新技术环境下知识管理与知识服务专辑 已发表论文 版本 2 Vol 5 (4) : 227-233 2020
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知识萃取——放大知识管理的价值
Knowledge Extraction: Amplifying the Value of Knowledge Management
: 2020 - 08 - 11
: 2020 - 08 - 26
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摘要&关键词
摘要:[目的/意义] 知识萃取是知识管理实施过程之中必不可缺的重要抓手。通过知识萃取,能够让个人和组织少走弯路,并有效放大知识管理的价值。[方法/过程] 在总结知识萃取实践基础上,提炼出知识萃取的四大典型实施模式及成果推广“三力”模型,企业知识管理推动者可以根据组织的特点,因地制宜选择设计适合自己的落地方案。[结果/结论] 知识萃取是知识工作者迈向资深专家必备的基础技能,也是组织进行知识管理再上一层台阶的有力支撑,值得大力推广。
关键词:知识萃取;经验萃取;知识管理;萃取模式;成果推广;价值放大
Abstract & Keywords
Abstract: [Purpose/significance] Knowledge extraction is an indispensable part of knowledge management. Through knowledge extraction, individuals and organizations can avoid detours and effectively enlarge the value of knowledge management. [Method/process] On the basis of the summary of knowledge extraction practice, four typical implementation modes and three-force model of achievement promotion were extracted. Enterprise knowledge management promoters can choose and design their own implementation solutions according to the characteristics of the organization. [Result/conclusion] Knowledge extraction is a necessary basic skill for knowledge workers to become senior experts, and it is also a strong support for the organization to take knowledge management to a higher level, which is worth promoting.
Keywords: knowledge extraction; experience extraction; knowledge management; extraction mode; achievement promotion; value amplification
1   引言
通常,公司入职的同一批大学生,工作几年后,差距会明显被拉开。同样资历的业务骨干,10年之后,有些人还在原地踏步,但有些人已经成长为行业的领袖、顶级的专家或头部IP(原为Intellectual Property缩写,后来IP演绎为新媒体时代内容的一种跨界经营模式,它指各细分领域位于头部位置的专业人士能够抢占主要流量,并具有内容变现的优势)。这个差距是怎样慢慢产生,并逐渐被放大的呢?有诸多学者、大师经过大量的研究,共同发现其中一些普遍的规律——能否吸收新知,能否复盘反思,能否萃取经验,能否付诸行动,是个体与个体、组织与组织之间产生巨大差异的核心原因。
