建筑设计企业的知识管理实践——以北京市建筑设计研究院有限公司为例

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建筑设计企业的知识管理实践——以北京市建筑设计研究院有限公司为例

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建筑设计企业的知识管理实践
——以北京市建筑设计研究院有限公司为例

卜一秋

北京市建筑设计研究院有限公司 北京 100045

摘要:[目的/意义]每一个建筑设计产品都是知识创新的产物。因其产品的特殊性,建筑设计企业更加注重发挥知识管理在其生产过程中的作用。[方法/过程]通过案例分析,阐述北京市建筑设计研究院有限公司(BIAD)对知识管理理念的思考,介绍BIAD知识管理平台及分析平台多个模块及其在运营和生产过程中的应用实践效果。[结果/结论]总结BIAD知识管理平台的七大功能模块、构建步骤及应用的实践效果,尤其是知识管理平台建设的经验,以期对同类型企业有所启发。

关键词建筑设计;企业;知识管理;实践;BIAD

分类号F272

作者简介:卜一秋,知识中心主任,高级建筑师,硕士,E-mail: buyiqiu@biad.com.cn。

收稿日期:2017-06-07        发表日期:2017-08-21        本文责任编辑:刘远颖

 

##正文##

1 企业概况——以民用建筑设计为主业的国有设计机构

北京市建筑设计研究院有限公司(Beijing Institute of Architectural Design,以下简称BIAD。)成立于1949年,是一家以民用建筑设计为主业的国有设计机构。既可以提供建筑设计全过程的系统服务,包括方案设计、初步设计、施工图设计等阶段,也可以根据项目的需求,提供阶段性的咨询服务。随着现代工程的复杂性增加,BIAD也具有许多更精细化的专项服务业务,包括复杂结构工程顾问、绿色建筑策划咨询、复杂建筑型体参数化设计等。近年来BIAD创作了无数地标性建筑作品,在行业内具有重大影响,部分设计成果如图1所示:

图1 BIAD的部分建筑设计作品

2 知识管理——建筑设计企业的生命

建筑设计是依赖知识积累和知识创新创造价值的行业。长期以来BIAD重视企业知识资源的收集整理和加工利用,在长期完整保存档案资源以及多年信息化系统运行积累海量数据资源的基础上,正在实施以知识管理为导向的企业内容资源管理。为保证知识管理的科学合理和可持续发展,BIAD制定了包含知识管理规划的信息化战略,并建立了完善的整体知识管理体系。BIAD组织了以知识管理体系框架为专题的课题研究,聘请公司内外知识管理专家调研业务需求,应用知识管理理论梳理不同维度的知识类别和属性,分析不同业务场景下员工所应建立的知识结构,在课题研究成果的基础上,明确了BIAD知识管理组织和系统架构(见图2),将知识管理面向所有知识资源的全寿命期,包括知识的创建与获取、知识的积累与优化、知识的集成与共享以及知识的重用;BIAD管理层制定知识管理整体战略,指导和推动知识管理战略的实施,并从顶层大力倡导以知识管理为重的企业文化;通过各层级知识管理专员对知识内容实施管理操作,动员全体知识员工通过创建、分享、学习,借助专业领域带头人和知识领域专家识别、分析、建立起知识内容间的有机联系,使知识内容得到沉淀、共享、应用并最终达到以知识驱动创新的目标。BIAD在2015年组成专门团队(知识中心)实施知识管理规划,力图通过知识的创造、分类、储存、分享、利用与创新,实现组织知识价值的最大化,并为组织创造业务价值,形成竞争优势。

 

图2 BIAD知识管理组织和系统架构

 

3 知识管理与知识创新实践

3.1 构建网站进行内外部信息发布与传递

BIAD建有官方网站(biad.com.cn,见图3),向顾客和相关各方提供BIAD动态和官方信息,通过官网及时发布BIAD最新的设计服务成果和企业动态。

图3 BIAD官方网站

 

BIAD建有企业内部门户(见图4),重要板块包括公司新闻、文告、经营信息、技术信息和培训信息,各板块由相关管理部门的知识专员负责内容维护。各部门通过有效渠道获取的政策法规、行业动态以及竞争对手或标杆企业信息,公司内部整理提炼的技术措施、技术标准,公司针对技术和质量目标要求策划的培训内容,都通过内部门户发布给全体员工。员工既可以在公司内网登录,也可使用公司员工账号通过外网登录访问公司知识资源。其中特别重要的内容还可以通过移动设备推送给相关人员。

