企业知识管理系统实现模型与技术架构研究

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  • 北京广播电视大学经济管理学院 北京 100081

收稿日期: 2014-04-25

  录用日期: 2014-05-18

  网络出版日期: 2025-04-28

‌Research on the Implementation Model and Technical Architecture of Enterprise Knowledge Management Systems‌

  • Wang Yue
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Received date: 2014-04-25

  Accepted date: 2014-05-18

  Online published: 2025-04-28

摘要

企业知识管理系统的规划和部署,是一个企业中带有战略意义的重大决策和实施过程。如何设计和实施一套符合企业总体战略的、高效率的知识管理系统,已经成为大多数企业迫切需要解决的问题。分析知识管理系统实现技术的分类,从制定战略的角度明确企业知识资产和知识处理能力,在此基础上提出企业知识管理系统的具体应用模型。并进一步探讨系统实施的技术架构,提出服务导向的集中式知识管理系统架构。

本文引用格式

王悦 . 企业知识管理系统实现模型与技术架构研究[J]. 知识管理论坛, 2014 , 2014(4) : 40 -45 . DOI: 10.13266/j.issn.2095-5472.2014.04.007

随着科学技术的飞速发展与经济全球化进程的不断加快,经济发展表现出从资本经济向知识经济转变的重要特征。企业要想获得竞争优势,对知识进行管理的能力已成为一个重要因素。如何设计和实施一套符合企业总体战略的、高效率的知识管理系统(knowledge management system,KMS),已经成为大多数企业迫切需要解决的问题。
当前运行的信息系统有很大一部分属于管理范围,而且都是在原有的组织运营基础上建立起来的。信息系统在规划设计、实现运行上都遵循原来的管理模式,而在知识就是竞争力的全球大背景下,这样的信息系统无疑是缺乏生命力的。它无法实现对知识有效的识别、获取、开发、分解、使用、存储和共享,也不能提供显性知识和隐性知识转化和共享的途径,更无法运用集体的智慧提高应变和创新能力。近年来,许多IT厂商都推出了KMS开发平台,但实际上,这些开发平台仅仅提供了一个可以进一步开发的工具,要成功地建立企业的KMS,不仅需要这些工具,更重要的是要对KMS的设计和实施具有深刻的理解和认识。基于此,本文在对知识管理系统实现技术分析的基础上,提出了一个企业知识管理系统实现模型,并进一步探讨企业知识管理系统的技术架构。

