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2013 , Vol. 2013 >Issue 8: 21 - 27

DOI: https://doi.org/10.7536/j.issn.2095-5472.2013.08.004

研究论文

清华大学图书馆非书刊特藏文献捐赠管理系统设计

  • 晏凌 ,
  • 张蓓 ,
  • 何玉 ,
  • 袁欣
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  • 清华大学图书馆

晏凌, 副研究馆员 分馆副馆长,

张蓓, 副研究馆员

何玉, 馆员 部副主任

袁欣, 馆员 部主任

收稿日期: 2013-06-05

  网络出版日期: 2025-04-28

收起

Design of the Donation Management System for Non-book and Non-periodical Special Collection Documents in Tsinghua University Library

  • Yan Ling ,
  • Zhang Bei ,
  • He Yu ,
  • Yuan Xin
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Received date: 2013-06-05

  Online published: 2025-04-28

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摘要

针对高校图书馆捐赠工作和非书刊特藏文献的特点，界定书信、笔记、手稿、讲义、题词、卡片、文章、海报、会议纪要、书法、绘画、照片/幻灯、影集、证书、奖状等各种类型的非书刊文献，设计实现清华大学图书馆非书刊特藏文献捐赠管理系统。系统设计涵盖基于特藏专题聚类的工作流程、多层级的非书刊捐赠文献元数据方案、用户导向的系统功能模块等方面。

关键词： 非书刊文献; 捐赠; 多层级; 元数据方案; 系统设计

本文引用格式

晏凌 , 张蓓 , 何玉 , 袁欣 . 清华大学图书馆非书刊特藏文献捐赠管理系统设计[J]. 知识管理论坛, 2013 , 2013(8) : 21 -27 . DOI: 10.7536/j.issn.2095-5472.2013.08.004

特藏资源具有的稀缺性、独特性、传承性等特点，决定了图书馆特藏建设可由购买、系统积累和接受捐赠三种途径实现。高校图书馆经费紧张但人脉丰富，使得捐赠成为其特藏建设高效、便捷的重要途径[1]。
清华大学图书馆接收的捐赠品种类繁多，类型丰富：除传统的图书、期刊之外，还有手稿、照片、字画等非书刊文献[2]。如何甄选并有效管理捐赠获得的非书刊文献，使之最终发展成图书馆真正的特藏？这是清华大学图书馆面临的问题。其中非书刊特藏文献的管理是最迫切需要解决的问题。理由有三：①图书和期刊管理在目前高校图书馆已是非常成熟的日常工作，而对手稿、字画、书信、笔记等非书刊文献的管理，国内外图书馆都还在探索中；②非书刊特藏文献相比图书和期刊文献，图书馆更难获得，因此非书刊特藏文献更显珍贵和稀缺；③高校图书馆的根本目标是为教学科研服务，对专业研究人员来说，非书刊文献一般是非正式出版物，通过正常途径很难获得，因此也更有研究价值和资料价值。
笔者借鉴图书和期刊文献管理的经验，结合图书馆捐赠工作和非书刊特藏文献的特点，设计了清华大学图书馆非书刊特藏文献捐赠管理系统。

1 系统分析

1.1 基于特藏专题聚类的工作流程

非书刊文献是指除图书（含随书光盘、磁带）、期刊以外的各类文献资源，之所以定名为文献，主要与“瓷器”等实物资源区分。
清华大学图书馆的非书刊捐赠文献类别繁多，形式各异。为了便于管理和深入挖掘有价值的特藏文献，笔者依据内容将非书刊文献按专题聚类，形成“保钓统运”、“地方文献”、“国际货币基金组织（IMF）”、“世界银行（WB）”、“亚洲开发银行（ADB）”、“世界各国中央银行（CB）”、“清华院士”、“校友”、“学生作品”、“国内外图书馆”等特藏专题，每个专题指定专人负责整理和服务。负责捐赠工作的馆员收到非书刊文献捐赠品后，首先判定其所属的特藏专题，直接交由该专题的责任馆员，完成收登、初挑、入藏、统计及往来文件、信件回复等工作；若不能确定所属专题，统一交由特藏部处理。清华大学图书馆非书刊文献捐赠工作流程图如图1所示:
图1 清华大学图书馆非书刊文献捐赠工作流程