当今世界,各个领域都在不断涌现出“爆炸式”的破坏式创新。更多的中国企业更是走入无人区,后有追者,但前无来者。既然没有成熟的经验可以直接“拿来”,更需要“摸着石头过河”。不假外求,我们必须学会向自己学习,通过对自己的过往进行复盘反思,不断萃取成功的经验及总结失败的教训,无疑是提升个体及组织核心能力最有效的方式之一。《大学》有云:“此谓知本,此谓知之至也”。我们的学习之本,其实最终就是我们自己。知识改变命运,萃取放大价值。不经萃取的知识,算不上真知;不经复盘的人生,也大打折扣。
作为中国最早一批的知识管理实践者和研究者,笔者目睹了许多知识管理技术和方法的出现、应用及成熟。近些年,则明显感觉到企业对知识萃取的需求不断增多。笔者于2015年开始实践知识萃取并形成了PREFS®模型方法[1];2017年在《知识+实践的秘密 II》一书中整理了中粮集团标杆管理对标项目知识萃取的案例[2];2019年则提出企业知识萃取应用框架(KEAF)[3]。随后在实践中更是不断通过应用加深对知识萃取的理解,同时也为美的、百度、京东方、华力创通、中航、中船、中车等行业龙头企业提供知识萃取相关的咨询、辅导及培训等服务,并不断总结、提炼知识萃取的落地方法与实施模式。
与此同时,知识管理及企业培训圈子开始逐步认识到知识萃取的意义和价值,在实践探索的基础上也逐步形成一些成果。例如孙波提出的SPASTM最佳实践萃取模型[4];悦扬、李殿波、余雪梅等则在企业经验萃取与案例开发方面总结出一些规律[5];王兴权陆续把组织经验萃取以及个人经验萃取的相关技术进行总结[6-7];邱昭良也提出“知识炼金术”以及知识萃取与运营PDA三部曲[8],可见最近几年关于知识萃取相关的研究成果,如雨后春笋一般纷纷出现,这也兆示着知识萃取有可能在知识管理实践领域形成新的热点。
2   知识萃取与知识管理的关系
凡事都需要有套路方法,企业知识管理的实施也不例外。不幸的组织各有各的不幸,但是幸福的组织却是相似的。基于过去的实践和研究,通过与国内广大知识管理从业人员的讨论和共创,我们总结归纳出企业实施知识管理必备的步骤,共有14步(见图1),我们命名为“知识管理赶蝉十四步”。顾名思义,实施知识管理过程中的这14个重要步骤,相互勾连,相互助力,绵绵不断,共同形成一个完整的高效实施套路。


图1   “知识管理赶蝉十四步”实施方法论
从知识管理实施的整个生命周期来看,可分为准备、导入、运营、优化等四大阶段。每个阶段会包含不同的步骤,一个步骤也可能会横跨好几个阶段。根据图1可以看出,知识萃取是整个知识管理实施过程中的重要步骤,横跨三大阶段,酝酿于导入阶段,发力在运营阶段,见效于优化阶段。
很多企业在导入知识管理后,会在后面运营阶段及优化阶段,逐渐认识到知识萃取的价值。因此在导入知识管理之后,知识萃取无疑可以作为非常重要的抓手。我们知识管理内部的推动者KMer,不妨把知识萃取作为一个重要的手段和方式,推动企业知识管理整体价值的提升。
知识萃取是整个企业实施知识管理征途上有效的组成部分,如果把知识萃取与知识管理更多的工作协同起来,例如之前的知识体系架构与规划、后续的知识运营推广与促活、再之后的知识应用价值变现等,无疑更能放大知识管理的价值。
那么什么是知识萃取?笔者在很多文章里面已经做过定义。把组织内外大量的数据、文本、经验等原始素材进行加工,挖掘、抽取、提炼出高价值知识的活动,称之为知识萃取[1]。现阶段知识萃取的概念范畴在实践过程中已经被逐渐扩大,包含对隐性知识的挖掘、复现和提炼,以及显性知识的整合、加工与规范[3]。对经验的萃取是隐性知识显性化的过程,对文档的萃取是显性知识标准化的过程。
其实在自然界,我们也能看到类似于知识萃取的绝佳比喻——蜜蜂酿蜜的过程。蜜蜂们需要寻找蜜源并采集花蜜,采集蜂会逐朵吮吸花蜜装入蜜囊,飞回蜂巢后吐给内勤蜂。内勤蜂把蜜汁吸入胃里,通过100多次的吞吐,与胃中转化酶进行混合并发生化学反应。其他蜜蜂还会用翅膀不断扇风,以排出巢内湿气和水分。这样最终酿造产生出蜂蜜,花蜜中原始的蔗糖会分解转化成葡萄糖和果糖,水分也由原来的60%-80%减少到20%,最终留下的都是“菁华”和“干货”!
与蜜蜂酿蜜类似,知识萃取就是把知识精华酿造出来的过程。只不过我们输入的是数据、资讯、经验、感受等素材,这如同原料“花蜜”一样;我们输出的可能是案例、课件、模型、方法等成果,这类似产出“蜂蜜”一样;在此过程之中,我们需要博采众长,通过分析、对比、总结、提炼、升华等手法,进行知识萃取,实现去芜存菁,这非常类似于“酿造”的过程。