 

 

图4 BIAD企业门户PC端首页的主要信息板块和移动端首页界面

 

对于相关来源的渠道,BIAD根据战略发展的需要进行信息来源管理,开发新的信息源。比如营销管理中心和科技质量中心设有固定岗位人员定时关注政府部门、行业协会等权威信息网站,收集汇总营销信息和技术管理信息,通过公司门户网站“经营信息”和“技术信息”板块发布行业相关政策法规信息、行业动态和技术信息、技术管理通知等;设计部门和分支机构了解的相关各地方信息通过OA系统传递给相关管理部门进行汇总分析解读,通过内部门户发布。重要信息则以公司公文形式发布。

3.2 多途径全面整合内部知识资源

BIAD的内部知识资产包括工程设计和咨询项目服务全过程的资料、记录等文档,包括顾客提供的设计需求及相关资料、向分承包供方提交的采购需求,分承包供方提供的成果以及全过程相关各方的沟通记录;各设计和咨询阶段所提交的成果文件;由设计和咨询过程衍生的研究论文、设计关键技术;科研项目全过程的资料、记录等文档,收集的资料及科研成果;公司申报的专利及专有技术;公司管理及运营过程中所依据的法律法规、规章制度以及相关解读、指引,公司运营过程中的各类文件记录等。

对于建筑设计专业咨询服务企业,历来的设计和咨询项目过程和成果的积累对于员工技术能力的成长和公司新项目质量和效率的提升具有至关重要的作用。BIAD严格要求上述所有知识内容都归档保存。工程设计和咨询项目的全过程资料,通过“项目管理系统”保留并形成记录,项目各阶段提交的成果通过系统审批、传递、归档、打印交付的流程,对于成果文件实施管理和存档。对于其他实体文件资料,通过核对系统目录进行归档验收,对归档的完整性和及时性,以质量目标考核方式实施管控。BIAD运营过程中形成的公文、文告、会议记录和纪要等,通过OA自动办公系统流转办结后按规定完成归档。

BIAD建立了信息化的数字档案馆,分类保存工程档案、综合档案的电子文件和实体文件。各类档案文件根据公司规定的查询权限提供给全体员工查询。BIAD建设了知识管理平台(kms.biad.com.cn,见图5),包括知识仓库、知识地图、知识问答、专家网络和知识社区五大功能模块。知识管理平台集成了OA系统、项目管理系统和科研管理系统等主要业务系统,将业务过程中形成的记录及成果抽取出来,形成知识仓库,进行分类展现。知识平台除了发布公司权威性共享知识外,还注重鼓励和引导部门和员工主动分享自身获得的其他相关知识。公司制定了知识共享与交易管理制度,鼓励知识分享,促进相互之间知识资源的交换和交易,形成良好的知识共享氛围。知识平台中还建立了分类知识库,如将项目管理系统的评优过程与档案信息集成,形成“优秀作品库”,全方位展现优秀设计方案和优秀工程设计项目的设计成果,作为工程设计的最佳实践供员工学习借鉴;“项目图片库”是建成项目的高品质实景照片的集散地;“项目地图”则利用项目管理过程中收集到的定位信息展现在网络地图上,用以展示公司在全球各地区承接项目的情况,对公司及各部门营销人员提供知识资源的支持(见图6)。所有各个专项资源库通过项目编号和名称为线索相互联通。

图5 BIAD知识管理平台首页和知识仓库页面

图6 BIAD知识平台上的优秀作品库、图片库和项目地图 图1 BIAD近年经典建筑设

 

3.3 扩展关联外部知识资源

BIAD建立的数字图书馆,除管理公司图书馆馆藏图书期刊外,还定向采集国内外最新行业动态和技术资讯,链接了国家图书馆、首都图书馆等国家和地方公共图书馆,北京大学、清华大学等国家重点高校的图书馆以及国际图联、美国国家图书馆等国外图书资源。此外,还定向采购了国内外建筑和城市规划类重要期刊以及建筑节能、绿色建筑和BIM技术等专项知识库,采购了全套建筑设计行业标准规范和参考图集,并应用标准规范管理信息化手段,系统管理公司标准体系,发布公司有效版本标准并及时更新,为服务设计一线,保证设计产品符合国家法律法规和规范标准起到了重要作用(见图7)。

