知识管理论坛 >

2015 , Vol. 2015 >Issue 1: 35 - 41

DOI: https://doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2015.01.005

研究论文

数字化笔记在个人知识管理中的应用

  • 苏媛欣
展开
  • 四川大学公共管理学院 成都 610064

E-mail:

Copy editor: 徐健

收稿日期: 2015-01-19

  网络出版日期: 2025-04-28

收起

The Application of Digital Notes in Personal Knowledge Management

Expand

Received date: 2015-01-19

  Online published: 2025-04-28

Fold

摘要

通过个案研究法、经验总结法分析了数字化笔记的优势，对比了几款常用的数字化笔记工具。以EverNote印象笔记为例，分析了其在知识学习、保存、共享、使用、创新方面的运用，为学生和知识工作者在个人知识管理方面提供参考。

关键词： 数字化笔记; 知识管理; EverNote

本文引用格式

苏媛欣 . 数字化笔记在个人知识管理中的应用[J]. 知识管理论坛, 2015 , 2015(1) : 35 -41 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2015.01.005

Abstract

Through the case study method and the experience summary method, this paper analyzes the advantages of digital notes and compares several commonly used digital note-taking tools. Taking Evernote as an example, it analyzes its applications in knowledge learning, preservation, sharing, utilization, and innovation, providing a reference for students and knowledge workers in terms of personal knowledge management.

Key words： digital notes; knowledge management; Evernote

1 个人知识管理

1.1 个人知识管理的必要性

（1）当今信息时代背景下的知识具有数字化和网络特征，对知识的管理有必要借助信息技术手段。
（2）个人知识管理的过程是个人知识从混沌无序走向系统有序的过程，是个人知识体系不断完善的过程，也是提升工作效率和个人核心竞争力的过程。
（3）知识是抽象、特殊的产品，对知识的管理应以获取和利用为重点，以知识共享创新为目标，发挥个人价值和效用[1]。

1.2 个人知识管理的内容

（1）网络资源。随着3G、4G网络的广泛覆盖、平板电脑等移动设备的普及，人们随时都可以在网上检索获取信息、浏览网页，并可以将有帮助的信息及时保存下来，在使用时迅速提取，从而提升工作效率。
（2）个人文件知识库资源。这部分资源是个人知识管理的核心，包含着我们日复一日积累下来的各方面知识，可以以Word、PDF文件和视频、音频、网页等各种形式存在。
（3）个人通讯资源。我们在日常生活中通过电话短信、电子邮件、信函等与他人沟通交流，也会收到他人发放的名片。在沟通过程中重要的有意义的信息应该被收集管理起来。
（4）人际交往资源。一个人的人际交往圈往往会体现出其个性、爱好、工作圈等特性，也为个人的发展提供了机会，如果能够管理好人际交往资源，个人将会受益无穷。
（5）个人时间管理。在快节奏的工作生活中，要做的事情很多，而时间却很有限，这要求我们进行时间管理[2]。

1.3 个人知识管理的意义

（1）个人知识管理能快速找到已收藏的文档来解决问题，减少知识检索时间，提高工作效率。在生活工作中，我们都会有这样的经历：曾经读过一篇受益匪浅的文章，但是不记得准确标题，要用时难以找到，不得不重新花费一番功夫来查找资料。
（2）个人知识管理有利于挖掘隐性知识，将隐性知识转化为显性知识。
（3）持续学习并更新个人知识体系，可以提升个人核心竞争力和个人价值。知识作为知识型工作者的资本，系统化的管理可以提高个人竞争力。

1.4 个人知识管理的过程

（1）知识获取与整理。知识获取的来源非常多元化，如网络、图书、培训课程、人际网络、互助学习小组。
（2）知识交流和分享。知识交流和分享是知识管理的精髓，也是一种精神，一个人的知识是有限的而全人类的知识是无穷的。就像我们常说的，你有一种思想，我有一种思想，彼此交换一下，毎个人就有两种思想。互联网的迅速发展提供了众多交流分享平台：文档分享平台（百度文库、网盘、豆丁网等）、SNS（微博、Facebook等）、百科类（Wiki、百度百科等）、网络问答社区（知乎等）。
（3）知识应用创新。知识本身是没有价值的，只有在利用时才能发挥价值。因此在知识管理中，不能只注重知识的积累，盲目地把网页复制或保存下来，而是需要关注知识能量的释放。知识管理的最终目的不是存储而是在提升工作效率的基础上，将所学的知识及时有效地运用在学校、工作和生活中，将知识转化成能力，进而促进个人的发展。知识创新是知识管理的灵魂，是我们能否突破现有高度的关键。因此要开拓思维，创造新方法，比如对知识材料进行消化吸收，形成体系后再进行整理归纳，在这个过程中会受益颇多。

