的PDF、Word等文档拖拽至Freemind思维导图中，从而自动创建文档链接类型的子节点。这些子节点以引用文献样式命名，点击子节点则可以直接打开对应的PDF文档，实现Zotero与思维导图之间的联动。
除此之外，Zotero笔记还支持导出Markdown格式文件，利用Marp、Slippr、Pandoc等工具可以快速将Markdown文件转化为PDF、PPT等格式文件，方便交流展示与分享。

2.5.3 知识共享

团队合作是科学研究、工作的常态，通过个人知识管理提升团队知识管理水平具有重要意义。Zotero具有完善的群组管理功能，可以方便地实现知识共享和协作。Zotero群组分为3种类型：私有群组、群组页面开放但成员加入群组封闭、群组页面开放且成员加入群组开放。其中，前两种类型群组均支持文献条目附件上传功能，也可以同步笔记、文献批注、标签等内容。需要强调的是，群组所有者必须使用Zotero官方云服务方案，群组文件夹内所有文件的上传/下载流量费用也只计入群组所有者的账户。当用户加入某一群组后，Zotero文库管理区自动出现一个名为“群组文库”的分类与群组名及其文件夹。群组成员可以像操作自己的文库文件夹一样进行添加、编辑、删除等操作，且所有成员的群组文库内容将实时同步更新。基于此，通过Zotero群组功能可以无缝地实现团队内部的知识分享以及协同办公，有力地推动了团队知识管理工作效能。

3 基于Zotero的个人知识管理新技术应用/Application of new technology for personal knowledge management based on Zotero

科学技术是第一生产力，新技术的发展也不断丰富着个人知识管理实践。Zotero开发之初就开放了多种API接口，包括JavaScript API、Firefox API和Web API，通过API接口可以实现Zotero与其他应用程序、服务的交互和集成，从而赋予Zotero全新的功能。当前，Zotero开发者社区活跃着大量中外志愿者，其发布并维护着众多的功能扩展插件。通过这些插件，使得Zotero的个人知识管理功能更加完善，同时也能够更好地应用最新的技术发展成果。表3是建议安装的Zotero插件，其中，辅助翻译功能和AI功能对个人知识管理又尤为实用。
表3 建议安装的Zotero插件列表

Table 3 A list of recommended Zotero plugins

序号 插件名称 作者 主要功能 项目地址
1 ZotFile Joscha Legewie 附件管理，实现自动命名、附加新文件等功能 https://github.com/jlegewie/zotfile
2 Jasminum l0o0 识别中文学术资源类网站元数据，如CNKI、百度学术等 https://github.com/l0o0/jasminum
3 Better Notes for Zotero windingwind 扩展笔记功能，实现双链笔记管理 https://github.com/windingwind/zotero-better-notes
4 Preview for Zotero windingwind 实现PDF预览功能 https://github.com/windingwind/zotero-pdf-preview
5 Zotero pdf Translate windingwind 实现PDF、笔记、元数据等翻译功能 https://github.com/windingwind/zotero-pdf-translate
6 Zotero Reference Polygon 实现PDF参考文献解析 https://github.com/muisedestiny/zotero-reference
7 Zotero Style Polygon 实现文献条目评级、彩色标签、阅读进度等功能 https://github.com/MuiseDestiny/zotero-style
8 Zotero gpt Polygon 在Zotero中实现ChatGPT、Kimi等人工智能的应用 https://github.com/MuiseDestiny/zotero-gpt

3.1 辅助翻译技术

在工作实践中，频繁地阅读外文科技文献必不可少，因此辅助翻译尤为重要。通过安装Zotero pdf Translate插件，Zotero便具备了完备的辅助翻译功能，该插件提供Google、CNKI、有道等免费翻译引擎，也可以调用DeepL、讯飞、GPT等付费翻译服务。当用户使用Zotero内置阅读器打开PDF文档时，选中的文档内容或批注内容将自动翻译为目标语言，且支持将翻译结果直接插入到笔记中。此外，该插件还支持对文献条目标题、摘要的翻译，并将翻译结果与原文一并显示在元数据和相关信息管理区，方便用户快速掌握文献核心内容。
除此之外，其他插件也提供辅助翻译功能。Zotero Style插件还具有全文翻译功能，可以一键实现PDF解析及翻译，并支持原文与翻译结果在同一文档内的对照呈现，极大地提高了外文阅读效率。