图7 BIAD知识平台上的专项知识库和标准规范库

 

3.4 内部经验知识收集、积累、加工和利用与创新

作为建筑设计专业咨询服务企业,BIAD历来重视知识积累和再利用,并鼓励知识创新。技术管理部门整理和加工工程设计成果中的优质资源,形成通用共享知识库(见图8),直接嵌入设计人员使用的CAD界面,设计人员在设计过程中可随时调用。BIAD编制的《统一技术措施》成为民用建筑设计行业公认的技术指南,《设计深度规定》《设计深度图示》等技术文件不仅是企业的产品标准,而且在行业内影响深远,面向设计人员的各专业技术培训课程也成为行业内最受欢迎的知识内容。这些技术文件在知识平台上完成了专业化、过程化的整理,设计人员可以随时获得最新更新的版本。技术管理部门还将每季度施工图质量抽查发现的典型问题制作成问题解析知识库(见图9),按照合理的分类属性架构所有问题,并不断积累更新,成为设计人员基本专业素质和技能培养的优质实战教材。

图8 嵌入CAD界面的设计共享文件库

 

9 问题解析知识库的部分问题列表

 

几十年的设计项目积累,是BIAD最重要的知识资源,数以千计的各类型建筑设计成果为新的项目、新的团队和新员工提供了参考学习的丰富资料。为了能快速检索精确定位目标项目,便捷提供项目最精华的设计要点,知识管理平台订制开发了“项目百科”功能,构建了全方位多维度的项目属性信息体系。项目百科与设计管理系统联通,项目各个维度的属性信息和主要技术信息,在项目管理系统中通过各个阶段节点逐步收集,设计项目一旦完成归档,就在百科知识模块自动生成一个项目词条,项目运行过程中的相关属性信息和内容信息按百科词条的模板自动整理。词条针对主要设计人员开放编辑功能,后期整理的项目资料如评奖过程及结果等可以不断补充到词条中(见图10)。

 

图10 BIAD知识平台上的项目百科词条列表和某词条目录内容及项目名片示例

 

3.5 隐性知识显性化

BIAD每年的经营和科技质量例会除汇总发布全公司经营和质量两个重要部分的运行情况外,一项最重要的内容就是由各部门分享部门经营管理及质量技术方面的经验和教训。公司和各设计和管理部门定期或不定期组织分享会、研讨会和项目现场观摩,针对具体设计项目或某一技术领域展开讨论,分享观点和知识。举办新技术推介活动,将部门了解到或应用过的新技术向全公司推介(见图11)。

图11 公司丰富多彩的学术交流活动——分享会、头脑风暴、项目现场观摩等

 

为收集和发掘设计人员丰富的隐性知识,BIAD知识管理平台采用了开放、互动、共享的方式。利用快速分享功能,员工可以上传、分享团队和个人的设计体会、设计经验、建筑评论等;在知识百科模块员工可以不断完善项目百科词条,创建和完善建筑技术词条;在知识问答和专家网络模块,员工可以提出或回答问题,也可以请教专家或与专家探讨(见图12);在知识社区模块,员工可以与相关同事组成圈子,就某些技术问题或设计细节进行讨论。员工可以对公司各部门和员工个人发布的各类知识和信息发表个人意见,可以点评并给予评价,还可以修订和完善词条。BIAD知识管理平台建立了完善的知识分类和属性体系,结合较强大的搜索引擎,使累积的知识内容可以方便地检索。

图12 BIAD知识平台知识问答和专家网络页面

 

4 BIAD知识管理平台建设要点总结

通过对知识内容的分类梳理,与技术管理、人力资源和经营管理等管理部门以及多个设计部门的沟通研讨,知识中心确定了知识管理平台的7项功能原则:

(1)知识门户。BIAD是以知识为驱动的企业,所有员工都是知识型员工,获取、应用和分享知识是所有员工工作的主要内容。因此,BIAD的知识管理平台应该与以知识为主导的企业内网门户相融合。

(2)知识枢纽。员工登录知识平台,即可获取本人权限许可下的所有知识,无论是需要查询资料还是完成工作,都应该顺畅地到达想要到达的知识资源或工作任务的关键点。因此,BIAD的知识管理平台应该是所有人和知识的集散地。