2 数字化笔记

数字化笔记是依托于PC机、平板电脑、智能手机可以随时记录想法或信息，并能随时访问的软件工具。它支持涂鸦、手写、图片、录音、视频、头脑风暴。市场上常用的数字化笔记有EverNote(印象笔记)、Wiz(为知笔记)、OneNote(微软)等。这些数字化笔记共同的特点是：随时可记录和访问、检索方便、跨平台使用和同步、云存储。

2.1 数字化笔记的优势

数字化笔记集笔记记录、跨平台共享、建立个人智库等功能于一体，与纸质笔记或电脑记事本、微软office或其他个人知识管理工具相比有巨大的优势，具体如下：
（1）随身携带性。只要我们随身携带了智能手机、平板电脑就可以在任何情境使用。
（2）保存完整。纸质笔记易损毁，记下的东西不一定能在我们使用时快速找到，而利用记事本等工具记录较零散，不能形成系统性知识。
（3）内容的丰富性。现在很多数字笔记本支持录音、图片、文字、手绘等形式，我们不仅可以随意删除，还能随意复制粘贴。
（4）检索效率高。数字化笔记最大的优势就是检索灵活，不仅可以对内容任意检索，EverNote还支持图片中的文字、PDF文字检索。
（5）备份与云端同步。我们在手机、电脑中记录想法，内容都会同步到云，不用担心自己的想法丢失。内容跨平台同步，在各种终端都可以使用。
（6）知识交流和分享。将想法共享给同事进行“头脑风暴”活动，可以获得更多更好的建议和灵感。
（7）安全和隐私性。将知识纸质化，其安全性不够强，然而使用数字化笔记， PIN码和解锁功能增强了其安全性。

2.2 几款常用数字化笔记介绍及比较

（1）EverNote是被称为“曲线识别技术之父”的前苏联专家S.Pachikov开发的管理软件,其用户总数已经超过1亿。其特色功能是：跨平台同步、网页剪辑、图片搜索（可以搜索扫图片内的中英文以及PDF文件内的文字）、团队协作等。除了基础版的EverNote外，还有众多扩展应用，如食记、人脉、墨笔、圈点、悦读等。
（2）微软的OneNote除了笔记记录、图片录音记录外，还提供了API，开发者们可以为其开发各类插件或服务。微软自家为OneNote提供网页剪辑器的浏览器bookmarklet等功能。总体来说，OneNote界面层次清晰，彩色标签页让分类一目了然，而其自由编辑模式，使用户不需遵守格式进行文字编辑，而可以随意安放文本、表格等。
(3)Wiz为知笔记是国内唯一一款“工作笔记”的云笔记软件。不仅可对资料多级目录管理，还能创建多人群组讨论。同时还支持发微信记录、发微博、邮件分享、网摘到为知笔记，并拥有标签、日历、任务等多种GTD编辑功能。
几款笔记具体比较如下表1所示：
表1 三款数字笔记详细比较
对比项目 EverNote 微软OneNote Wiz（为知笔记）
使用平台 Web、Windows、Andriod、Windows Phone、Ios、Mac os X、移动网页版 Web、Windows、Andriod、Windows phone、Ios、Mac os X Windows，iOS，Android、网页版
是否收费 有免费版（每月上限流量60M，无PIN码锁），如有更高需求可购买高级版（45美元/年，每月上限流量1G，有PIN码锁） 之前是作为Office的套件收费，现已全面免费 个人永久免费，企业按需付费
兼容性 可以导入OneNote、Web QQ 是Microsoft Office组件之一 可兼容Word、PPT、Excel
功能对比 收集：可以在平板电脑和手机端直接录入声音、拍摄图片等，然后同步到云端，非常便捷
整理：笔记本分为一级目录
执行：管理文版笔记为主。搜索、同步的细节方面非常出色
回顾:浏览的体验非常好,十分方便、快速