1 知识管理系统实现技术的分类

知识管理是信息管理的高级阶段,因此,在某种意义上,知识管理系统本身也是一个特殊的信息管理系统。技术工具的选择和组合,是知识管理系统规划、设计和实施的重要一环。对工具的选择既要符合知识管理战略的方向,又要考虑到投入和产出的对比,以及技术的复杂程度、成熟程度等多方面的技术经济因素。自从知识管理作为一个单独的研究领域和实践范畴引起广泛关注以来,不断有许多学者以各种不同的标准、方法对知识管理系统中的信息技术进行归纳、总结和分类。这些分类方法之间差异非常大,相互之间很难对比、连接或融合。目前国内外学术界缺乏对知识管理系统实现技术的统一分类和界定,造成这种现象的原因,除了学者本身的出发点、方法论不同,很重要的一个原因在于如何理解信息技术对知识管理的支撑作用,以及对信息技术本身的层级的理解。
目前对知识管理系统的技术工具的分类有过程导向和产品导向两种典型思路[1]。过程导向认为知识管理是一种社交沟通过程,组织的知识资源主要存在于员工的头脑中;产品导向认为知识管理在本质上是对信息的管理,知识存在于文档、记录和数据等信息载体中。这两种信息管理思想实际上是知识管理系统的两个维度。用一个不够精确类比,前者强调的是隐性知识的获取,后者注重显性知识的处理。基于这一思想,将知识管理系统中的常用技术工具,组织在过程-产品的二维空间内,作为一种对技术工具的可视化分类手段。如图1所示:
图1 知识管理系统中的传统技术工具和知识工具
在此基础上,将知识管理系统中的技术工具分成了传统工具和知识工具两大类,并按照知识获取和编纂、知识发布、知识共享、知识创新4个过程进行了细分,如表1所示:
表1 知识管理系统中的技术工具分类
类型 知识共享 知识发布 知识获取/整理 知识应用/创新
传统工具 电子邮件,协同应用,讨论组,P2P,门户 文档处理,文档管理 头脑风暴,思维导图,统计计算
知识工具 基于本体的门户 专家系统,最佳实践,教训记录 知识获取和编纂根据 知识发现,数据发掘,创新工具
早在知识管理作为一个单独的研究范畴和实践领域之前,以计算机和网络为核心的现代信息技术已经被广泛地应用在企业管理当中。随着计算机硬件处理能力倍增式增长,网络技术特别是互联网技术迅速发展起来,企业信息管理实现了系统化、网络化,出现了以ERP、SCM、CRM为代表的面向企业业务流程的综合性应用系统[2]。上述所有这些所谓传统的信息技术,并未随着技术发展而消失,反而,这一系列支撑性的工具本身也在不断演化,作为更先进技术的底层支撑而继续发挥作用。从这个意义上讲,上面所罗列的各项技术工具,在现代知识管理系统中,仍然以底层架构的形态存在并发挥不可或缺的支撑作用。
如前所述,作为现代知识管理理念和思想的一个重要来源,早年用于软件开发、软件工程中的一些技术理念和技术手段,构成了现代知识管理系统的另一个重要基础,这就是知识工程所提供的一系列系统化分析模型和人工智能技术所提供的对信息和知识进行深度处理的智能化技术手段。实际上,在知识管理系统当中没有哪项技术不是以计算机和网络、通讯为核心的信息技术作为支撑和手段,即使是像头脑风暴、实践社群这样一些社会化(社交化)手段,背后也仍然离不开物理的(电子的)技术基础。

2 企业知识管理系统的战略制定与实现模型

企业知识管理系统的规划和部署,是一个庞大的系统工程,通常是一个企业中带有战略意义的重大决策和实施过程。因此,在设计规划阶段,必须要综合分析企业内外部所面临的挑战与机遇,综合分析企业显在和潜在的资源和能力。随着知识管理系统规划和设计的逐渐深入,必须对基于知识流程和知识服务功能的知识管理系统框架做出更具体的设计,因此,就需要给出更实用、更具体的应用模型。

2.1 企业知识管理系统的战略制定

战略是指有意识地运用组织资源去实现其目标的系统性行动计划。知识管理系统的战略就是关于如何调度、应用与知识相关的各种资源去支撑整个组织的整体战略和目标的实现。从制定战略的角度将与知识相关的资源分成两大类:知识处理能力和知识资产。知识处理能力指参与知识活动的参与者(人、计算机系统)的个体或整体,在处理知识方面的能力;知识资产既包括知识活动参与者所拥有的知识,也包括组织中已有的知识构件(如文档、手册、视频),还包括组织文化、组织架构、关系和规则等。
知识资产和知识处理能力二者的结合,构成了组织完整的知识资源[3]。在制定战略的过程当中,不仅要关注已经拥有的知识资产和已经具备的知识处理能力,更要关注潜在的知识资源和知识处理能力,这样才能有效地识别出有待建设的知识管理系统当中,需要获取和扩充哪些知识资产,提升哪个方面的知识处理能力,采取哪种最有效的知识管理技术手段,以及如何培育知识工作者个体和群体、乃至整个组织的知识实践能力,这就是知识管理系统战略的核心价值与意义所在。知识管理系统的部署和实施,最终目标是提升企业整体的创新能力、竞争能力和创造价值的能力,这种综合能力可以解析为4个维度:更高的生产力,更大的灵活性,更强的创新能力,更好的企业声望。知识管理系统战略制定的思想框架如图2所示:
图2 知识管理系统的战略制定