3.2 AI技术

随着大模型、AI等技术的深入发展，生成式AI拓宽了人们知识获取的渠道，AI辅助用户内容创作、AI自动生成内容成为了新的知识生产模式[30]。科研工作者理应善于运用新质生产力工具，积极拥抱技术进步。通过安装Zotero gpt插件，Zotero能够调用ChatGPT、Kimi等AI服务，实现与AI的对话。Zotero gpt支持对单篇或多篇文献进行分析，能够快速提炼文献主要内容、研究方法、结论等信息，帮助用户速读文献；还可以对单篇文献进行精读，回答用户关于文献内容的各类问题。Zotero gpt支持在笔记中调用，可以对用户写作内容进行翻译、润色等，从而提升个人知识产出质量。
目前，生成式AI技术还存在虚假信息生成、意识形态偏见等问题，并不能完全替代人脑。在使用过程中，科研工作者应保持审慎态度，科学合理地利用。

4 基于Zotero的个人知识管理注意事项/Notes on personal knowledge management based on Zotero

Zotero超出了单纯的文献管理工具范畴，已经成为能够很好地覆盖个人知识管理全流程的理想工具。然而，在实践运用中，还应注意一些问题，才能更好地发挥Zotero个人知识管理效能。

4.1 遵守保密要求

应合理权衡数据安全与保密关系，特别在使用云存储服务时。Zotero拥有云存储功能，可以自动将文献条目、笔记以及附件同步至云服务器。尤其对于从事科研、保密单位工作的用户而言，在使用Zotero过程中，必须始终遵守单位的保密条例，严格落实“上网不涉密，涉密不上网”的保密原则，确保不在Zotero中存储或处理与工作秘密或国家秘密有关的文件。

4.2 重视元数据的完整性

元数据揭示数字资源知识内容，也是对文献进行管理的载体。Zotero拥有自动获取网络资源元数据的能力，但是网络上仍然存在着大量未含有标准元数据的数字资源。在Zotero文献条目管理区，用户可以进行文献条目管理，也可以直接对文档进行管理。针对没有标准元数据的数字资源，建议根据条目类型进行手动著录其相关元数据，以便于分类和识别。文献条目元数据不仅是引用参考文献的基础，也是进行评级、关联文献、建立条目笔记的根基。所以，一个具备完整元数据的条目才能更好地发挥Zotero管理个人知识的功能和优点。

4.3 定期回顾整理

随着用户个人知识的不断积累，所管理的知识对象将逐渐增多，个人知识结构系统也会越来越繁杂。为了保证个人知识管理的系统性和高效性，建议用户定期开展回顾和整理。在Zotero中可以方便地调整文库、文献条目、笔记等的位置，剔除不必要的文献条目，完善文献元数据，优化笔记之间的关联关系。养成定期回顾和整理个人知识管理系统的好习惯，可以帮助逐步构造并完善个人知识体系，从而在需要时迅速满足相应需求。

5 总结/Summary

在个人知识管理实践中，需要对大量的工具书、科学文献、网络信息、笔记等各类数字资源进行系统化管理和利用。在获取信息方面，利用Zotero通过浏览器、引文文件、标识符、RSS等多种方式可以智能获取文献元数据和全文信息；在整理知识方面，利用Zotero可以开展文件夹多级分类、标签、评级、关联文献、排序等多种整理方式，同时可以方便地进行云存储；在吸收知识方面，利用Zotero的辅助阅读、笔记功能可以开展知识点管理、知识网络构建，有助于实现精确地知识定位，完善个人知识体系；在知识应用方面，Zotero具备便捷的参考文献引用管理、多格式输出以及团队知识共享，有助于高效展示知识成果、共享知识资源，提升团队整体的知识管理水平。以Zotero为基础平台，配合相应的功能拓展插件，Zotero可以满足个人知识管理全阶段的主要需求，实现个人知识管理的“All in One”。

朱志赟：论文框架设计，论文撰写；

谢子晴：论文校对与补充。

References

Publishing order | Descend order by publishing year | Descend order by cited within
[1]
ALAVI M, LEIDNER D E, 郑文全. 知识管理和知识管理系统：概念基础和研究课题[J].管理世界, 2012(5):157-169.(ALAVI M, LEIDNER D E, ZHENG W Q. Knowledge management and knowledge management systems: conceptual foundations and research issues[J]. Journal of management world,2012(5):157-169.)