 收集：①在手机和平板电脑端，基本没有编辑功能，基本没有插入录音和拍摄照片功能。②可以插入word文档、PDF、Zip附件，作为很全面的收集篮
在PC端，OneNote可以无限层次组织笔记，同时支持丰富的编辑功能，整理功能强大
整理：组织多层级的文件,目录结构清晰。同时支持丰富的编辑功能，可以直接插入Word、图片等文件。整理功能强大
执行：使用PC端的OneNote较强
回顾：价值在于使用平板电脑和手机。在手机和平板电脑里，不宜使用表格，使用表格字体非常小，而且浏览很慢
 收集：平板和手机端可以插入声音、拍摄图片等，然后上传到云端，十分便捷
整理：支持多级目录，但对文本的编辑功能略差，无大纲视图等
执行：增加了日程和行动清单功能、发布到博客功能
回顾：浏览笔记感觉很不错，相对于EverNote略微逊色。
加密与数据安全 采用密码加密的方式，对笔记内的文字任意选择加密 证书加密方式

3 数字化笔记在知识管理中的应用--以EverNote为例

要形成一个系统性的知识管理体系，关键要把收集、整理、思考、实践、分享都变成日常的习惯。下面从过程的角度来分析EverNote在个人知识管理中的应用。

3.1 学习知识

3.1.1 网络资源信息的学习

要对知识进行管理，首先就需要学习知识，无论是领导人、企业管理者，还是学生，都应该终身学习。知识更新的加快，时代社会的剧烈变化要求我们不断学习新知识，调整知识结构，与时俱进，认清并把握时代趋势。随着互联网的飞速发展，网络逐渐成为学习的主要途径，包括：
⑴搜索引擎。搜索引擎覆盖范围广，更新速度快，人们只需在搜索框中输入所要查询的问题，便可迅速地获得答案。在大学生学习过程中，其对百度搜索的应用频率远远超过知网、万方等学术期刊数据库。在学术搜索方面，百度和Google都有文档检索的功能，比如检索“知识管理.pdf”、“知识管理.doc”或“知识管理.ppt”，即可下载相关文档供学习研究。
⑵百科类网站。维基百科是一种多人协作的显性知识表达工具，这类网站是不同背景、知识体系的人对同一知识的评估和共享体系，并非完全正确，但其错误可以在很短的时间内得到更正，故其准确度和完整度正在不断提升。
⑶信息评价类工具[1]。图书数不胜数，但是质量参差不齐，找到适合我们所需且质量较高的图书十分不易。豆瓣则提出了一个相对合理的书籍评价体系，人们可以搜索相关书签，查看书签下面有关的图书，通过网友对这些图书的打分、长评或短评，了解这些图书有哪些优点和缺陷，从而快速筛选出适合我们的图书。
利用EverNote收集网络资源信息，不仅抓取信息十分简单，同时还有利于整理、回顾和使用。

3.1.2 有目的的建立项目知识库

在工作中，我们可能同时做多个项目，这些项目可能持续时间很长并且分为几个阶段，而我们正在跟进的多个项目有可能处于不同的阶段。因此，在EverNote中建立专门的研究笔记本来收集、阅读、整理、钻研相关资料很有必要。
在资料收集的基础上启动项目，可以在资料夹中建立“执行”的工作笔记，尤其是对项目“中枢核心控管笔记”进行管理，之前累计的信息用于对现在工作的支持[3]。在中枢核心控管笔记中，通过笔记链接功能去链接项目所需要的参考资料。一旦项目或工作完成后，有两种做法处理资料：一是建立“封存”笔记本组，专门将暂时不用但相对重要的笔记挪放到“封存”的笔记本中；二是直接删除，下次需要时直接在网络上获取最新的资料。

3.1.3 稍后阅读笔记的整理

简单地说，稍后阅读是把目前看到的信息先存储起来，或做个书签之后进行阅读。在EverNote中可以给浏览器安装clearly工具，以快速抓取需要稍后阅读的文章，抓取的文章会自动存储在默认的笔记本中，我们可利用EverNote的标签时间管理法，将笔记加上today、tomorrow之类的标签。这些标签会提醒我们稍后阅读已存储的信息或文章，并判断其是否有参考意义。一旦发现了有价值的内容，便可以加上个人心得，还可以将资料纳入资料库供日后参考。

3.1.4 上课时的工具

可用EverNote将教师授课内容直接录制（音、视频）下来。同时EverNote也可以作为讲义使用，教师发给学生PPT、PDF的资料，打印成纸质版不仅携带不方便，而且经常会找不到要用的资料，但以EverNote作为讲义上课时学生就可以直接阅读PDF作笔记，如果是Word也可以利用平板电脑或PC的浏览器打开，直接在上面作笔记，方便而有效。