2.2 企业知识管理系统的实现模型

近些年来,随着国际上对知识管理的研究与应用日益广泛深入,国内外许多学者提出了大量不同视角、不同方法、不同繁简程度的知识过程模型。笔者认为,作为指导知识管理系统规划与设计的应用模型要与知识管理理论模型和概念模型保持一致,体现知识管理本体的一般性规律,能够具体体现出知识管理活动的一般性流程,在繁简程度上要保持适度,过于复杂的过程模型,会因为对知识流程的界定太过细碎而失去普遍性。
基于以上考虑,结合对知识流程的理解和认识,本文提出企业知识管理系统实现模型如图3所示:
图3 知识管理系统实现模型
知识流程是外部信息源通过知识获取、知识处理、知识发现、知识传播与共享、知识使用与创新等环节相互连接、循环往复的没有终点的流动过程。知识流动的过程就是知识得以融合、序化、创新的过程,它是知识管理系统的命脉[4]。对知识流程的5个节点做进一步归纳,将知识管理系统划分为知识收集、知识组织和知识应用3个子系统,把知识流程的5个节点置于这3个子系统之下,通过知识流程对应知识管理系统的功能模块和技术工具,底层是知识管理系统的基础性架构。
知识收集子系统是企业知识管理系统的输入系统,是知识管理工作的基础。该系统最初收集到的只是蕴藏着丰富知识的信息资源,有待于人们去进一步挖掘。搜索引擎是比较常用的显性知识获取工具,知识专家查询的实现技术和工具(如知识专家地图)是隐性知识获取工具。知识组织子系统是知识管理的核心部分,是对企业中杂乱无章的知识进行序化的系统。包括知识处理与发现:知识处理主要研究知识条理化、知识标准化和知识分类编码等;知识发现的实现技术专门研究如何从数据库的大量数据中发现隐藏在其中的规律,提取有用信息,进行数据分析,为管理层提供有效的决策。知识应用子系统是知识管理系统的输出系统,其用户界面是用户最终可见的部分。该系统将知识收集和知识组织子系统得到的结果综合起来,将经过组织、整序后的相关信息、知识传播给具有不同使用权限的特定用户,然后通过人的创新活动而实现知识重用。
以当前的技术和应用现状,可以把知识管理系统的实现技术分成三大类:基础架构类、智能分析类和人际沟通类。此外,那些目前已经成熟的信息管理系统技术和应用,如OA系统、会计系统、人力资源系统、SCM-ERP-CRM系统等,相对于知识管理系统而言,更多的是起到信息源和知识素材的作用,从整体上看,可以将这类系统的输出,视作知识管理系统的输入,二者以数据交换和功能匹配的方式集成在一起。
如前所述知识管理系统实现技术的分类中,传统工具中部分通用性更强的技术被列入这里的基础架构类;另一部分工具偏重于通讯方面的应用,则列入人际沟通应用;而知识应用类工具,主要是指这里所讲的智能化分析技术。智能化分析技术主要包括人工智能、神经网络、全文检索、本体构建与演化、语义分析、数据挖掘、知识可视化、决策支持系统等。人际沟通应用主要包括知识门户、推送系统、专家黄页、知识地图、群件、工作流系统、远程会议、项目日志、维基、即时通讯等。对于图3中基础架构部分以及信息管理系统部分的技术,笔者认为不属于实施知识管理系统的专门技术,所以在此不再讨论。