[2]
梁灿兴. 让个人知识管理研究回归个人知识[J]. 图书馆,2022(12):1-7,14.(LIANG C X. Bringing personal knowledge management research back to personal knowledge[J]. Library,2022(12):1-7,14.)

[3]
陈利华, 沈治宏. 论组织知识管理和个人知识管理及其关系[J]. 图书情报工作, 2005(2): 64-66.

(CHE L H, SHEN Z H. Analysis of knowledge management and personal knowledge management[J]. Library and information service, 2005(2):64-66.)

[4]
孙晓宁, 储节旺. 国内个人知识管理研究述评与展望[J]. 情报科学, 2015,33(2):146-153.(SUN X N, CHU J W. Research review and prospect of domestic personal knowledge management[J]. Information science,2015,33(2):146-153.)

[5]
杨羽茜, 邓胜利. 国外个人知识管理研究进展与述评[J]. 数字图书馆论坛, 2017(4): 39-46.(YANG Y X,DENG S L. Research progress and review on foreign personal knowledge management[J]. Digital library forum,2017(4):39-46.)

[6]
赖纯胜, 卢泽辉. 个人知识管理方法的初探[J]. 锦州医学院学报,2000(5): 76-78. (LAI C S, LU Z H. Preliminary study of personal knowledge management methods[J]. Journal of Jinzhou Medical University, 2000(5):76-78.)

[7]
甘永成. e-Learning环境下的个人知识管理[J]. 中国电化教育, 2003(6): 20-24. (GANG Y C. Personal knowledge management in e-learning[J]. China educational technology, 2003(6):20-24.)

[8]
杨鹤林. 个人知识管理理论与实施研究[D]. 广州：华南师范大学, 2005. (YANG H L. Research on the theory and implementation of personal knowledge management[D]. Guangzhou: South China Normal University, 2005.)

[9]
王翠萍, 张妍妍. 基于个人知识管理的用户信息空间模型构建[J]. 图书情报工作,2008(4): 54-56,53. (WANG C P, ZHANG Y Y. On the construction of user’s information space model based on personal knowledge management[J]. Library and information service, 2008(4):54-56,53.)

[10]
郝琦, 李尚昊, 刘军. 面向实践的个人知识管理框架研究[J]. 图书馆学研究,2015(21):90-95. (HAO Q, LI S H, LIU J. Research on the practice-oriented framework of personal knowledge management[J]. Research on library science, 2015(21):90-95.)

[11]
张义民, 韩文, 刘畅, 等. 基于科研人员需求的个人知识管理工具竞争力分析及新构想[J]. 图书情报知识, 2017(4): 113-121,112. (ZHANG Y M, HAN W, LIU C, et al. Competitiveness analysis and innovation on personal knowledge management tools based on research’ demands[J]. Documentation, information & knowledge,2017(4):113-121,112.)

[12]
武燕. iSpace Desktop在个人知识管理系统中的应用研究[J]. 甘肃科技纵横, 2007(6):23,95. (WU Y. Research on the application of iSpace Desktop in personal knowledge management system[J]. Gansu science and technology information, 2007(6):23,95.)

[13]
王佳敏. 思维导图在碎片化学习的个人知识管理中的应用[J]. 信息与电脑,2020,32(21):207-209. (WANG J M. The application of mind map in personal knowledge management of fragmented learning[J]. China computer & communication,2020,32(21):207-209.)

[14]
熊传毅, 孔辉. 基于360安全浏览器的个人知识管理应用研究[J]. 农业图书情报学刊,2016,28(10):212-216. (XIONG C Y, KONG H. Application study of personal Knowledge management based on the 360 web-browser[J]. Journal of library and Information science in agriculture,2020,32(21):207-209.)

[15]
周倩. 印象笔记在非全日制研究生个人知识管理中的应用研究[J]. 电脑知识与技术,2022,18(36):103-105,109. (ZHOU Q. Research on the application of EverNote in personal knowledge management of Part-time graduate students[J]. Computer knowledge and technology, 2022,18(36):103-105,109.)

[16]
杨志萍, 杜瑾, 李红培, 等. 个人知识管理工具综述[J]. 知识管理论坛,2013(3):9-15. (YANG Z P, DU J, LI H P, et al. Review of personal knowledge management tools[J]. Knowledge management forum, 2013(3):9-15.)