3.1.5 用EverNote自主学习

EverNote peek是EverNote在iPad上的延伸应用。这个自我学习工具将笔记变成问答测试题，通过iPad上的掀盖来完成考试。例如，我们在学习中收集了专业词条到EverNote上，并建立一个笔记本（文件夹），然后在peek中导入平时学习的题库，这时标题就是题目而内容是答案，通过iPad掀盖，就可以先看到问题，再看自己的答案是否正确。

3.1.6 其他文档的学习

利用EverNote可以打开Word、PPT、Excel等文档，并做笔记标注等。

3.2 保存知识

在知识保存中我们会有以下误区：①无限制地保存。看到有用信息时，我们习惯性地加为书签，或者当教师列出了一张书单，第一时间将这些书下载下来。但实际上，这些内容中有多少我们真正读取过，仅仅存在硬盘中的知识并不能自动转化为“我的知识”。只有经过自己阅读和思考的才能将显性知识转化为隐性知识。②保存什么知识。聪明的知识工作者会保存符合当前和未来发展的信息。利用EverNote对保存的知识建立标签、索引能保证用时信息被快速找到。
EverNote的设计者P.Libin将EverNote看作人们的外部大脑。“大脑”被托管在云端，可以通过移动终端与其联系。它的界面设计简单明了，我们可以随时可以把一段录音、一个视频、一封邮件、一个网址、一张图片、一篇剪裁了的文章储存在EverNote上，加以适合的标签。EverNote还会智能标注信息的时间、地理位置、场景，这些都是以后搜寻记忆的线索依据[4]。

3.2.1 网络资源保存

利用EverNote收集网络资源信息十分简单，以电脑端为例：①最传统的方法，即手动选择网页内容再复制粘贴。②在EverNote已经运行的情况下，选中内容，按win+A的快捷键，内容会自动复制到EverNote中。③想保存图片或画面时，win+printscreen快捷键可以快捷截图到EverNote。④收集重要电子邮件：可以发信给私密电子邮箱，邮件内容自动成为笔记。

3.2.2 保存文字、照片、声音等

EverNote的基本功能并不是复制粘贴，而是记录文字、图片、声音等。用数字化笔记记录信息，是将想法“行动化”的第一步，同时从本身来说就是推动创作的过程，此时就可以用到EverNote的扩展功能skitch。
EverNote还提供录音功能。在安卓版中，不仅可以声音记事还可以把声音转化为文字，它可以识别中英文等多国语言，转化的文字根据口语清晰度和生僻度有所差异。如果我们需要手绘或快速画图，则可用到EverNote的手写功能。

3.2.3 保存人脉资源

成功学经常引用这样一个公式：20%的知识+80%的人脉=成功。实际上我们也会说，一个人是否能够成功不在于你知道什么，而在于你认识谁。从知识的角度来说，每个人都能带给我们启发、帮助，都是具有价值的。那我们保存“人”的什么内容？首先是对方的基本情况，如姓名、所属部门、职位、电话微信号等。
其次是对方的背景情况。在沟通过程中获得对方的背景信息，例如兴趣爱好等。最后是双方的联系过程。涉及双方讨论过的事情、对方正在或准备做的项目以及之前做过什么大项目等。只要我们能够保存好这些信息，与对方沟通的效率必然会提高，建立关系的可能性也增加，也为我们自己今后的发展提供了机会。
通过EverNote可以轻松存储管理通讯人脉资源。在工作中，我们可能因为开会、出差、出席活动、聚会等原因收到各种名片。然而纸本管理不仅浪费资源，而且想找一个人时，很难从一堆名片中翻出来。还有很多朋友会通过名片扫描工具或手动输入名片信息。如果我们用EverNote来整理名片，不仅和通信录并存，在“即时记录”上发挥更多功能，查找也很方便。具体方法如下：打开APP→创建新笔记→照片→名片。EverNote会自动在笔记标题栏输入“日程约会”以及地点。可以在EverNote中创建笔记本专门存放名片。除此之外，还可以拍下合影照片，将之和名片储存在同一笔记中。之后则可以把会面情况、对此人的观察记录下来。更进一步地，如果觉得可能有机会合作，那么就可以把工作用的笔记用超链接的方式放入名片中，以便日后快速查找和这位朋友有关的工作记录。