中国的许多企业,经过多年的打拼,已经度过了知识积累的原始阶段,开始意识到知识应用的重要性。大家发现需要从强调知识的“数量”逐步转向强调知识的“质量”,需要从强调知识获取的“速度”逐步转向强调知识认知的“深度”。知识萃取方法和技术,无论是对于知识产品的质量,还是对于知识认知的深度,都能起到积极提升的作用。这项知识酿蜜术,是职场人迈向资深专家必备的基础技能,也是组织进行知识管理再上一层台阶的有力支撑。
3   组织级知识萃取的典型模式
随着知识萃取在企业实践中不断地探索和深入,一些固有的范式也逐步被总结出来。目前可以按照“人-事”“个体-组织”两个坐标轴,把组织级知识萃取实践划分为4类典型模式,如图2所示:


图2   组织级知识萃取的典型模式
3.1   专家类知识萃取
一些企业经过几十年的发展和创新,已经培养出大批的大师级、国宝级专家。但是,许多在职的技术专家、管理专家也面临退居二线的情况。一些退休后年纪大一点的专家,慢慢变得言语困难,神智不清,甚至撒手人寰。
有的总师(总体设计师)感慨:“我一退休,单位内网里存储的个人资料、文档等过两个月都要被清理删除干净,真的太可惜了”。有的领导也发出“我们需要像抢救文物一样,去抢救专家的知识”这样的感慨。这些专家宝贵的经验和知识,在许多企业里根本没有人去整理、挖掘和萃取,更不用说很好地进行传承。这就必须要开展专家类知识萃取的工作,才能解决类似的问题。
因此,我们可以面向专家(人生、际遇、故事)进行知识萃取,相关工具与模板包括但不限于人生历程图、个人经验教训、个人主要成就、个人知识体系、个人知识包等。
3.2   主题类知识萃取
一些企业不同专业、领域、部门之间拉通、沟通存在严重问题,同样的问题经常发生,重复错误也频繁发生,造成巨大的浪费;原有的一些明星产品岌岌可危,市场占有额逐渐萎缩,核心技术人员及相关知识大量流失;重大质量问题频发,其中惨痛的教训没有时间总结;对竞争对手的研究不够,专利布局不清楚,技术方向不清晰,产品规划年年做,但总在变动调整,自己也没有信心。
这时,可以开展主题类知识萃取的工作。抽调不同专业、领域、部门的业务骨干,成立专案知识萃取焦点小组,从认知培训入手,充分认识到知识萃取对公司的价值;从不同专业(例如财务、研发、质量等)、不同主题入手,开发、提炼、萃取出真实主题案例;通过集体共创,促进上下同心,其利断金。
因此,我们可以面向主题(例如专业、领域、专案)进行知识萃取,相关工具与模板包括但不限于专业知识体系、领域FAQ、质量归零案例、专利分析、商业案例、行业案例等。
3.3   岗位类知识萃取
还有一些企业基于业务拓展需要,会短时间招收大量的新员工,存在培养周期短、学员多、要求高的问题。但按传统带教方法,各工种新员工一般需要2-3年才能够独立上岗操作。同时还存在任务重、带教师傅短缺的问题。
这时,可以开展岗位类知识萃取的工作。例如建立不同的岗位族群、多个岗位序列的知识体系。通过岗位基础知识地图(按图索骥、新手必读,岗位必备基础知识)、纵向横向岗位知识(不同单元相同岗位经验知识,岗位能力提升)、相关岗位关联知识(上、下工序专业技术知识,高效协同),进行岗位知识推动。
最终,有效解决自主学习、短期内多批次交叉培养等难题;依托知识社区解决学员交流讨论、阶段总结等问题。依托知识管理平台,避免重复投入,有效降低培训成本。促进新员工自我提升,实现岗位知识持续更新与完善。
因此,我们可以面向岗位(职责、任务、能力)进行知识萃取,相关工具与模板包括但不限于岗位职责、岗位作业指导书、岗位知识地图、岗位胜任力模型、岗位学习地图等。
3.4   业务类知识萃取
知识萃取还必须与企业业务活动紧密结合,尤其是与企业的战略、技术创新、产品研发等具体业务结合起来,才能实现真正的流程管道,知识活水。在开展业务工作的同时沉淀、萃取知识,也为知识应用“反哺”业务奠定基础,切实提高工作效率与工作能力。
由于大部分零散的知识是不能直接满足企业业务活动、战略发展中的综合性、全面性等组织知识需求,有些企业会结合业务(例如战略、流程、项目)实际,形成战略导向型(整体解决方案)、流程导向型(端对端流程方案)、项目导向型(项目解决方案)等知识产品化管理模式。不同类的知识产品解决不同具体问题,满足不同知识需求。
因此,我们可以面向更加复杂的业务场景(战略、流程、项目)进行知识萃取,相关工具与模板包括但不限于战略地图、技术路线图、业务流程图、业务流程手册、项目知识地图等。