1.2 需求分析

● 捐赠工作的特点决定了系统数据需分成4个层级进行管理，即捐赠者信息、捐赠单信息、捐赠品基本信息、捐赠品复本（件）信息。该问题将在2.2节予以进一步说明。
● 系统对同类型资料应能区分出所属的特藏专题，并实现将同一特藏专题的不同类型资料集中汇集抽离出来的功能。
● 设置捐赠品名称、捐赠品编号、捐赠人(单位)名称、特藏专题名称、去向等检索项，要求支持模糊检索。
● 可按以下字段统计：文献类型、特藏专题名称、登记时间(具体某个日期或是某段时间)、捐赠人(单位)名称、去向、记录登记人等，并能按一定格式输出到打印机或文件。
录入数据基于权限分级管理。记录一经确认，将不容许随便修改，如确要修改，需填写说明，交系统管理员存档后，由系统管理员统一修改。

2 多层级的非书刊捐赠文献元数据方案

对各种非书刊文献，现在已经有不少成型的元数据规范，如“CDLS：中国数字图书馆标准规范建设项目”中对会议论文[3]、地方志[4]、家谱[5]、拓片[6]等都形成了完整的元数据方案[7]。但管理捐赠途径获得的非书刊文献除了需要考虑文献本身的特点外，还必须考虑捐赠的相关信息，如捐赠者信息、捐赠时间、地点、起源等。笔者抽取资源的本质特点，在借鉴现有元数据规范的基础上，设计实现了多层级的非书刊捐赠文献元数据方案，全面深入地揭示捐赠物品，以便合理组织信息，有效利用捐赠物品，为高校教学科研提供资源保障。

2.1 非书刊文献的类型界定

按本文1.1节对非书刊文献的定义，非书刊文献除了主要包括技术报告、政府出版物、会议文献、学位论文、专利文献、技术标准、产品样品等常见类型外，还包括书信、笔记、手稿、书法等特种文献。为保证非书刊特藏文献捐赠管理系统中信息的规范化，笔者将日常工作中容易产生歧义的非书刊文献类型了明确的界定。如表1所示：
表1 清华大学图书馆非书刊文献类型定义
资源类型（主类） 资料类型（子类） 定义
特种文献
资料		 书信 各类通信，包括信件、明信片、贺卡、请帖、邀请函等
笔记 在听课、听报告、读书等情况下所做的摘抄、随想等文字记录，没有确切时间或者不是以日期作为记录顺序
手稿 在创作或研究过程中所产生的手写文字记录，可以是草稿、未定稿、校改稿（包括打印稿的手写校改稿）或最终的完成稿。创作手稿的体裁不限，可以是任何一种文学作品，也可以是论文，但不包括书画作品和其他艺术作品
讲义 为讲课而编写的、非正式出版的、集合了课程大纲和知识要点的资料，包括手写、油印、打印、铅印等形式
题词 为表示纪念和勉励某一主题而写的话，其中全部或部分有手写形式存在
卡片 集中了若干知识要点和信息的或手写或打印的硬质小纸张
报纸 具有统一名称、固定版式、统一开本、连续编号、汇集多位著者的多篇著述，以定期或不定期形式发行的出版物
文章 各种散的单篇资料，包括书的部分章节、剪报以及来自期刊、报纸等的文章
海报 戏剧、电影等演出或球赛等活动的招帖
会议纪要 各种会议的纪录与概要
书法 条幅 以字为主的书法长条作品
折页 长幅的书法作品装裱后按照一定大小折叠成册
扇面 包括字和画的扇子，为便于收藏而装裱过的称扇面
绘画 包括中国画、油画、水彩画、铅笔画等各类绘画作品
照片/幻灯 以摄影形式记录人、事、风物的文献载体
影集 集中存放照片的册集
证书 由机关、学校、社团等颁发给名人以表彰其成就或授予其荣誉的文件
奖状 授予单位或个人的奖励证明书，用来表示对单位或者个人获得成绩的一种认可和表扬。
其他 文本输入暂未包含的资源类型

2.2 多层级的非书刊捐赠文献元数据方案

根据元数据的内涵和作用，可将元数据划分为管理元数据（administrative metadata）、描述元数据（descriptive metadata）、分析元数据（analytical metadata）、权限管理元数据（rights management metadata）和技术元数据（technical metadata）等类型[8]。
清华大学图书馆非书刊特藏文献捐赠管理系统中的元数据方案是典型的描述元数据，该方案全面描述系统中与捐赠资源相关的各类特征和属性，包括捐赠者特征、捐赠品特征、复本（件）特征以及系统在实现功能过程中所要求的其他语义信息等。同时，该元数据方案还清晰地展现了捐赠者、捐赠单、捐赠品、捐赠品复本（件）之间的层级关系。
例如：“张三”在2012年5月11日、2012年9月5日分别捐赠了两批非书刊文献，文献中含有字画、讲义、书信等类型，其中2012年9月5日批次中有一种《线性代数讲义》是油印的，有3个同样的复本，则该表述的元数据结构如图2所示：
图2 多层级的非书刊捐赠文献元数据结构示意