(3)鼓励分享。BIAD倡导的知识共享的企业文化,应该通过知识平台得到贯彻和实施。因此,BIAD的知识管理平台应该具有一键式分享的功能,给知识分享提供快速方便的操作渠道。

(4)交流互动。知识的分享和传播需要互动模式,通过互动交流,才能明确知识供求,评价知识质量,涌现专家达人。因此,BIAD的知识管理平台应该是部门之间和员工个人之间互动交流的平台,需要具备实时互动的功能。

(5)知识生长。知识经济时代,知识是不断更新迭代的,知识应当形成脉络关联,具备延续、发展、生长、变化的能力。因此,BIAD的知识管理平台应该做到使知识有生长、成熟、完善的机会。

(6)个性差别。不同的员工,同一个员工在不同的角色下,所需要的知识是具有差别的。因此,BIAD的知识管理平台应该提供个性化差别化的服务.

(7)用户成长。用户应当随平台一同成长,用户通过参与、付出和获得完成其知识获取、积累、沉淀、更新、分享这样一个周期,并周而复始。因此,BIAD的知识管理平台应该是伴随用户成长的平台。

知识管理平台建设是一个循序渐进、分步实施、不断完善的过程。完成了平台产品的甄选后,项目一期确定了以知识为导向的门户和知识管理主要功能架构,在整体功能架构和知识仓库体系搭建以及产品基本功能部署的基础上,打通了与人力资源管理系统、OA系统、项目管理系统、档案管理系统的数据连接。一期着重深入完成了设计质量问题解析、刊载论文收集、民间专家与知识问答体系、项目百科知识等功能的订制开发。订制开发针对设计部门和质量管理部门的需求,力图满足设计人员最渴求和最现实的需要,例如,“设计质量问题解析”是从设计产品质量抽查收集和汇总出来的各专业常见和典型问题的归纳,不仅有对问题的描述,还包含错误的原因,涉及的相关标准和技术措施以及避免错误再发生的关键控制要点。这些问题的汇总不仅可用于专业培训,同时也为各专业技术措施文件的修订提供更新的关注点;“项目百科知识”是通过与项目管理系统和档案管理系统进行数据连通,设计项目一旦完成归档,项目百科中即可自动创建项目词条,项目管理系统和档案管理系统中的项目属性信息和关键技术信息,自动按照词条的段落格式进行整理,相关用户可以对词条进行后续的维护更新,所有用户可以按照多维度全方位的属性信息体系进行精确查询和准确定位。

知识管理是一个组织存在的基本支撑,尤其是BIAD这样一个智力密集型的企业,知识从来都是发展与进步的动力和能源,而优秀的知识管理则是高效能的发动机,使知识资源发挥更大的潜力。在系统平台上线的同时,也配套推出了有关知识共享与交易的管理制度,同时利用线上线下手段鼓励知识的分享和提供者,倡导知识资源在不同部门间的合理有序流动,支持知识的迭代更新和发育生长。在全公司营造和强化尊重知识、乐于分享的企业文化氛围。

 

Knowledge Management Practice of Architectural Design Enterprises
——Taking Beijing Institute of Architectural Design as an Example

Bu Yiqiu

Beijing Institute of Architectural Design, Beijing 100045

Abstract: [Purpose/significance] Every architectural design product is the product of knowledge innovation. Because of the particularity of the products, architectural design enterprises pay more attention to the role of knowledge management in their production process. [Method/process] Through the case analysis, this paper expounded the thinking of knowledge management concept of Beijing Institute of Architectural Design (BIAD), introduced BIAD knowledge management platform, and analyzed the multiple modules of the platform and their application in the operation and production process. [Result/conclusion] This paper summarizes the seven major functional modules of BIAD knowledge management system, and the practical steps of construction and application, especially the experience of the knowledge management system construction, so as to inspire the same type of enterprises.

Keywords: architectural design; enterprise; knowledge management; practice; BIAD

 

引用格式:卜一秋. 建筑设计企业的知识管理实践——以北京市建筑设计研究院有限公司为例[J/OL]. 知识管理论坛, 2017, 2(4): 339-347[引用日期]. http://www.kmf.ac.cn/p/1/153/.


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