当然除了组织级知识萃取,对个人级应用而言,知识萃取可以有更为广阔的场景应用拓展。现实世界中一个人的成长,同样离不开学习、反思、践行这三大环节。通过读书、行路、阅人、拜师、领悟等方式,方能实现不断超越。应用知识萃取,就是要融入到不同的场景里,不断进行锤炼打磨。与之相伴,我们学习、工作、沟通的效率也会随之提升放大。
4   知识萃取成果推广“三力”模型
华为公司在进行项目知识收割时,最后一个步骤是“传递知识到潜在用户群体”。也就是要确定萃取知识成果的潜在适用目标范围及对象是谁。然后由知识管理人员做“知识二传手”。他们主动组织一些知识传递活动并确定传递方式。例如经验闪电传播、线上项目空间展示、制作采访视频、生成经验教训及样例等,以确保这些新的知识能够被传递给合适的人群。
当然,每家公司都有不同的知识萃取成果推广方式。有没有普遍的规律呢?如何更好地让每一个人把知识萃取、成果应用形成一种习惯呢?如何提升我们每一个KMer的领导力呢?让我们透过现象看本质,研究一下推动员工进行转变的规律。有一个重要的模型可以供大家参考,笔者称之为知识萃取成果推广“三力”模型。
4.1   “三力”模型
所谓的“三力”模型,就是指推动知识萃取的力量主要来自于如下三个方面(如图3所示):


图3   知识萃取成果推广“三力”模型
4.1.1   环境推力
这种推力会有3个重要的来源:①奖赏权力,指奖励、加薪、升值等,这会产生推动力;②强制权力,指领导下命令、惧怕惩罚等也会产生推动力;③法定权力,这是组织或社会赋予的权利,例如职务就会产生推动力。上述3类权力,也可以称之为“硬”权力,它们都会有“硬”影响。
4.1.2   环境拉力
这种拉力,也有3个重要的来源:①专家权力,例如医生、老师、律师等,都各具权威力,都来自专业权力;②参照权力,例如影视歌手、网红明星,对粉丝的影响力也是无比巨大的,所谓榜样的力量是无穷的;③信息权力,就是说服力,能够让别人听你的,也能产生拉力,这是一种额外的福利。这3类权力,也可以称之为“软”权力,它们都会有“软”影响。实际上,这3类“软”权力,要比上述推力中的3类“硬”权力更有效一些。
4.1.3   内驱力
这是每个人源自内心的驱动力,会涉及3个重要的方面:①生物性驱动力,即我们的本能,例如趋利避害就是一种本能;②外在动机,通常胡萝卜加大棒,激励加考核,都属于此类,它对应环境推力里的奖赏权力及强制权力,里应外合,共同作用;③内在动机,这是一个人最本源的驱动力,具有无穷的威力。
奥地利著名心理学家弗兰克尔,著作有《活出生命的意义》《意义的意愿》等。他在集中营中长期观察发现,那些能坚持活着的人,大多是找到了活着的重大意义、对未来有很大寄托的人。
由于内在动机非常重要,我们又可以把它进行细分:①自主,即能够自由地决定做什么、在哪里做、谁配合做;②专精,即把事情做好的欲望,精益求精,惟精惟一,工匠精神;③目标,指个人使命,自身渴望,所立志向,个人梦想。
4.2   “三力”模型具体运用
那么如何运用这个模型呢?让我们一起看看如何设计一些“高招”,来有效推动知识传递、共享和应用,实现知识萃取成果的增值。
首先,利用环境的推力。例如,我们可以设置“最佳案例奖”、“知识达人奖”等,这属于奖赏权力。可以请各级领导直接发邮件、下命令,或对表现不积极者,进行绩效考核,这属于强制权力。可以发布相关的规章制度,明文规定需要大家如何做,固化到日常工作的运行过程之中,这属于法定权力。
其次,利用环境的拉力。例如,我们可以为专家加V,开通专家名博,这属于专家权力。可以鼓励多多学习师傅、前辈们乐于分享、甘为人梯的精神,这属于参照权力。可以设计专门访谈栏目,与表现杰出者深度沟通,影响他们,这属于信息权力。
最后,是最重要,也是最难的,那就是如何利用内在驱动力。点燃、激发内在驱动力,需要3种燃料:
第1种燃料,叫胜任感。例如,加强相关的培训,引入知识萃取最有效的方法。让每个人会做知识萃取,掌握知识萃取,并不断练习知识萃取。习惯成自然,练着练着,就逐步变成日常的工作行为。
第2种燃料,叫自豪感。例如,方法命名法,用原创者姓名来命名他提出的方法、原理、规则等。我们去海底捞吃火锅,服务员会发给每个人一个塑料手机袋。海底捞内部叫它“包丹手机袋”,因为提出这个想法的人叫包丹。
第3种燃料,叫归属感。人以群分,物以类聚。如果你是“泰山会”成员,自然会有特殊光环加持。我们称自己为KMer,也是在寻找“爱知识、爱学习、爱智慧”的同类。