3 企业知识管理系统的技术架构

系统架构是一切复杂系统实施的蓝图,其重要性不言而喻。知识管理系统的各项知识服务,是由位于下层的信息技术工具所提供的一系列功能组合之后,在特定的架构之上实现的。因此,知识管理系统的基础架构就体现为由信息技术所提供的知识工具的组织结构[5]。
企业知识管理系统是一个高度综合的复杂系统,包含多层次、多功能的模块和技术工具。从系统观点出发,实施这种复杂系统的架构需要一种独立于具体产品、具体应用技术和具体供应商的架构设计思想,本文从知识功能实现的信息技术手段,以及信息管理系统对知识管理系统的底层支撑意义方面,提出服务导向的集中式知识管理系统架构。按照服务功能的分类,将相应的功能实现方法分成3层7个子层,如图4所示:
图4 知识管理系统的技术架构

3.1 基础服务层

基础服务是指知识管理系统技术架构底层所提供的基于信息通信技术的基础性支撑服务,包括互联网服务的接入和通讯、文件共享与协同、群件服务、即时通讯、视频通话、视频会议、系统安全管理等。知识管理系统的基础服务架构包括两层:数据库层(data base)和支撑服务层(infrastructure)。
根据信息来源的不同,数据库层区分为内部数据库管理系统(database management system,DBMS)和外部数据库连接(data link)服务。这一层为知识管理系统提供与内部和外部数据库的连接,包括各类业务和技术数据的获取、过滤、分类、排序、整理、存储、压缩、备份、更新、优化等功能,以及为其他层提供查询服务的功能。
支撑服务层为系统提供最基本的软硬件服务,包括终端和服务器的软硬件、网络通讯组件、应用软件等。文件管理、存储管理、共享服务、目录服务、互联网接入、群件、通讯软件、工作流、工作组管理等功能均在这一层实现。对于知识管理系统与SCM、ERP、CRM等信息管理系统集成的知识管理系统,这些应用系统中的数据存储和处理功能也包括在这一层。

3.2 知识服务层

知识服务是知识管理系统的核心服务功能的集成。它包括知识集成服务和知识应用服务。集成服务包括知识的分类与本体、知识结构、元数据、目录服务、同步控制等,其操作对象是知识本体即元知识。知识应用服务包括知识发现、知识发布、知识协同和数字化学习。这是一种基于信息技术手段和实现方法的对知识应用功能的分类,并非对应于概念层面的知识流程。知识集成和知识应用服务是知识管理系统中最主要的部分,是直接对知识元素、知识资源和知识素材进行操作的核心功能层。

3.3 用户服务层

用户服务是指用户即知识工作者通过企业知识门户访问知识管理系统,系统处理用户的访问请求,并对用户的服务需求进行智能化、个性化分析,同时也包括向用户推送特定的知识内容。这类服务并不涉及对知识内容本身进行处理,而是用户与知识内容和知识处理功能之间的智能化界面和接口。
时代的发展决定了企业知识管理的必然性,而知识管理又必然要求企业建立自己的知识管理系统。知识管理系统是企业今后进行有效管理的主流方向。然而,知识管理的实施毕竟是一个系统工程,目前,它的发展还处于初步阶段,还有许多技术性和非技术性的难题需要解决,有待于进一步的研究和探索。因此,我们有必要从各个方面进行努力,为知识管理的有效实施以及知识管理系统的构建和完善寻求有效的解决途径。
[1]
Abecker A, Van Elst L. Ontologies for knowledge management[M] // Staab S, Handbook on Ontologies. Berlin:Springer-Verlag,2009:38-40.

[2]
徐福缘,顾新建.企业知识管理的实现技术与工具[J].系统工程理论方法应用,2010(1):52-54.

[3]
Holsapple C W, Jones K. Exploring secondary activities of the knowledge chain[J]. Knowledge and Process Management ,2005,12(1):71-73.

[4]
古垣,季晓林.浅论企业知识管理系统的构建[J].现代情报,2012(10):44-45.

[5]
Maier R. Knowledge management systems: Information and communication technologies for knowledge manage-ment[M]. 3rd Ed. Berlin: Springer-Verlag, 2007:96-98.

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