2.2.1 “捐赠者”元数据项及简单说明

带*的为必备项
● 捐赠单位/个人名称*： 字符
● 捐赠单位/个人地址*： 字符
● 联系人姓名*：字符
● 联系人地址*：字符
● 联系人邮编*：字符
● 联系人电话：字符
● 联系人E-mail：字符
● 捐赠者类型*：个人/团体（下拉框选择）
● 备注：字符，此为捐赠者信息备注

2.2.2 “捐赠单”元数据项及简单说明

带*的为必备项
● 捐赠单批号：数字（系统自动生成，能反映建档日期时间）
● 捐赠单名称*：字符（录入规则同图书模块）
● 种数：数字（反映出某捐赠单下面共有多少种捐赠品）
● 册（件）数：数字（系统还将根据录入情况自动生成校验数据，反映出某捐赠单下面共有多少册（件）捐赠品）
● 来源：下拉框选择（包括：到馆、上门取、邮寄、**转来、不详）
● 备注：字符，此为捐赠单信息备注
● 捐赠单当前状态： 保存/提交
● 捐赠单生成时间：系统自动生成
● 初始登记人：字符，系统根据实际操作自动记录

2.2.3 “捐赠品”元数据项及简单说明

带*的为必备项
● 捐赠品名称*：字符，工作人员自己拟定
● 副标题：字符
● 并列标题：字符
● 作者/ 创作者：字符
● 捐赠品类型（主类）*：下拉框选择（详见表1）
捐赠品类型（子类）*：下拉框选择（详见表1）
● 捐赠品年代：字符，需在录入规则中规范写法（如1949年之后用公元纪年法，1949年之前用清代、明代、民国等朝代纪年法；原件和复印件共存时统一放原件年代，复印件年代在下一级备注中标明）
● 文种：下拉框选择（包括：中文、英文、日文、韩文、法文、德文、俄文、西班牙文、匈牙利文、其他）
● 捐赠品材质*：字符，一般为纸质
● 捐赠品尺寸：字符，包括长、宽、高、直径等
● 捐赠品页（张）数：数字 （接收到的捐赠品往往不都是单件，如1本影集、1套卡片等，都作为1个单元；这里录入实际包含的页数或者张数）
● 有无价格：有/无 （下拉框选择）
■ 币种：下拉框选择（包括：人民币、美元、港币、台币、欧元、韩元、日元、英镑、加元、澳元、新加坡元、瑞典克郎、瑞士法郎、其他）
■ 单价：数字
● 其他描述性信息：字符，如人物、地点、时间等关键信息或关联关系

2.2.4 “复本（件）”元数据项及简单说明

带*的为必备项
● 捐赠品序号：系统自动生成，是系统对每件捐赠品给的唯一标识
● 捐赠品编号*：字符（20个），是工作人员自行编制的资料唯一标识号，相当于财产号
● 所属专题*：下拉框选择（包括：保钓统运、地方文献、国际货币基金组织（IMF）、世界银行（WB）、亚洲开发银行（ADB）、世界各国中央银行（CB）、院士、校友、学生作品、国内外图书馆、清华大学、本馆、待定、其他。由于不同的捐赠品复本可用于不同的专题建设，如多本讲义油印本，因此“所属专题”字段放置在这一信息层级录入）
● 是否为原件：下拉框选择，[是]、[否，独特资料复印件] （具有唯一性的、珍贵资料的高仿真复制件或彩色复制件）
● 数量：数字，复本（件）数，默认1
● 是否发送回执：下拉框选择（包括：已发、未发、其他），“已发”状态需要选择时间录入
● 捐赠品馆藏去向：下拉框选择（包括：大馆、文库、特藏、特藏1库、特藏资料库、金融图书馆、文科图书馆、法律图书馆、建筑图书馆、美术图书馆、经管图书馆、医学图书馆、保钓中心、馆办、古籍、转赠、待处理、其他 ，初始状态为“未处理” 需要进一步规范和确定）
● 上报资产时间：字符
● 备注：字符，此为该件捐赠品的备注，上述未尽事宜的说明
● 状态：系统根据实际操作自动生成该条记录的状态
● 处理时间：系统自动生成
● 初始登记人：字符，系统根据实际操作自动记录