对于每个知识管理内部推动者KMer,只要掌握了上述“三力”模型,就会以道御术,心生万法。对于每个KMer,自然就会根据组织的特点,因地制宜设计出最好的“招数”,来有效放大知识萃取的价值。
5   总结
在知识萃取研究、实践及服务的过程之中,笔者深切体会到,如果能够掌握知识萃取相关的思维方式、成熟套路、现成工具,就一定会让我们如虎添翼,助力工作事半功倍!同时也形成如下的一些心得和感悟。
5.1   经验需要知识萃取才能升华应用
特别需要注意的是,经验往往以隐性知识的方式存在人们的大脑里,如果通过知识萃取将经验进行显性化,形成案例沉淀下来,则更容易被传承借鉴,并创造更多的价值。因此从这个层面而言,经验是可以模仿并复制的。当然,经验还有待于深化成方法,有待上升到理论。经过多年的知识积累和萃取,相信公司内部会逐步形成大量的指导手册和方法论体系,再反哺给员工使用后,就能确保公司整体能力的高水准。
5.2   需要建立合适的场域来赋能知识萃取
知识萃取涉及每个项目个体的隐性知识。能否高质量成功进行知识萃取的关键,在于能否构建起彼此可以相互信任、安全、共享的创始场域。该场域所展现出来的关怀、爱心、信任与承诺,个体之间面对面惺惺相惜,对隐性知识的移转与转化十分重要。因此,关键场合的深度知识萃取,最好是由有经验的知识萃取老师来引导,以团队共创的方式进行,分享项目各个层面的体验、感觉、心得、领悟,以彼此为镜,洞察、挖掘隐性层面的深度内涵。
5.3   知识萃取是知识管理发展的必然阶段
笔者体会到知识管理借此可以逐步深入业务层面,提炼出有价值的知识“干货”,是对业务直接的贡献和价值。新时代要有新做法,通过微视频等方式展现知识萃取成果,将是越来越多组织必然的选择。同时,人员知识萃取能力将凸现出其专业价值,如何培养知识萃取方面的专业人才和服务能力,将成为未来热点方向之一。好的内容更需要加强运营,酒香也怕巷子深,对高品质知识进行推广应用则需要花费更大的精力。
IBM当年给华为做咨询的时候,曾经提出过这样一个令人冒汗的观点:(企业里)没有时间和精力将事情一次做对,却有时间和精力重复一次次做同一件事情。柴静在《看见》里说,痛苦不是财富,对痛苦的反思才是财富。让你进步的,不是你做了多牛的事情,而是你总结、反思的深度。让组织进步的,也不是组织做了多牛的事情,而是系统积累、沉淀知识的厚度。让个人和组织少走弯路,有效放大知识管理的价值,一起开始萃取知识吧。
[1]
吴庆海.企业知识萃取理论与实践研究[J].知识管理论坛,2016,1(4):243-250.
[2]
吴庆海,王宝明,宫元年.知识+实践的秘密 II[M].北京:世界知识出版社,2017.
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悦扬,李殿波,余雪梅.企业经验萃取与案例开发[M].北京:机械工业出版社,2017.
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王兴权.萃取技术.模型篇[M].北京:中华工商联合出版社,2018.
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王兴权.个人经验萃取技术:秀出更优秀的自己[M].北京:北京联合出版有限公司,2020.
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邱昭良,王谋.知识炼金术:知识萃取和运营的艺术与实务[M].北京:机械工业出版社,2019.
稿件与作者信息
吴庆海
Wu Qinghai
wqh@sunxz.cc
博士,中国知识管理倡行者,行者互联及孙行者平台创始人兼CEO,历经中粮、西门子、联想等世界500强公司,国家知识管理标准技术委员会委员,创新与知识管理联盟创始人,《知识管理论坛》副主编。长期致力于企业管理和信息化领域的研究、咨询、实施和培训工作,率领西门子中国连续获得2011年、2012年中国MAKE及亚洲MAKE大奖;率领中粮获2015年中国MAKE、亚洲MAKE及全球IOU MAKE大奖;出版《创造知识的企业》《知识管理:为业务绩效赋能》《知识+实践的秘密》《知识化生存》《好好学习》《软件架构的艺术》等书。
0000-0003-3289-905X
出版历史
出版时间: 2020年8月26日 (版本2
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