[17]
郑小军, 莫葵凤, 杨上影, 等. 工具与技巧：职业院校教师如何提升个人知识管理能力(下篇)[J]. 广西职业技术学院学报,2019,12(3):67-78. (ZHENG X J, MO K F, YANG S Y, et al. Tools and skills: how vocational teachers improve their personal knowledge management ability(Part 3)[J]. Journal of Guangxi vocational and technical college,2019,12(3):67-78.)

[18]
陈思义. 试论个人知识管理工具[J]. 数字与缩微影像,2022(1):40-43. (CHEN S Y. Article on personal knowledge management tools[J]. Digital & micrographic imaging,2022(1):40-43.)

[19]
晏凌, 张淑君. 基于语义Wiki的个人知识管理系统构建实践[J]. 图书情报工作,2012,56(15):104-108. (YAN L, ZHANG S J. Building practice on personal knowledge management system based on semantic Wiki[J]. Library and information service,2012,56(15):104-108.)

[20]
郝兆杰. 个人知识管理系统的设计与开发[D]. 武汉：华中师范大学, 2006. (YAO Z J. The design and development of personal knowledge management system[D]. Wuhan: Central China Normal University,2006.)

[21]
刘晓波. 个人知识管理系统的设计与实现[J]. 图书馆研究与工作,2021(4): 60-66. (LIU X B. Design and realization of personal knowledge management system[J]. Library science research & work,2021(4):60-66.)

[22]
阳欣辰. 基于碎片化学习的个人知识管理研究[D]. 成都：四川师范大学, 2017. (YANG X C. The research of the personal knowledge management based on the fragmentation of learning[D]. Chengdu: Sichuan Normal University,2017.)

[23]
王赟芝, 黄玉婧. 科研用户个人知识管理工具采纳影响因素研究[J]. 图书馆学研究,2018(18): 91-98. (WANG Y Z, HUANG Y J. Research on the influencing factors of the adoption of personal knowledge management tools for scientific users[J]. Research on library science,2018(18):91-98.)

[24]
徐慧芳, 贾苹, 孟连生. 数字环境下科研人员信息查询利用行为调查分析——以中国科学院为例[J]. 图书馆论坛,2012,32(6): 37-42,11. (XU H F, JIA P, MENG L S. Survey of information seeking behavior of researchers from Chinese Academy of Science in digital age[J]. Library tribune, 2012,32(6):37-42,11.)

[25]
高慧琴, 胡昌平. 基于跨系统信息资源共享的科学文献管理工具选择与利用分析[J]. 信息资源管理学报,2013,3(2):42-49. (GAO H Q, HU C P. Research on scientific literature management tools selection and utilization based on information resources sharing[J]. Journal of information resources management,2013,3(2):42-49.)

[26]
中国互联网络信息中心. 第53次中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL]. [2024-12-20]. https://www.cnnic.net.cn/n4/2024/0322/c88-10964.html. (China Internet Network Information Center (CNNIC). The 53rd Statistical Report on China's Internet Development[EB/OL]. [2024-12-20].https://www.cnnic.net.cn/n4/2024/0322/c88-10964.html.)

[27]
COHEN D J. Creating scholarly tools and resources for the digital ecosystem: building connections in the Zotero project[J/OL]. First Monday, 2008,13(8). [2024-12-20]. https://doi.org/10.5210/fm.v13i8.2233.

[28]
坚果云. 如何在Zotero中设置webdav连接到坚果云？[EB/OL]. [2024-12-20]. https://help.jianguoyun.com/?p=3168. (Nutstore. How to set up webdav connection to Nutstore in Zotero?[EB/OL]. [2024-12-20]. https://help.jianguoyun.com/?p=3168.)

[29]
Zotero Documentation. Alternative Syncing Solutions[EB/OL]. [2024-12-20]. https://www.zotero.org/support/sync#alternative_syncing_solutions.

[30]
曹树金, 曹茹烨. 从ChatGPT看生成式AI对情报学研究与实践的影响[J]. 现代情报,2023,43(4):3-10. (CAO S J, CAO R Y. Influence of generative AI on the research and practice of information science from the perspective of ChatGPT[J]. Journal of modern information,2023,43(4):3-10.)

Options
Outlines

/

〈 〉