3 用户导向的系统功能模块

根据面向的用户不同，非书刊特藏文献捐赠管理系统设计包括后台管理、服务展示两个子系统，功能模块划分如图3所示：
图3 非书刊特藏文献捐赠管理系统模块

3.1 后台管理子系统

该系统使用者是图书馆馆员，侧重于捐赠品管理以及相关工作流的建立。系统目标为：①基于非书刊捐赠文献元数据方案，更好地对相关资源进行描述，便于电子化管理；②基于清华大学图书馆在非书刊文献捐赠工作上的实践，建立规范合理的工作流，推动工作规范化、程序化进程。
系统主要功能模块包括：
● 用户管理：根据用户的工作需要分配相应的权限，限定用户能够进行的系统操作。
● 捐赠资源处理：通过捐赠者和捐赠品的信息登记、编辑、去向处理等一系列环节，实现对捐赠所得非书刊文献的电子化管理。
● 资产上报：记录向学校等相关部门上报资产的具体信息，为资产审计提供数据依据。
● 日志记录：可追溯捐赠活动的各个环节。
● 捐赠资源统计：针对捐赠者、确认者、来源、去向等多个信息点进行统计，为决策提供参考数据。

3.2 服务展示子系统

该系统的使用者是捐赠者和普通读者，侧重于非书刊捐赠文献的使用和对捐赠工作的展示。系统目标为：①实时发布捐赠信息，使捐赠者能及时了解捐赠品的状况，调动捐赠者的积极性，吸引更多捐赠；②有效揭示捐赠品，使读者了解图书馆所藏，促进非书刊文献的利用；③宣传非书刊文献捐赠工作，为图书馆特藏建设添砖加瓦。
主要功能模块包括：
● 捐赠导引：建立捐赠联系导航，用交互导引的方式，根据不同的捐赠途径，将捐赠者指引到相应的联系人及联系方式，减少捐赠者及捐赠物品在图书馆部门间的流转程序。
● 捐赠品查询：捐赠者可以查询到所赠物品到馆后的处理情况；读者也可以通过查询，了解图书馆接收到哪些非书刊文献资源。
● 捐赠品展示：以专题为线索，展示相关非书刊文献资源，并辅以专题报道，集中展示珍贵的捐赠物品。

4 结语

笔者设计的“清华大学图书馆非书刊特藏文献捐赠管理系统”于2013年1月开发完成，2013年3月进入系统试用和调试阶段，目前已经积累数据约5 000条。系统运行良好，希望本文的介绍能为图书馆非书刊文献的管理起到借鉴作用。

参考文献

原文顺序 | 文献年度倒序 | 文中引用次数倒序
[1]
晏凌.基于捐赠的清华大学图书馆特藏建设[J].图书馆杂志，2010，29(2)：44-45，56.

[2]
晏凌，张蓓.基于捐赠的高校图书馆特藏建设关键问题研究——系统管理、特色资源发掘模式及服务机制[J].图书情报工作，2010，54(21)：88-92.

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[4]
徐周亚，王荟，肖禹，等.地方志元数据规范[EB/OL].[2012-02-18]. http://cdls.nstl.gov.cn/mt/blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-021地方志元数据规范.pdf.

[5]
周秋芳，顾燕，陈建华，等.家谱元数据规范[EB/OL].[2012-03-6]. http://cdls.nstl.gov.cn/mt/blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-015家谱元数据规范.pdf.

[6]
胡海帆，汤燕，姚伯岳，等.拓片元数据规范[EB/OL]. [2012-12-23]. http://cdls.nstl.gov.cn/mt/blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-017拓片元数据规范.pdf.

[7]
“中国数字图书馆标准规范建设”项目组.CDLS：中国数字图书馆标准规范建设：技术报告[EB/OL].[2012-01-13]. http://cdls.nstl.gov.cn/2003/Whole/TecReports.html.

[8]
IFLA Cataloguing Section Working Group. Guidance on the structure，content，and application of metadata records for digital resources and collections[EB/OL].[2013-05-06]. http://www.ifla.org/VII/s13/ guide/metaguide03.pdf.

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