3.3 共享知识

知识共享，有助于建立自己的个人品牌，吸引更多的人参与合作。通过知识共享可以促进人们彼此间的了解，开拓个人发展的前景。数字化笔记工具的知识共享的意义主要体现在如下几方面：①只需在笔记上单击鼠标右键，选择“共享”，就可以通过电子邮件、Twitter、Facebook的方式来分享笔记。②笔记本共享给指定的账户，这个笔记本后续的更新被分享的受众也可以及时看到更新。③专业版的EverNote可以共享的同时勾选“修改此笔记本”选项，分享的受众就可以修改笔记、新建笔记，这个功能非常适合团队合作使用。

3.4 使用知识

3.4.1 组织论文

使用EverNote可以收集资料、撰写论文提纲，利用其笔记本功能能对论文各章节进行设计、分类整理，以便在写作时随时获取。
还可以利用EverNote的标签，管理控制论文进度、分类管理资料，如标注正在进行、即将进行、需要回顾的论文条目。然后，利用EverNote待办事项功能以及中枢笔记概念，建立论文进度项目笔记，并用这则笔记掌控论文撰写流程。

3.4.2 组织知识，形成个人知识体系

EverNote是知识库，不是数据库更不是仓库。我们可以借助EverNote内建的“笔记链接”功能，建立多则笔记的索引目录，或者在笔记内容中插入其他参考资料的超链接，使每则笔记间有更具可读性的互联网络。主要操作如下：①若要在A笔记中插入B笔记的链接，只需右击B笔记，选择“链接此目录”，再在A笔记中粘贴即可。②管理多则笔记，按住键盘上的ctrl键不动，然后用鼠标点选需要的笔记，可以一次选择多则笔记添加标签、邮寄或者合并成为一则。

3.4.3 管理个人文件资源

EverNote是知识库不是数据库，应该保证EverNote是流动的，而不是一味地存储知识。利用EverNote进行文件管理意味着把“目前重要的”文档和“接下来重要”的文档存入其中。利用EverNote进行个人文件管理有很多优点：①随时就文件做文字注解，增加相关参考文字。②随时从任何装置中调出文档编辑，修改过的内容会同步到其他设备。③笔记和项目统一。执行项目时建立中枢控管笔记，使其包含策划、讨论、待办事项、重要文档，一则笔记就可以掌控所有工作，实现效率最大化。

3.5 创新知识

随着科学技术的发展，学科间交叉和渗透频繁，不管是科研团队还是企业公司，由于信息量、知识量和学科的局限，个人单打独斗逐渐被团队合作取代。从知识管理角度说，科研团队的性质就是建立在知识协作和行为自主性基础上的知识和能力交易，通过知识交流和共享，提升团队的知识整合行为和能力，最终实现知识创造。
首先通过沟通，团队将研究项目分成几部分，团队的成员可以在自己的EverNote中创建笔记本，并设置成为共享，这样团队中的所有成员都可以根据自己的需求上传、下载笔记本中的资源。EverNote印象笔记作为中间纽带，把团队成员的所有想法和资料集合在一起，就形成了关于这个项目的知识库[5]。同时EverNote上有信息分类、信息检索功能，对知识进行系统管理。EverNote的多平台和同步功能使我们可以方便地和同伴们分享或获取信息资源。当正好需要项目资料而又没有随身携带时，可以请团队的其他成员将材料在平台上提供共享以解决问题。

4 结语

数字化笔记在知识管理中，与其他工具相比有可检索、内容丰富、跨平台同步、可共享等优越性。利用EverNote等数字化笔记工具进行知识管理不仅可以学习网络知识，还可以随时回顾整理，形成个人知识体系。而它的共享功能更能激发个人灵感、提升工作效率、实现思维方法的创新。

参考文献

原文顺序 | 文献年度倒序 | 文中引用次数倒序
[1]
黄娟.信息时代的个人知识管理探微[J].教育传播与技术，2005(1)：29-32.

[2]
田志刚.你的知识需要管理[M].沈阳：辽宁科学技术出版社,2010:76-83，95-99.

[3]
电脑玩物站长.Evernote超效率数字笔记术[M].北京：人民邮电出版社,2013：133-140.

[4]
王珊珊.Evernote：拖管你的大脑[J].中外管理2013(3)：93-96.

[5]
罗秀娟.基于云笔记EverNote的科研工作者个人知识管理探究[J].图书馆学研究,2013(17):65-68.

Options
文章导航

/

〈 〉